Cách hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng

Cách hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng như thế nào để xử lý nhanh, đúng cách? Nếu bạn đang gặp tình huống hồ sơ hoàn thuế bị sai, cần cập nhật hoặc muốn nộp lại, hãy theo dõi bài viết dưới đây của ketoan.vn để nắm rõ các trường hợp cần hủy, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình hủy hồ sơ hoàn thuế TNCN qua mạng nhanh nhất.

1. Trường hợp nào cần hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân 

Hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân là quá trình mà người nộp thuế yêu cầu cơ quan thuế chấm dứt việc xử lý hồ sơ đã nộp trước đó. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể hủy hồ sơ. 

Các trường hợp cần hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân được quy định cụ thể Điều 121, TT78/2021/TT-BTC. Cụ thể như sau: 

• Hồ sơ hoàn thuế có sai sót: Người nộp hồ sơ phát hiện đã gửi sai thông tin (số tài khoản ngân hàng, sai mã số thuế, số tiền đề nghị hoàn, thiếu chứng từ…) có quyền hủy và khai bổ sung lại hồ sơ mới. Thời hạn khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế. 
• Không còn đủ điều kiện hoàn thuế: Người nộp hồ sơ nhận thấy mình không còn đủ điều kiện hoàn thuế như đã nhận đủ tiền lương, tiền công để bù trừ với số thuế tạm nộp; thay đổi tình trạng thu nhập, nơi làm việc hoặc chính sách làm thay đổi đối tượng được hoàn thuế. 
• Cơ quan thuế phát hiện hồ sơ không đủ điều kiện: Phía cơ quan sẽ gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế hủy hồ sơ (Nguyên nhân có thể do người nộp thuế không được hoàn thuế theo quy định, số tiền đề nghị hoàn dưới 1.000.000đ; đã được hoàn thuế trước đó hoặc đã có chứng nhận hoàn thuế điện tử; hồ sơ hoàn thuế đã quá thời hiệu giải quyết; hồ sơ đã bị hủy theo quy định của cơ quan thuế).

2. Hồ sơ thực hiện hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng gồm những gì?

Khi thực hiện hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân trực tuyến trên Cổng Thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau để đảm bảo hồ sơ hợp lệ:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN)
2. Bảng kê chi tiết thu nhập và giảm trừ (Mẫu 02-1BK-QTT-TNCN)
3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
4. Bản sao hợp đồng lao động (nếu có)

3. Mẫu hồ sơ hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân 

Mẫu hồ sơ hủy hoàn thuế thu nhập cá nhân

Tải ngay mẫu hồ sơ hủy hoàn thuế thu nhập cá nhân

4. Cách hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng 

Các bước hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng dựa trên Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 80/2021/TT-BTC như sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra thông tin

Trước khi tiến hành hủy, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu và đối chiếu kỹ thông tin của hồ sơ hoàn thuế đã gửi.
Theo Khoản 3 Điều 32 Thông tư 80/2021/TT-BTC, việc đề nghị hủy hồ sơ phải thực hiện bằng Mẫu 01/ĐNHUY, trong đó nêu rõ:

• Mã số thuế cá nhân.
• Kỳ tính thuế và số hồ sơ cần hủy.
• Lý do hủy (thuộc một trong các trường hợp được phép hủy theo quy định).
• Cam kết về tính chính xác của thông tin.

Ngoài ra, người nộp thuế nên chuẩn bị các tài liệu liên quan, gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN) đã nộp trước đó.
• Chứng từ khấu trừ thuế (Mẫu 21/CK-TNCN) do đơn vị chi trả thu nhập cấp.
• Giấy tờ chứng minh lý do hủy, ví dụ bảng lương, hợp đồng lao động điều chỉnh hoặc văn bản xác nhận sai sót.

Nếu phát hiện lỗi trong hồ sơ, bạn nên chuẩn bị sẵn bản khai bổ sung để nộp lại ngay sau khi hoàn tất việc hủy. Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế từ chối do hồ sơ không hợp lệ.

Bước 2. Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử

Người nộp thuế thực hiện hủy hồ sơ qua mạng bằng cách đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng Thuế điện tử eTax tại https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân hoặc số CCCD/CMND đã được đăng ký với cơ quan thuế.
Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký mới theo hướng dẫn trên hệ thống, đảm bảo thông tin cá nhân trùng khớp với dữ liệu quản lý thuế theo Khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2021/NĐ-CP.

Sau khi đăng nhập:

1. Chọn mục “Thuế” trên thanh công cụ.
2. Vào chức năng “Hủy hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN”.
3. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ hoàn thuế đã nộp để bạn chọn đúng hồ sơ cần hủy.

Quy trình này được thiết kế để đảm bảo minh bạch, thuận tiện và phù hợp với chủ trương chuyển đổi số trong quản lý thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 3. Nộp văn bản đề nghị hủy hồ sơ

Tại giao diện “Hủy hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN”, điền đầy đủ thông tin theo Mẫu 01/ĐNHUY, bao gồm:

• Mã số thuế, kỳ tính thuế, số hồ sơ cần hủy.
• Lý do hủy hồ sơ (phải phù hợp với quy định tại Khoản 3 Điều 121 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Thông tin liên hệ và các tài liệu đính kèm.

Sau khi hoàn tất:

1. Tải lên các tệp tài liệu liên quan (tờ khai, chứng từ, hợp đồng…) dưới định dạng PDF.
2. Nhấn “Gửi” để nộp yêu cầu hủy hồ sơ.

Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo xác nhận tiếp nhận đến email hoặc tài khoản cá nhân của bạn.
Theo quy định, cơ quan thuế có trách nhiệm xử lý yêu cầu trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Nếu hồ sơ được chấp nhận, bạn sẽ nhận thông báo hủy thành công.
Ngược lại, nếu bị từ chối, cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do để bạn biết và bổ sung.

Bước 4. Theo dõi kết quả và xử lý bổ sung khi cần

Sau khi gửi yêu cầu, bạn nên thường xuyên kiểm tra trạng thái hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc hệ thống eTax.

• Nếu hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận thông báo chính thức về việc hủy hồ sơ, kèm mã số tham chiếu để lưu trữ.
• Nếu hồ sơ bị từ chối, hãy xem kỹ lý do và bổ sung tài liệu theo yêu cầu trong thời hạn quy định (thường là 05 ngày làm việc theo Khoản 4 Điều 32 Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Trường hợp bạn cần nộp lại hồ sơ hoàn thuế sau khi đã hủy, hãy sử dụng lại Mẫu 02/QTT-TNCN, kèm theo chứng từ khấu trừ và các giấy tờ chứng minh thu nhập liên quan.
Theo Khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, việc khai bổ sung chỉ được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra hoặc kiểm tra. Do đó, người nộp thuế nên hoàn tất thao tác này sớm để đảm bảo quyền lợi.

5. Lưu ý khi hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng 

Khi thực hiện hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trực tuyến, người nộp thuế cần chú ý các điểm quan trọng sau:

• Không thể hủy sau khi đã có quyết định hoàn thuế: Hồ sơ chỉ được hủy khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định hoàn thuế. Sau khi quyết định đã được phát hành, hồ sơ sẽ không còn hiệu lực để hủy.
• Đảm bảo đã hoàn tất nghĩa vụ thuế: Trước khi gửi yêu cầu hủy, người nộp thuế phải nộp đầy đủ số thuế còn thiếu hoặc nộp thừa (nếu có) để tránh phát sinh sai lệch trong quá trình xử lý.
• Hồ sơ hủy phải đầy đủ theo quy định: Bao gồm các tài liệu bắt buộc như tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN), bảng kê chi tiết thu nhập và giảm trừ (mẫu 02-1BK-QTT-TNCN), chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bản sao hợp đồng lao động (nếu có).
• Thời hạn gửi và xử lý hồ sơ: Hồ sơ đề nghị hủy phải được gửi trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sai sót hoặc hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế. Cơ quan thuế xử lý trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ.
• Theo dõi kết quả trên hệ thống điện tử: Người nộp thuế nên thường xuyên kiểm tra trạng thái hồ sơ trên Cổng Thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia để cập nhật thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung.

6. Một số câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Hủy hồ sơ hoàn thuế rồi có thể nộp lại được không?

Trả lời: Có. Việc hủy hồ sơ hoàn thuế không đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền được hoàn thuế. Sau khi hồ sơ cũ được hủy hợp lệ, người nộp thuế hoàn toàn có thể lập và gửi lại hồ sơ mới để đề nghị hoàn thuế.

Câu hỏi 2: Hủy hồ sơ hoàn thuế có ảnh hưởng đến quyền lợi không?

Trả lời: Không. Việc hủy hồ sơ là quyền của người nộp thuế khi phát hiện sai sót hoặc không còn nhu cầu hoàn thuế. Miễn là người nộp thuế vẫn trong thời hạn khai bổ sung (tối đa 10 năm) và đáp ứng đủ điều kiện hoàn thuế theo quy định, quyền lợi hoàn thuế vẫn được bảo đảm đầy đủ.

Câu hỏi 3: Có thể hủy hồ sơ hoàn thuế trên ứng dụng eTax Mobile không?

Trả lời: Hiện tại, ứng dụng eTax Mobile mới hỗ trợ các chức năng như tra cứu tờ khai, nộp tờ khai, tra cứu nghĩa vụ thuế và trạng thái hồ sơ, chứ chưa tích hợp đầy đủ tính năng hủy hồ sơ hoàn thuế như trên phiên bản web của Cổng Thuế điện tử.

Câu hỏi 4: Nếu không hủy hồ sơ sai thì có bị xử phạt không?

Trả lời: Có thể. Nếu hồ sơ hoàn thuế có sai sót nhưng người nộp thuế không chủ động hủy hoặc điều chỉnh, và sai sót đó ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế có quyền xử lý vi phạm theo quy định.

Thực hiện cách hủy hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân qua mạng đúng quy trình giúp người nộp thuế tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro sai sót và bảo đảm quyền lợi hoàn thuế hợp pháp. Người nộp thuế nên kiểm tra kỹ thông tin, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mẫu, theo dõi kết quả xử lý trên hệ thống và nộp lại hồ sơ mới khi cần thiết. Việc chủ động cập nhật, điều chỉnh và thực hiện đúng quy định sẽ giúp quá trình hoàn thuế diễn ra thuận lợi và chính xác.