Nhiều người lao động sau khi nghỉ việc gặp khó khăn khi xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ để hoàn thiện hồ sơ quyết toán hoặc xin hoàn thuế. Đây là giấy tờ bắt buộc để chứng minh số thuế đã được khấu trừ. Ketoan.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ chứng từ dùng để làm gì, xin ở đâu và cách xử lý khi công ty cũ chậm hoặc không cấp.
1. Chứng từ khấu từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã được doanh nghiệp khấu trừ tại nguồn. Đây là tài liệu bắt buộc trong nhiều thủ tục thuế và hành chính, giúp chứng minh nghĩa vụ thuế, hoàn thiện hồ sơ quyết toán và đảm bảo số liệu minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra.
Cụ thể, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng để:
- Xác nhận nghĩa vụ thuế đã thực hiện: Đây là căn cứ chứng minh người lao động đã nộp thuế cho khoản thu nhập phát sinh trong kỳ tính thuế. Nếu thiếu sẽ khó chứng minh số thuế đã nộp hoặc chưa nộp với cơ quan thuế.
- Bổ sung vào hồ sơ khai – quyết toán thuế: Chứng từ khấu trừ là cơ sở để cơ quan thuế đối chiếu số thuế đã nộp – còn phải nộp hoặc được hoàn.
- Thực hiện các thủ tục hành chính: Khi vay vốn ngân hàng, xin cấp visa, chứng minh thu nhập…cần phải có chứng từ khấu trừ để xác minh thu nhập thực tế và nghĩa vụ thuế cá nhân.
- Hỗ trợ khai báo thuế TNCN hàng năm: Khi khai báo thuế hàng năm, chứng từ khấu trừ có tác dụng xác nhận số thuế đã nộp, phải nộp hoặc được hoàn. Nếu tự quyết toán thuế, người lao động buộc phải có giấy tờ này.
- Xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra: Chứng từ khấu trừ được dùng khi cơ quan thuế kiểm tra để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của số liệu khai báo.
2. Xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?
Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người lao động muốn xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải liên hệ trực tiếp tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập – tức công ty nơi bạn từng làm việc hoặc đơn vị đã chi trả khoản thu nhập đã khấu trừ thuế. Đây là cơ quan duy nhất có trách nhiệm lập và cấp chứng từ theo yêu cầu của người nộp thuế.
Doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động có nghĩa vụ:
- Lập chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh khấu trừ thuế theo điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Cấp chứng từ khi người lao động yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế
Lưu ý, thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ có thể khác nhau. Doanh nghiệp có thể lập chứng từ trong lúc thực hiện khấu trừ nhưng chỉ cấp cho người lao động khi có yêu cầu hoặc đã nghỉ việc. Trường hợp người lao động làm việc ở nhiều nơi thì cần phải xin chứng từ tại từng doanh nghiệp chi trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế.
3. Quy trình xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ như thế nào?
Mỗi doanh nghiệp có một cách cấp chứng từ khấu trừ thuế khác nhau. Người lao động đã nghỉ việc muốn xin chứng từ có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Liên hệ công ty cũ để yêu cầu cấp chứng từ
Người lao động muốn xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ cần phải liên hệ để được hỗ trợ. Trước khi liên hệ hãy chuẩn bị sẵn thông tin cá nhân để công ty thuận tiện tra cứu. Cách thức liên hệ như sau:
- Đến công ty gặp nhân sự hoặc kế toán
- Gửi email đến nhân sự hoặc bộ phận kế toán
- Gọi điện trực tiếp để yêu cầu hướng dẫn và đề nghị cấp chứng từ
Bước 2: Cung cấp thông tin xác minh
Khi công ty đã tiếp nhận yêu cầu xin cấp chứng từ, người lao động cần cung cấp các thông tin sau để kế toán đối chiếu nhanh, hạn chế sai sót:
- Họ và tên
- MST cá nhân
- Thời gian làm việc tại công ty
- Bộ phận, vị trí công tác
- Thời điểm phát sinh thu nhập xin cấp chứng từ
- Các thông tin bổ sung khác
Bước 3: Hoàn tất thủ tục và nhận chứng từ
Công ty cũ sẽ cấp chứng từ theo thông tin của người lao động đã lưu trên hệ thống. Chứng từ khấu trừ có thể là bản giấy đã được ký và đóng dấu hoặc bản phát hành điện tử. Nếu nhận bản điện tử, cá nhân có thể tự in để nộp kèm hồ sơ quyết toán.
4. Công ty cũ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì sao?
Trong thực tế, nhiều trường hợp người lao động nghỉ việc nhưng công ty cũ chậm cấp hoặc không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tự quyết toán thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
Theo điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC), nếu không thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế, cá nhân sẽ tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, kể cả khi chưa được cấp chứng từ.
Hồ sơ chuẩn bị gồm có:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN
- Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có người phụ thuộc)
- Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã nộp
Hiểu đúng quy trình xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ sẽ giúp bạn chủ động hoàn thiện hồ sơ thuế và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế. Nếu doanh nghiệp không cấp, bạn vẫn có thể tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định. Chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng hướng dẫn, quá trình quyết toán sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
