Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN là nội dung quan trọng người lao động cần nắm để biết mình có được ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục hay không. Hiểu rõ các điều kiện này giúp tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế. Bài viết dưới đây của ketoan.vn sẽ tóm lược đầy đủ và chính xác các quy định cần thiết.
1. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN là gì?
Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là hình thức cá nhân chuyển giao quyền thực hiện thủ tục quyết toán thuế cho một bên khác xử lý. Việc ủy quyền áp dụng trong quá trình xác định nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế, tính theo kỳ khai thuế cụ thể để đảm bảo việc kê khai, nộp và hoàn thuế đúng quy định và thời hạn.
Điều kiện quyết toán thuế được phân chia thành 2 trường hợp, cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại thời điểm quyết toán
- Người lao động có thu nhập tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động ≥ 03 tháng
- Người lao động còn làm việc tại đơn vị đó đến thời điểm đơn vị nộp tờ khai quyết toán thuế
- Trường hợp trong năm làm chưa đủ 12 tháng vẫn được phép ủy quyền
Trường hợp 2: Cá nhân có thêm thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ 10%
- Thu nhập vãng lai không vượt quá 10 triệu đồng/tháng
- Khoản thu nhập này đã bị khấu trừ TNCN 10%
- Người lao động không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập vãng lai
Lưu ý: Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là quyền lợi người lao động, không phải nghĩa vụ bắt buộc. Do đó, người lao động có thể tự mình thực hiện quyết toán thuế trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua hình thức trực tuyến.
2. Trường hợp được ủy quyền và không ủy quyền quyết toán thuế TNCN
2.1 Trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Theo Công văn 154/CTSTR-KK hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2024, người nộp thuế có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay trong các trường hợp sau:
- Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên và còn làm việc tại thời điểm quyết toán (kể cả làm chưa đủ 12 tháng). Trường hợp chuyển đơn vị do sáp nhập, hợp nhất, chia tách nhưng cùng hệ thống vẫn được ủy quyền cho đơn vị mới.
- Người lao động có hợp đồng từ 3 tháng trở lên, đang làm việc, đồng thời có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng, đã khấu trừ 10% và không yêu cầu quyết toán phần thu nhập này.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng tại Việt Nam, chưa quyết toán thuế, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc cá nhân/tổ chức khác thực hiện thay và bên nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm về chênh lệch thuế.
2.2 Trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Theo công văn 5749/CT-TNCN năm 2018 cùng các quy định liên quan, các trường hợp dưới đây bắt buộc phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN, không ủy quyền cho một đơn vị khác:
- Cá nhân đáp ứng điều kiện ủy quyền nhưng đã được doanh nghiệp trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Cá nhân không thể ủy quyền quyết toán thuế trừ khi doanh nghiệp thu hồi và hủy bỏ chứng từ khấu trừ thuế đã cấp.
- Cá nhân đủ điều kiện hợp đồng lao động ≥ 03 tháng nhưng đã nghỉ việc trước khi công ty nộp tờ khai quyết toán thuế
- Cá nhân ký hợp đồng lao động > 3 tháng với công ty nhưng lại có thêm 1 nguồn thu nhập vãng lai khác chưa được khấu trừ hoặc đã khấu trừ nhưng chưa đầy đủ
- Cá nhân có nhiều thu nhập từ hợp đồng lao động >3 tháng ở nhiều công ty khác nhau
- Cá nhân chỉ có nguồn thu nhập vãng lai đã bị trừ 10% thuế buộc phải tự quyết toán thuế, kể cả khi nguồn thu nhập chỉ phát sinh từ 1 đơn vị duy nhất
- Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế
- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện được xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo…
3. Quy trình ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Để ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN thay, người lao động cần thực hiện theo 3 bước đơn giản sau:
Bước 1: Kiểm soát thông tin thu nhập và thuế đã khấu trừ
- Rà soát lại toàn bộ dữ liệu thu nhập trong năm: tiền lương, phụ cấp, khoản tính thuế.
- Kiểm tra số thuế đã khấu trừ, mã số thuế và thông tin cá nhân để tránh sai lệch.
Bước 2: Điền và ký Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN
- Cung cấp đầy đủ thông tin theo mẫu giấy ủy quyền.
- Xác nhận và ký tên để hợp lệ theo quy định.
Bước 3: Gửi giấy ủy quyền cho bộ phận kế toán
- Nộp mẫu ủy quyền đã ký cho kế toán hoặc bộ phận phụ trách nhân sự – thuế của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp sẽ tổng hợp hồ sơ và thực hiện quyết toán thay cho người lao động.
4. Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Để ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN thay, người lao động cần sử dụng Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN theo quy định của Tổng cục Thuế. Đây là mẫu giấy ủy quyền chính thức, được áp dụng thống nhất trên toàn quốc.
Tải mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Tải ngay mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
5. Một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không?
Trả lời: Không. Pháp luật không quy định bắt buộc người lao động phải ủy quyền quyết toán thuế. Người lao động có thể tự quyết toán hoặc ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập tùy nhu cầu.
Câu hỏi 2: Thời điểm ủy quyền quyết toán là khi nào?
Trả lời: Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Công văn 883/TCT-DNNCN, thời điểm ủy quyền phải thực hiện trước hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, tức trước ngày 31/03 của năm sau.
Câu hỏi 3: Nghỉ việc có được ủy quyền không?
Trả lời: Không. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người lao động không còn làm việc tại thời điểm quyết toán thì không được ủy quyền cho doanh nghiệp. Trong trường hợp này, đơn vị trả thu nhập sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để người lao động tự quyết toán với cơ quan thuế.
Nắm rõ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN giúp người lao động chủ động lựa chọn hình thức quyết toán phù hợp và tránh sai sót trong quá trình thực hiện. Khi hiểu đúng quy định và chuẩn bị đúng hồ sơ, bạn sẽ đảm bảo đầy đủ quyền lợi về thuế và hoàn thành thủ tục nhanh chóng, chính xác.
