Công tác phí là khoản chi quen thuộc trong doanh nghiệp, hỗ trợ người lao động khi đi làm việc ngoài nơi công tác thường xuyên. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thắc mắc công tác phí có tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây của ketoan.vn để hiểu rõ quy định và cách áp dụng đúng luật.
1. Công tác phí là gì?
Công tác phí là khoản chi mà doanh nghiệp thanh toán cho người lao động khi họ được cử đi thực hiện nhiệm vụ ngoài nơi làm việc thường xuyên, bao gồm chi phí đi lại, lưu trú, ăn uống và các khoản liên quan khác. Vậy công tác phí có tính thuế thu nhập cá nhân không?
2. Công tác phí có tính thuế thu nhập cá nhân không?
Căn cứ theo điều 3 Luật thuế TNCN số 04/2007/QH12 sửa đổi và bổ sung bởi Luật số 26/2012/QH và Luật số 71/2014/QH13, thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm các khoản từ tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, trợ cấp không thuộc danh sách miễn thuế.
Tuy nhiên, điểm g Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định rõ về công tác phí được miễn thuế thu nhập cá nhân nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Theo quy định nội bộ của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần ban hành quy chế tài chính hoặc quy định nội bộ rõ ràng về mức chi công tác phí, bao gồm chi phí đi lại, lưu trú và các chi phí khác. Các quy định này phải được lập hợp pháp, lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra thuế. Ví dụ, nếu doanh nghiệp quy định mức công tác phí trong nước là 500.000 đồng/ngày, thì mức này phải được ghi rõ trong quy chế nội bộ.
- Không vượt mức quy định của pháp luật: Với khu vực nhà nước, mức chi công tác phí được quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC (đối với công tác trong nước) và Thông tư 102/2010/TT-BTC (đối với công tác nước ngoài). Doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước nếu chi trả không vượt mức này thì khoản chi sẽ được miễn thuế TNCN. Ví dụ, mức công tác phí tối đa cho công tác trong nước hiện nay là 200.000 đồng/ngày cho lưu trú và chi phí đi lại theo hóa đơn hợp lệ.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Để được miễn thuế TNCN, các khoản công tác phí phải có chứng từ hợp pháp như vé máy bay, hóa đơn khách sạn, hoặc hóa đơn ăn uống. Nếu không có hóa đơn (chẳng hạn đi lại bằng phương tiện cá nhân), doanh nghiệp phải lập bảng kê chi tiết và được phê duyệt theo quy định nội bộ.
- Trường hợp vượt mức quy định: Nếu doanh nghiệp chi công tác phí cao hơn mức quy định, phần vượt sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Ví dụ, nếu chi 1.000.000 đồng/ngày trong khi mức tối đa miễn thuế là 200.000 đồng/ngày, thì 800.000 đồng/ngày vượt mức sẽ bị tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
3. Chế độ công tác phí trong đơn vị sự nghiệp áp dụng với đối tượng nào?
Theo khoản 2 Điều 1 Thông tư 40/2017/TT-BTC, chế độ công tác phí trong các đơn vị sự nghiệp được áp dụng đối với các đối tượng sau:
- Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và các tổ chức hội có sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước hỗ trợ.
- Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp khi tham gia các hoạt động của Hội đồng nhân dân.
4. Điều kiện được thanh toán công tác phí
Theo Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, cá nhân trong đơn vị sự nghiệp muốn được thanh toán công tác phí phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao theo phân công của cơ quan, đơn vị.
- Được thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị cử đi công tác hợp lệ, hoặc có giấy mời tham gia đoàn công tác.
- Cung cấp đầy đủ chứng từ hợp pháp để làm căn cứ thanh toán, bao gồm:
- Giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác hoặc của cơ sở lưu trú (khách sạn, nhà khách).
- Văn bản phê duyệt nhiệm vụ công tác, như kế hoạch công tác, công văn, giấy mời hoặc quyết định cử đi.
- Chứng từ chi phí di chuyển hợp lệ, gồm hóa đơn, vé phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện.
- Vé máy bay và thẻ lên máy bay (trường hợp mất thẻ phải có xác nhận của đơn vị cử đi công tác để được thanh toán chi phí thực tế).
- Bảng kê quãng đường đi công tác, nếu áp dụng hình thức khoán chi phí di chuyển, có phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.
- Hóa đơn, chứng từ lưu trú hợp pháp, nếu thanh toán tiền nghỉ theo chi phí thực tế phát sinh
Tóm lại, công tác phí là khoản hỗ trợ hợp lý và cần thiết nhằm đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động khi thực hiện nhiệm vụ ngoài nơi làm việc thường xuyên. Việc xác định công tác phí có chịu thuế TNCN hay không phụ thuộc vào quy định nội bộ của doanh nghiệp, mức chi phù hợp quy định pháp luật và chứng từ hợp lệ kèm theo. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế chi công tác phí rõ ràng, tuân thủ đúng quy định để vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động, vừa tránh rủi ro về thuế.
