Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200, tài khoản 641 – Chi phí bán hàng giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi, quản lý và phản ánh chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng. Nếu không nắm rõ nguyên tắc hạch toán, kế toán viên dễ rơi vào sai sót, ảnh hưởng tới báo cáo tài chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu đến bạn đọc những hướng dẫn cụ thể về cách hạch toán tài khoản 641 theo Thông tư 200.
1. Tài khoản 641 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Theo Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 641 là tài khoản Chi phí bán hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…
2. Nguyên tắc kế toán của TK 641 – Chi phí bán hàng theo TT200
Nguyên tắc kế toán của TK 641 theo khoản 1, Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC bao gồm:
- Những khoản chi phí bán hàng phát sinh có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được ghi nhận đúng theo quy định kế toán, nhưng theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) lại không được tính vào chi phí được trừ, thì kế toán không ghi giảm trên sổ sách kế toán. Thay vào đó, các khoản này sẽ được điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Tài khoản 641 có thể được chi tiết theo các khoản mục cụ thể như: tiền lương, phụ cấp của nhân viên bán hàng; chi phí vật tư, bao bì, công cụ phục vụ bán hàng; chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng trong khâu bán hàng; chi phí thuê dịch vụ bên ngoài và các chi phí khác bằng tiền. Tùy theo đặc thù kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, kế toán có thể mở thêm các tiểu khoản hoặc khoản mục chi phí riêng để theo dõi. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí bán hàng sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK641
Căn cứ khoản 2, điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 – Chi phí bán hàng gồm:
Bên Nợ: Ghi nhận toàn bộ các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Ghi nhận các khoản làm giảm chi phí bán hàng trong kỳ.
- Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh sang tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” để phục vụ việc tính lãi, lỗ.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 được chia thành 7 tài khoản cấp 2 để theo dõi từng nhóm chi phí cụ thể như sau:
- Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng: Ghi nhận các khoản phải trả cho lao động thuộc bộ phận bán hàng, từ tiền lương, tiền công, phụ cấp, các khoản phúc lợi tới các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn,…
- Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các khoản chi cho vật tư, bao bì phục vụ bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như vật liệu đóng gói, nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển, vật tư sửa chữa tài sản cố định dùng tại bộ phận bán hàng.
- Tài khoản 6413 – Chi phí công cụ, dụng cụ: Ghi nhận chi phí về các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng như phương tiện đo lường, thiết bị tính toán, dụng cụ làm việc tại cửa hàng, kho hàng.
- Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Theo dõi khoản khấu hao của các tài sản phục vụ trực tiếp cho khâu tiêu thụ sản phẩm như kho bãi, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, thiết bị bốc dỡ, phương tiện đo kiểm, kiểm định chất lượng,…
- Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Ghi nhận các khoản chi cho việc bảo hành sản phẩm, hàng hóa sau bán. Riêng với doanh nghiệp xây lắp, chi phí bảo hành công trình không ghi nhận ở tài khoản này mà phản ánh vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho bên thứ ba để phục vụ quá trình bán hàng, gồm tiền thuê kho bãi, phí vận chuyển, chi phí thuê nhân công bốc dỡ, chi hoa hồng cho đại lý bán hàng hoặc đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,…
- Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Ghi nhận các khoản chi bằng tiền phát sinh tại bộ phận bán hàng không thuộc các nhóm chi phí trên, như chi phí tiếp khách, chi phí quảng bá, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí tổ chức giới thiệu sản phẩm mới,…
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 641 theo TT200
– Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 334, 338,…
– Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 152, 153, 242.
– Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
– Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111, 112, 141, 331,…
– Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng:
+ Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 335 – Chi phí phải trả (Nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 335, 352
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 241, 111, 112, 152,…
+ Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
– Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
+ Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa, hạch toan:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
+ Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần lập:
Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (TK 6415)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 641 – Chi phí bán hàng (TK 6415).
– Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo:
+ Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, hạch toán:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có TK 155, 156.
Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
+ Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, hạch toán:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (Theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
– Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (TK 6412, 6413, 6417, 6418)
Có TK 155, 156 (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), hạch toán:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng:
+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có TK 152, 153, 155, 156.
Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, hạch toán:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
+ Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 153, 155, 156.
– Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK 3388).
– Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
– Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, hạch toán:
Nợ TK 111, 112,…
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
– Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh, hạch toán:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK641 theo TT200
Có phải tất cả chi phí bán hàng đều được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không. Một số chi phí bán hàng mặc dù được hạch toán đầy đủ, hợp lệ theo quy định kế toán nhưng nếu không đáp ứng điều kiện theo Luật thuế TNDN (Ví dụ: Chi tiếp khách vượt định mức, chi quảng cáo vượt trần…) thì vẫn bị loại khi tính chi phí được trừ. Những khoản này vẫn ghi nhận vào chi phí kế toán (tài khoản 641), sau đó chỉ điều chỉnh khi lập quyết toán thuế.
Cuối kỳ tài khoản 641 có số dư không?
Không. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh, do đó tài khoản 641 luôn có số dư bằng 0 vào cuối kỳ.
Doanh nghiệp có thể mở thêm tiểu khoản chi tiết cho TK641 không?
Có. Tùy theo đặc thù ngành nghề và yêu cầu quản lý nội bộ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở thêm các tiểu khoản hoặc chi tiết hơn các khoản mục chi phí để phục vụ theo dõi, quản lý.
Chi phí bán hàng phát sinh bằng ngoại tệ hạch toán thế nào?
Ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh:
- Nếu thanh toán ngay, dùng tỷ giá thanh toán.
- Nếu chưa thanh toán, ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ hoặc tỷ giá giao dịch thực tế tùy chính sách kế toán của doanh nghiệp.
Tạm kết:
Qua hướng dẫn chi tiết về hạch toán tài khoản 641 theo Thông tư 200, có thể thấy rằng việc ghi nhận đúng chi phí bán hàng không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và hiểu rõ bản chất nghiệp vụ. Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí này, hiệu quả kinh doanh sẽ được cải thiện rõ rệt. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
