Quyết toán thuế TNCN là bước quan trọng để xác định số thuế phải nộp, được hoàn hoặc bù trừ của mỗi cá nhân hằng năm. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết mình có thuộc diện phải quyết toán hay không và cần chuẩn bị những hồ sơ gì. Bài viết dưới đây của ketoan.vn sẽ giúp bạn nắm nhanh đối tượng, thời hạn và cách thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng quy định.
1. Đối tượng cần quyết toán thuế TNCN và không cần quyết toán
Quyết toán thuế TNCN là bước cuối cùng để cá nhân xác định số thuế phải nộp thêm, được hoàn hoặc bù trừ vào kỳ tiếp theo. Theo quy định, người nộp thuế phải hoàn tất nghĩa vụ quyết toán trong vòng 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính.
Các trường hợp cần phải quyết toán và không phải quyết toán bao gồm:
Đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ vào điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN, những đối tượng cần quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ 2 nơi trở lên trong năm
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm đầu tiên nhưng tính trong 12 tháng liên tục từ ngày đầu tiên có mặt ở Việt Nam đủ 183 ngày trở lên và phải quyết toán trọn 12 tháng liên tục
- Cá nhân nước ngoài chấm dứt hợp đồng và xuất cảnh
- Cá nhân có thu nhập từ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế chưa khấu trừ thuế
- Cá nhân thuộc diện được giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo
Đối tượng không phải quyết toán thuế TNCN
Một số trường hợp được miễn quyết toán, nhằm giảm thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người nộp thuế. Dưới đây là các trường hợp không cần quyết toán theo quy định:
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống được miễn quyết toán
- Cá nhân nộp thừa nhỏ hơn số thuế phải nộp thêm hoặc không yêu cầu hoàn thuế/bù trừ
- Cá nhân có thu nhập lương tại 1 nơi và thu nhập vãng lai nơi khác dưới 10 triệu/tháng đã được khấu trừ 10% thuế
- Cá nhân được doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy phí bảo hiểm đã được khấu trừ 10% thì không cần phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này
2. Thời hạn quyết toán thuế TNCN
Cá nhân và doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ thông tin về thời hạn quyết toán thuế TNCN để chuẩn bị hồ sơ và tránh bị phạt do nộp muộn cũng như đảm bảo quyền lợi khi hoàn thuế.
Tùy theo từng nhóm đối tượng mà thời hạn quyết toán sẽ có sự khác nhau, cụ thể như sau:
- Thời hạn quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (Hạn chót: 30/4 năm sau)
- Thời hạn quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, doanh nghiệp có hạn cuối là 31/3 năm sau. Doanh nghiệp phải nộp tờ khai 05/QTT-TNCN và các phụ lục liên quan.
3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Tùy vào từng trường hợp ủy quyền quyết toán hay tự quyết toán, hồ sơ sẽ có sự khác nhau. Cụ thể như sau:
Trường hợp trực tiếp quyết toán thuế
Nếu cá nhân tự quyết toán thuế thì cần chuẩn bị các loại hồ sơ gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN theo Phụ lục II, Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN
- Chứng từ chứng minh số thuế đã nộp gồm bản sao chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ tạm nộp trong năm, bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế do doanh nghiệp trả thu nhập cấp, chứng từ nộp thuế từ nước ngoài hoặc xác nhận của ngân hàng đối với cá nhân có thu nhập ở nước ngoài
- Chứng từ đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học nếu có
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc
- Tài liệu liên quan đến thu nhập nước ngoài
Trường hợp ủy quyền quyết toán thuế
Nếu người lao động đủ điều kiện và ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, đơn vị chi trả thu nhập sẽ sử dụng bộ hồ sơ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN theo Phụ lục II, Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN
- Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN
- Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN
4. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân
Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN có thể tham khảo 1 trong 2 cách dưới đây để thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
4.1 Quyết toán thuế TNCN trên hệ thống Thuế Việt Nam
Bước 1: Truy cập hệ thống và đăng nhập
Truy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân. Hoặc bạn có thể làm theo hướng dẫn có sẵn nếu không nhớ MST.
Bước 2: Chọn chức năng quyết toán thuế
Click “Quyết toán thuế” → “Kê khai thuế trực tuyến”.
Bước 3: Khai thông tin tờ khai
Điền đủ thông tin: Họ tên, địa chỉ liên hệ, email sau đó chọn tờ khai Mẫu 02/QTT-TNCN.
Cơ quan thuế quyết toán theo 3 trường hợp gồm:
TH1 – Chỉ có 1 nguồn thu nhập phải khai trực tiếp (Nhận từ tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc thu nhập nước ngoài không khấu trừ tại nguồn)
TH2 – Có từ 2 nguồn thu nhập trở lên (Gồm nguồn đã khấu trừ và nguồn khai trực tiếp), người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin có liên quan theo bảng mẫu.
TH3 – Chỉ có thu nhập đã khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập
Sau đó chọn hình thức quyết toán.
Bước 4: Khai tờ khai quyết toán
Kiểm tra thông tin tự động điền từ mục [01] đến [11] trên mẫu 02/QTT-TNCN và điều chỉnh nếu cần.
Điền các chỉ tiêu liên quan thu nhập, giảm trừ, bảo hiểm, thuế đã nộp… theo chứng từ thực tế:
- Mục [24]: Số người phụ thuộc → Khai tại phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Mục [46]–[48]:
- Hoàn thuế qua chuyển khoản hay tiền mặt
- Bù trừ với nghĩa vụ thuế khác
- Bù trừ kỳ sau
Bước 5: Hoàn thành tờ khai
Click “Tiếp tục” → kiểm tra lại số liệu → nhấn “Hoàn thành kê khai” → Kết xuất XML để lưu và nộp
Bước 6: Nộp tờ khai
Click “Cam kết” → Nộp tờ khai
Bước 7: Đính kèm hồ sơ và gửi
Tải chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ nộp thuế… → Nhập mã kiểm tra → Nhập OTP gửi về điện thoại và chờ hệ thống báo “Nộp tờ khai thành công”
Cách 2: Quyết toán thuế TNCN qua ứng dụng eTax Mobile
Bước 1: Mở ứng dụng
Chọn “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” → chọn năm → Tra cứu.
Bước 2: Tạo tờ khai
Nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”, hệ thống tự điền loại tờ khai và trường hợp quyết toán.
Bước 3: Chọn cơ quan thuế
Hệ thống tự đề xuất theo nơi có thu nhập cao nhất
Nếu thông tin bằng nhau → bạn chọn tỉnh/huyện
Bước 4: Kiểm tra thông tin cá nhân
Thông tin về cá nhân và công ty sẽ hiển thị theo dữ liệu thuế → nhấn “Tiếp tục”.
Bước 5: Khai chỉ tiêu từ [20] đến [48]
Điền số liệu thu nhập, giảm trừ, thuế đã nộp
Thêm người phụ thuộc tại bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN
Chọn hình thức hoàn thuế hoặc bù trừ nếu có số thuế nộp thừa
Bước 6: Hoàn thành tờ khai
Nhấn “Tiếp tục” → hệ thống hiển thị tờ khai hoàn chỉnh.
Bước 7: Nộp tờ khai
Bạn cần đính kèm ít nhất 1 file chứng từ bắt buộc (hình ảnh phụ lục, giấy ủy quyền…).
Nhấn “Tiếp tục”.
Bước 8: Xác thực
Nhập mã OTP được gửi đến điện thoại.
Bước 9: Xác nhận
Hệ thống thông báo “Nộp tờ khai thành công”.
Hiểu rõ quy định và chuẩn bị đúng hồ sơ sẽ giúp quá trình quyết toán thuế TNCN diễn ra nhanh chóng và đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế hoặc bù trừ. Hãy kiểm tra lại chứng từ và thực hiện sớm để tránh sai sót hoặc nộp muộn. Với hướng dẫn này, bạn hoàn toàn có thể tự tin thực hiện quyết toán thuế mỗi năm.
