Bạn đang băn khoăn khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN và liệu mình có thuộc diện phải tự làm hồ sơ hay được ủy quyền cho nơi trả thu nhập? Bài viết này của ketoan.vn sẽ tóm lược các trường hợp bắt buộc, trường hợp được miễn, hồ sơ cần chuẩn bị, nơi nộp và cách thực hiện online/làm trực tiếp theo quy định mới nhất.
1. Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Theo quy định, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Có số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa: Khi cá nhân phát sinh số thuế phải nộp bổ sung hoặc nộp thừa và có nhu cầu đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ kê khai tiếp theo, thì phải tự quyết toán với cơ quan thuế (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
- Có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm đầu tiên: Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng tính theo chu kỳ 12 tháng liên tục kể từ ngày nhập cảnh đầu tiên thì tổng số ngày có mặt đạt từ 183 ngày trở lên, phải tự quyết toán thuế theo kỳ 12 tháng liên tục này.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam: Khi người nước ngoài chấm dứt hợp đồng làm việc tại Việt Nam, họ phải thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh, để đảm bảo hoàn tất nghĩa vụ thuế theo quy định.
- Cá nhân thuộc diện được xét giảm thuế: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo phải tự kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế; không được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện thay.
2. Trường hợp nào cần tự quyết toán thuế TNCN
Cá nhân có thể quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo hai cách là tự quyết toán hoặc ủy quyền quyết toán. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng được ủy quyền. Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT ngày 18/3/2024 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã quy định về một số trường hợp bắt buộc phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân như sau:
Trường hợp 1: Cá nhân cư trú có từ hai nguồn thu nhập trở lên
Cá nhân cư trú phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên trong năm và không đáp ứng điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho bất kỳ tổ chức nào.
- Có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa, đồng thời có nhu cầu hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
Trường hợp 2: Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm đầu tiên
Đối với cá nhân làm việc tại Việt Nam nhưng có mặt dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, cần lưu ý quy định đặc biệt về kỳ tính thuế.
Nếu tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam mà tổng số ngày hiện diện đạt từ 183 ngày trở lên, thì năm quyết toán đầu tiên được tính là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên đến Việt Nam.
Khi đó, cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế theo kỳ tính này, để đảm bảo đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
Trường hợp 3: Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam
Khi người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động và chuẩn bị xuất cảnh, họ có nghĩa vụ tự thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế trước khi rời Việt Nam.
Việc này nhằm đảm bảo cá nhân đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, tránh phát sinh nợ hoặc vi phạm về thuế sau khi xuất cảnh.
Trong trường hợp không thể trực tiếp làm thủ tục, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc người khác thực hiện thay, tuy nhiên bên được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về số thuế phải nộp hoặc được hoàn của người nộp thuế.
Trường hợp 4: Cá nhân chưa được khấu trừ thuế trong năm
Cá nhân thuộc nhóm chưa được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong năm bao gồm:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được chi trả trực tiếp từ nước ngoài.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán tại Việt Nam.
Với các trường hợp này, do tổ chức chi trả thu nhập không thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn, nên cá nhân phải tự kê khai và quyết toán thuế TNCN.
Đồng thời, nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa và cá nhân có nhu cầu hoàn hoặc bù trừ, thì càng bắt buộc phải tự quyết toán với cơ quan thuế.
Trường hợp 5: Cá nhân thuộc diện được xét giảm thuế
Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện được xét giảm thuế do các yếu tố đặc biệt như thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc mắc bệnh hiểm nghèo, làm ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế, phải tự quyết toán với cơ quan thuế.
Việc tự quyết toán trong trường hợp này là điều kiện bắt buộc để cơ quan thuế xem xét và chấp nhận giảm nghĩa vụ thuế cho cá nhân theo quy định.
3. Trường hợp nào không cần quyết toán thuế TNCN
Bên cạnh những cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), pháp luật cũng quy định một số trường hợp đặc biệt được miễn hoặc không bắt buộc phải quyết toán.
Theo hướng dẫn tại Công văn số 2783/CTTPHCM-TTHT ngày 18/3/2024, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc các nhóm sau đây không cần thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế:
Trường hợp 1: Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán không đáng kể
Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau khi quyết toán của từng năm nhỏ hơn hoặc bằng 50.000 đồng sẽ không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Quy định này nhằm giảm thủ tục hành chính cho các trường hợp phát sinh số thuế nhỏ, không đáng kể và không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế tổng thể.
Trường hợp 2: Cá nhân nộp thừa thuế nhưng không yêu cầu hoàn hoặc bù trừ
Nếu sau khi tính toán, cá nhân có số thuế đã tạm nộp lớn hơn số thuế phải nộp, nhưng không có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ khai thuế tiếp theo, thì không cần thực hiện quyết toán thuế TNCN.
Điều này áp dụng với những cá nhân muốn đơn giản hóa thủ tục, không cần nhận lại phần thuế nộp thừa.
Trường hợp 3: Cá nhân làm việc tại một nơi và có thu nhập vãng lai nhỏ
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một đơn vị duy nhất, đồng thời không có yêu cầu quyết toán thuế, sẽ không phải tự quyết toán nếu đáp ứng đủ hai điều kiện sau:
- Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức hoặc doanh nghiệp duy nhất.
- Có thu nhập vãng lai (làm thêm, ngoài giờ, dự án ngắn hạn…) ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng, và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% tại nguồn chi trả.
Trường hợp này thường áp dụng cho người lao động làm việc ổn định tại một công ty, chỉ phát sinh thêm thu nhập nhỏ, đã bị khấu trừ đúng quy định.
Trường hợp 4: Cá nhân được doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm không bắt buộc khác
Cá nhân được người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm mua cho các loại bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), hoặc bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy phí bảo hiểm, cũng không phải tự quyết toán thuế, nếu đáp ứng điều kiện:
- Người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần doanh nghiệp mua hoặc đóng góp cho người lao động.
Điều này có nghĩa là nghĩa vụ thuế của phần thu nhập từ bảo hiểm đã được hoàn tất thông qua khấu trừ tại nguồn, cá nhân không cần kê khai thêm.
4. Cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần chuẩn bị gì?
Căn cứ Điểm b tiết 9.2 và 9.9 Khoản 9 Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 87 Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN áp dụng cho các kỳ tính thuế từ năm 2022 trở đi được quy định cụ thể như sau:
Cá nhân khai trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN (Phụ lục II – Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (Phụ lục II – Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm và số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào dữ liệu quản lý để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán, không bắt buộc cá nhân phải nộp chứng từ khấu trừ thuế.
Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, người nộp thuế có thể in bản thể hiện từ chứng từ điện tử gốc do tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cung cấp để nộp cùng hồ sơ.
Ngoài ra, hồ sơ quyết toán còn bao gồm:
- Bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng đối với trường hợp đã nộp thuế ở nước ngoài.
- Hóa đơn, chứng từ chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc đơn vị chi trả nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, nếu cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh tại thời điểm quyết toán thuế.
5. Nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân ở đâu?
Theo khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, địa điểm nộp hồ sơ khai thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được quy định cụ thể như sau:
Đối với cá nhân tự khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý
- Cá nhân cư trú nhận thu nhập tại Việt Nam nhưng chưa bị khấu trừ thuế: Nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
- Cá nhân cư trú nhận thu nhập từ nước ngoài:
- Nếu công việc phát sinh tại Việt Nam, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi phát sinh công việc.
- Nếu công việc không phát sinh tại Việt Nam, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
Đối với cá nhân tự quyết toán thuế cuối năm
- Thu nhập từ một nguồn và tự khai thuế trong năm:
- Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế.
- Nếu có thu nhập từ nhiều nguồn, nộp tại nơi có thu nhập cao nhất trong năm.
- Trường hợp không xác định được nơi có thu nhập cao nhất, cá nhân có thể chọn nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập hoặc nơi cư trú.
- Thu nhập từ nhiều nguồn đã được khấu trừ thuế tại nguồn:
- Nếu đã tính giảm trừ gia cảnh tại một nơi, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý đơn vị đó.
- Nếu thay đổi nơi làm việc, và nơi làm cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi làm việc cuối cùng.
- Nếu nơi làm việc cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh, hoặc không tính ở bất kỳ nơi nào, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
- Không ký hợp đồng lao động, ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ bị khấu trừ 10%: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
- Không làm việc tại thời điểm quyết toán thuế: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú của cá nhân.
6. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân
6.1 Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN online
Hiện nay, Tổng cục Thuế đã triển khai hệ thống hỗ trợ kê khai và nộp thuế điện tử dành cho cá nhân tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn. Nhờ đó, người lao động có thể tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online nhanh chóng, không cần nộp hồ sơ giấy tại cơ quan thuế.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Thuế Việt Nam tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn, sau đó chọn “Đăng ký”.
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin gồm mã số thuế và mã kiểm tra, chọn mục “Cá nhân”, rồi nhấn “Đăng ký”.
Bước 3: Điền thêm các thông tin cần thiết: số điện thoại, địa chỉ email, và mã xác nhận do cơ quan thuế gửi (nếu đã có). Trường hợp chưa nhận được mã xác nhận, có thể để trống mục này và nhấn “Tiếp tục”.
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai “Đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế”. Người nộp thuế kiểm tra lại toàn bộ thông tin, nếu chính xác thì chọn “Hoàn thành đăng ký”.
Bước 5:
- Nếu đã có mã xác nhận của cơ quan thuế: hệ thống sẽ thông báo đăng ký thành công, đồng thời gửi thông báo xác nhận qua email và mật khẩu đăng nhập qua số điện thoại đã đăng ký.
- Nếu chưa có mã xác nhận: hệ thống hiển thị thông báo: “Để bảo mật thông tin, đề nghị bạn đến cơ quan thuế gần nhất để hoàn tất đăng ký (mang theo CMND/CCCD hoặc hộ chiếu).”
Sau đó, chọn “Kết thúc” để hoàn thành quy trình đăng ký.
Bước 6: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại https://canhan.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập tài khoản cá nhân.
Bước 7: Nhập mã số thuế và mã kiểm tra, sau đó nhấn “Đăng nhập” để vào hệ thống.
Bước 8: Tại giao diện chính, chọn “Quyết toán thuế” → “Kê khai thuế trực tuyến”.
Bước 9: Điền thông tin kê khai trực tuyến theo hướng dẫn:
- Họ và tên người nộp thuế
- Địa chỉ liên hệ
- Địa chỉ email
- Chọn tờ khai: Mẫu 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
Chọn cơ quan thuế quyết toán phù hợp theo từng trường hợp:
Trường hợp 1: Có một nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế trong năm (ví dụ: thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc từ nước ngoài chưa khấu trừ thuế). Chọn Cục thuế nơi đã khai thuế trực tiếp trong năm.
Trường hợp 2: Có từ hai nguồn thu nhập trở lên, bao gồm thu nhập trực tiếp khai thuế và thu nhập đã được khấu trừ tại nguồn. Người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và các thông tin liên quan theo mẫu hệ thống hiển thị.
Trường hợp 3: Không trực tiếp khai thuế trong năm, chỉ có thu nhập đã bị khấu trừ thuế tại nguồn. Khai thông tin về nơi làm việc:
- Nếu có thay đổi nơi làm việc, chọn ô 1 hoặc 2.
- Nếu không thay đổi, chọn ô 3, 4 hoặc 5.
Tiếp tục điền các thông tin sau:
- Hình thức quyết toán: theo năm dương lịch / 12 tháng liên tục / không đủ 12 tháng.
- Năm kê khai: năm thực hiện quyết toán.
- Loại tờ khai: Tờ khai chính thức – dùng khi thực hiện quyết toán lần đầu trong kỳ. Hoặc tờ khai bổ sung cho những trường hợp nộp sai và muốn kê khai lại.
Bước 10: Nhấn “Tiếp tục” để hệ thống hiển thị tờ khai quyết toán thuế 02/QTT-TNCN và phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN.
Kê khai tờ khai 02/QTT-TNCN bạn cần thực hiện:
- Tích chọn vào ô tương ứng nếu có hồ sơ giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.
- Kiểm tra lại toàn bộ các thông tin từ [01] đến [11] mà hệ thống tự động cập nhật (tên, mã số thuế, địa chỉ, email…). Nếu có sai sót, cần chỉnh sửa lại trước khi nộp.
| Chỉ tiêu | Hướng dẫn kê khai |
| [01] đến [06]: | Hệ thống tự động nhật |
| [07] đến [08]: | Chọn tỉnh, thành phố ở mục 08 trước, sau đó chọn quận huyện ở mục 07 (Địa chỉ thường trú) |
| [09]: | Điền số điện thoại của NNT: (Bắt buộc điền) |
| [10]: | Fax: Không bắt buộc |
| [11]: | Điền địa chỉ email của NNT vào. (Bắt buộc điền) |
| [12] đến [14] | Thông tin đại lý thuế nếu không có thì bỏ qua. |
| [15] đến [19] | Thông tin đơn vị trả thu nhập (Hệ thống tự động cập nhật) |
| Chỉ tiêu | Hướng dẫn kê khai |
| [20]: | Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ: |
| [21]: | Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh tại Việt Nam; bao gồm cả thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công do làm việc trong khu kinh tế và thu nhập chịu thuế được miễn theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có). – Thu nhập phát sinh ở đâu thì người lao động yêu cầu bên cơ quan/đơn vị đã trả thu nhập cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình. Người lao động cần lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai. Ví dụ: Trong năm 2020, Anh A làm công ty X từ tháng 1 đến tháng 4 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 100 triệu, làm công ty Y từ tháng 5 đến tháng 12 có tổng thu nhập chịu thuế theo chứng từ là 150 triệu, vậy chỉ tiêu số 23, anh A sẽ nhập 250.000.000 triệu đồng. |
| [22]: | Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền). |
| [23]: | Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền). |
| [24]: | Số người phụ thuộc: Hệ thống tự động tính khi được kê khai Trường hợp có người phụ thuộc thì để kê khai người phụ thuộc thì bạn kéo xuống cuối trang, chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” để kê khai: Sau khi chọn “02-1/BK-QTT-TNCN” hệ thống chuyển giao diện để bạn kê khai người phụ thuộc, khai xong người phụ thuộc bạn chọn “Tờ khai” dể quy về giao diện tờ khai tiếp tục khai. |
| [25]: | Các khoản giảm trừ: Hệ thống tự động tính |
| [26]: | Giảm trừ cho bản thân: Hệ thống tự động cập nhật |
| [27]: | Cho những người phụ thuộc được giảm trừ: Hệ thống tự động cập nhật |
| [28]: | Từ thiện nhân đạo, khuyến học: Là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan nhà nước (Không có thì không điền) |
| [29]: | Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: Là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc. |
| [30]: | Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba (03) triệu đồng/tháng (Không có thì không điền). |
| [31]: | Tổng thu nhập tính thuế: Hệ thống tự động tính. |
| [32]: | Tổng số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phát sinh trong kỳ: Hệ thống tự động tính. |
| [33]: | Tổng số thuế đã nộp trong kỳ ([33]=[34]+[35]+[36]-[37]-[38]): Hệ thống tự động tính |
| [34]: | Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương; tiền công của cá nhân theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ và tổng số thuế mà tổ chức; cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ; căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. |
| [35]: | Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai và đã tạm nộp tại Việt Nam; căn cứ vào chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước. |
| [36]: | Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có): Là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng; với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100% |
| [37]: | Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm: Số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất. |
| [38]: | Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất |
| [39]: | Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ [39]=[40]+[41]: Hệ thống tự động tính |
| [40]: | Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm: |
| [41]: | Tổng số thuế TNCN được giảm khác: Là số thuế được giảm do đã tính ở kỳ tính thuế trước. |
| [42]: | Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ: Hệ thống tự động tính |
| [43]: | Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (0<[42]<=50.000 đồng): Người nộp thuế có số thuế còn phải nộp nhỏ hơn 50.000 đồng thì khai vào chỉ tiêu này để được miễn giảm. |
| [44]: | Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ , [44]=([32]-[33]-[39]) <0: Tự động tính |
| [45]: | Tổng số thuế đề nghị hoàn trả [45]=[46]+[47]: Hệ thống tự động tính. |
| [46]: | Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế: Nhập số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu |
| [47]: | Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt…) thì ghi vào chỉ tiêu này. |
| [48]: | Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau [48]=[44]-[45] |
Trường hợp Nếu có số thuế nộp thừa và muốn hoàn thuế, người nộp thuế có thể chọn một trong hai cách:
- Nhận qua chuyển khoản:
- Tích chọn mục “Chuyển khoản”.
- Điền thông tin: Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Tên ngân hàng.
- Nhận bằng tiền mặt:
- Tích chọn mục “Tiền mặt”.
- Cung cấp thông tin: Tên người nhận, Loại giấy tờ (CMND/CCCD/Hộ chiếu), Nơi nhận tiền hoàn thuế.
Trường hợp đề nghị bù trừ thuế: Nếu muốn bù trừ số thuế nộp thừa với khoản phải nộp khác, điền thông tin tại chỉ tiêu [47], gồm:
- Mã số thuế và tên người nộp thuế khác (nếu có).
- Chương, Tiểu mục, Tên cơ quan thuế quản lý, Địa bàn hành chính, Hạn nộp, Số tiền còn phải nộp.
- Số tiền đề nghị bù trừ từ khoản nộp thừa.
Kê khai thông tin phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN
- Chọn tab “02-1/BK-QTT-TNCN” (ở góc trái cuối màn hình).
- Điền thông tin người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN.
Các mục cần khai:
- Họ và tên người phụ thuộc.
- Mã số thuế người phụ thuộc (nếu có).
- Loại giấy tờ (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh).
- Số giấy tờ và ngày sinh của người phụ thuộc.
Lưu ý:
- [16] Từ tháng: Thời điểm bắt đầu được giảm trừ trong năm.
- [17] Đến tháng: Thời điểm kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng 12 nếu chưa kết thúc trong năm.
Bước 11: Nộp tờ khai quyết toán thuế
- Tích chọn cam kết: “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật.”
- Chọn “Hoàn thành kê khai”.
- Chọn “Kết xuất XML” để lưu tờ khai.
- Nhấn “Nộp tờ khai” để gửi hồ sơ lên hệ thống.
Bước 12: Gửi hồ sơ và chứng từ đính kèm
Sau khi nộp tờ khai, tải lên các tài liệu liên quan:
- Chứng từ khấu trừ thuế.
- Chứng từ nộp thuế (nếu có).
- Chứng từ quyên góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài (nếu có).
- Các chứng từ khác liên quan đến hồ sơ thuế.
Thao tác:
- Nhấn “Chọn tệp” để tải file dữ liệu lên hệ thống.
- Nhấn “Tiếp tục” để xác thực hồ sơ.
- Nhập mã kiểm tra, sau đó nhập mã OTP được gửi về điện thoại để hoàn tất nộp hồ sơ.
Sau khi nộp thành công, hệ thống Tổng cục Thuế sẽ gửi email xác nhận tiếp nhận hồ sơ, và tin nhắn thông báo đến số điện thoại đăng ký với nội dung: “Hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công. Cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận trong vòng 01 ngày làm việc.”
Bước 13: Kiểm tra kết quả và xử lý sau khi nộp hồ sơ
- Trường hợp 1 – Không nhận được thông báo:
- Kiểm tra lại xem đã đăng ký mật khẩu giao dịch điện tử chưa.
- Nếu chưa, cần đăng ký lại và thực hiện kê khai từ đầu.
- Trường hợp 2 – Có nhiều mã số thuế:
- Liên hệ cơ quan thuế để hợp nhất mã số thuế, chỉ giữ lại một mã duy nhất để đăng ký và giao dịch điện tử.
- Trường hợp 3 – Phải nộp thêm thuế:
- Nộp tiền thuế trước ngày 02/5/2024 qua ứng dụng eTax Mobile hoặc ngân hàng thương mại gần nhất.
6.2 Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp
Đối với những cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công (không ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập), việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yêu cầu quan trọng để được cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý đúng hạn.
Căn cứ Tiểu mục 1, Mục IV, Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023, hồ sơ cá nhân nộp trực tiếp cho cơ quan thuế bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 02/QTT-TNCN, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN, ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC (nếu có đăng ký giảm trừ người phụ thuộc).
Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động
Nếu đơn vị trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ thuế, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu ngành thuế để xử lý hồ sơ, không yêu cầu cá nhân nộp chứng từ khấu trừ.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử
Nếu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, người nộp thuế in bản thể hiện từ chứng từ điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi để nộp kèm hồ sơ.
Ngoài tờ khai và phụ lục, người nộp thuế cần chuẩn bị thêm các giấy tờ chứng minh thu nhập và khoản giảm trừ, gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ số thuế đã nộp theo tờ khai) hoặc chứng từ ngân hàng xác nhận số thuế đã nộp ở nước ngoài (trường hợp cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận).
- Bản sao hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh khoản thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc đơn vị chi trả ở nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu cá nhân chưa đăng ký tại thời điểm quyết toán) theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 3, Mục III, Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023.
Việc hiểu rõ khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ giúp người lao động chủ động trong việc hoàn thành nghĩa vụ thuế mà còn đảm bảo quyền lợi về hoàn hoặc giảm thuế hợp pháp. Thực hiện đúng quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng hạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro sai sót, đồng thời đảm bảo việc quyết toán diễn ra nhanh chóng, minh bạch và thuận lợi.
