Hạch toán chính xác chi phí mua hàng là nền tảng quan trọng trong việc phản ánh trung thực kết quả hoạt động kinh doanh. Trong hệ thống kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 611 – “Mua hàng” giữ vai trò đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và cung cấp hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 611 theo Thông tư 200, đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả.
1. Tài khoản 611 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 611 theo Thông tư 200 là tài khoản Mua hàng, được sử dụng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ. Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 611 – Mua hàng theo TT200
Theo khoản 1, Điều 83 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 611 – Mua hàng bao gồm:
– Giá trị của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hoá được ghi nhận vào tài khoản 611 phải tuân thủ nguyên tắc xác định theo giá gốc.
– Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, việc xác định số lượng và giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán là bắt buộc. Kết quả kiểm kê sẽ làm cơ sở để tính toán giá trị hàng đã xuất dùng hoặc xuất bán trong kỳ, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá,…
– Khi mua hàng hóa, vật tư, doanh nghiệp cần căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, thông báo thuế nhập khẩu,… để ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào trên tài khoản 611. Việc ghi nhận giá trị hàng xuất chỉ thực hiện một lần vào cuối kỳ, dựa trên dữ liệu từ kiểm kê thực tế.
– Kế toán cần lập sổ chi tiết theo từng loại vật tư, công cụ, hàng hóa để phản ánh giá trị hàng tồn kho mua vào một cách cụ thể và có hệ thống.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK611
Căn cứ khoản 2, Điều 83 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 611 – Mua hàng được quy định như sau:
– Bên Nợ:
- Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá) được xác định theo kết quả kiểm kê
- Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được mua trong kỳ.
– Bên Có:
- Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo số liệu kiểm kê thực tế
- Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã xuất dùng hoặc xuất bán trong kỳ (trường hợp hàng bán chưa được xác định là đã tiêu thụ)
- Giá trị hàng mua đã ghi nhận nhưng sau đó bị trả lại, được giảm giá hoặc được chấp nhận chiết khấu thương mại.
Lưu ý: Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ, vì toàn bộ số liệu sẽ được kết chuyển theo kết quả kiểm kê.
Tài khoản 611 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 bao gồm:
- Tài khoản 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu: Ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào, đã sử dụng trong kỳ, cùng với số lượng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
- Tài khoản 6112 – Mua hàng hoá: Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá mua vào và xuất bán trong kỳ, bao gồm cả việc kết chuyển hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 611 theo TT200
(1) Đối với doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, xây lắp
– Đầu kỳ kế toán, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (TK 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
– Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào được phản ánh vào TK 611 không có thuế GTGT, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (TK 3311).
– Khi thanh toán tiền mua hàng, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112,…
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chiết khấu thanh toán).
– Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ không đúng quy cách, chủng loại, phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế, hoặc cam kết phải trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá:
+ Căn cứ vào trị giá hàng mua đã trả lại cho người bán, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112 (Nếu thu ngay bằng tiền)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Trừ vào số nợ còn phải trả người bán)
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6111) (Trị giá NVL, công cụ, dụng cụ đã trả lại người bán)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có).
+ Nếu doanh nghiệp chấp nhận khoản giảm giá hàng của lô hàng đã mua, số tiền được giảm giá, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112 (Nếu thu ngay bằng tiền)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Trừ vào số nợ còn phải trả người bán)
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6111) (Khoản giảm giá được chấp thuận)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có).
– Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, kế toán phải xác định trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ và trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất vào sử dụng hoặc xuất bán.
+ Kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê), hạch toán:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6111).
+ Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ, hạch toán:
Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, 241,…
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6111).
+ Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào biên bản xác định thiếu hụt, mất mát chờ xử lý, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6111).
(2) Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá
– Đầu kỳ kế toán, kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (TK 6112)
Có TK 156 – Hàng hoá.
– Trong kỳ kế toán, khi mua hàng hoá nếu được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng:
+ Trị giá thực tế hàng hoá mua vào, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (TK 6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 141; hoặc
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
+ Chi phí mua hàng thực tế phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng (TK 6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
+ Khi thanh toán trước hạn, nếu doanh nghiệp được nhận khoản chiết khấu thanh toán trên lô hàng đã mua, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)
Có các TK 111, 112,…
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
+ Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112 (nếu thu ngay bằng tiền)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6112) (Trị giá hàng hoá trả lại người bán)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có).
+ Khoản giảm giá hàng mua được người bán chấp thuận do hàng hoá không đúng phẩm chất, quy cách theo hợp đồng, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112 (Nếu thu ngay bằng tiền)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6112)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331) (Nếu có).
– Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế tính, xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là đã bán, trị giá hàng hoá xác định là đã bán:
+ Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán cuối kỳ, hạch toán:
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 611 – Mua hàng.
+ Kết chuyển giá vốn hàng bán, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 611 – Mua hàng (TK 6112).
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK611 theo TT200
Tài khoản 611 có được sử dụng cho dịch vụ hay không?
Không. TK611 chỉ dùng để hạch toán hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ – không áp dụng cho dịch vụ.
Có cần mở sổ chi tiết cho TK611 không?
Có. Doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết để theo dõi giá gốc hàng mua theo từng loại nguyên liệu, vật tư, công cụ, hàng hóa, phục vụ kiểm kê và hạch toán chính xác.
Có được ghi nhận hàng mua vào TK611 ngay khi hàng chưa về kho không?
Có thể ghi nhận nếu hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp theo điều kiện giao hàng, đồng thời có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hóa đơn, biên bản giao nhận, vận đơn,… Tuy nhiên, việc nhập kho thực tế vẫn cần được thực hiện để hoàn thiện hồ sơ.
TK611 có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?
Mặc dù TK611 không có số dư cuối kỳ, nhưng toàn bộ số liệu ghi nhận trong kỳ sẽ ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán (TK632) và do đó tác động trực tiếp đến lợi nhuận trong báo cáo tài chính.
TK611 có cần lập bảng phân bổ hay không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có mua các khoản chi phí phân bổ liên quan (như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…), có thể lập bảng phân bổ chi phí để tính chính xác giá gốc hàng mua vào.
Tạm kết:
Quản trị chi phí mua hàng không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận đúng sổ sách, mà còn là bước đệm cho các quyết định tài chính chiến lược. Việc nắm vững nguyên tắc và phương pháp hạch toán tài khoản 611 theo Thông tư 200 sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán chặt chẽ, minh bạch và tối ưu hóa nguồn lực trong dài hạn. Hy vọng nội dung chia sẻ trên sẽ là công cụ hữu ích cho những ai đang vận hành hoặc tư vấn hoạt động kế toán trong lĩnh vực thương mại.
