Câu hỏi: “Công ty em áp dụng kiểm kê định kỳ. Mua hàng trong kỳ thì cho vào 611 hay 156? Đến cuối kỳ kết chuyển kiểu gì để 632 không lệch?”
Đây là vướng mắc phổ biến với TK 611 – Mua hàng trong phương pháp kiểm kê định kỳ. Sau đây, Kế Toán VN sẽ làm rõ bản chất TK 611, kết cấu nợ/có, cách hạch toán và sự khác nhau đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo TT200 và TT133.
1. Tài khoản 611 là gì?
Tài khoản 611 là tài khoản “Mua hàng” dùng để tập hợp giá gốc nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào trong kỳ đối với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, TK 611 được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí hoạt động không giao tự chủ.
1.1. Đặc điểm của TK 611
Phạm vi áp dụng: Tài khoản 611 chỉ áp dụng với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, trong kỳ không xác định giá vốn ngay. Đối với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì ghi nhận trực tiếp vào các TK 152/153/156 khi nhập mà không đi qua TK 611.
Quy tắc ghi nhận: Mọi giá trị phản ánh trên TK 611 tuân theo nguyên tắc giá gốc.
Tổ chức sổ sách: Doanh nghiệp bắt buộc mở sổ chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa để cuối kỳ đối chiếu kiểm kê và kết chuyển chính xác.
Kết cấu tài khoản 611:
- Bên nợ:
- Kết chuyển tồn đầu kỳ theo kết quả kiểm kê kỳ trước;
- Giá gốc NVL/CCDC/hàng hóa mua vào trong kỳ.
- Bên có:
- Kết chuyển tồn cuối kỳ theo kết quả kiểm kê;
- Giá gốc xuất dùng/xuất bán (chưa xác định bán trong kỳ);
- Hàng mua trả lại/giảm giá.
- Không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2 gồm:
- TK 6111 – Mua NVL, CCDC;
- TK 6112 – Mua hàng hóa.
1.2. Các tình huống hay gặp với tài khoản 611
| Tình huống | Ví dụ |
| Mua nguyên vật liệu/CCDC để sản xuất | Ví dụ: mua 2 tấn thép làm bán thành phẩm; mua 100 bộ dụng cụ sửa chữa (CCDC) phục vụ bảo trì. |
| Mua hàng hóa để bán (thương mại) | Ví dụ: nhập 500 thùng nước tinh khiết để phân phối; nhập 200 máy in về kho. |
| Chi phí mua hàng phát sinh kèm theo | Vận chuyển, bốc dỡ, đóng gói, bảo hiểm đường bộ/đường biển, phí nâng hạ container, phí lưu kho chờ thông quan… của lô hàng mua. |
| Mua hàng có hóa đơn VAT khấu trừ | Ví dụ: mua 1.000m vải có VAT 10% (được khấu trừ). |
| Mua hàng từ đối tượng không chịu/không kê khai VAT | Ví dụ: mua nông sản của hộ cá thể không xuất hóa đơn VAT; mua hàng từ nhà cung cấp áp dụng phương pháp trực tiếp. |
| Mua hàng nhập khẩu | Phát sinh thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (nếu có), phí vận tải quốc tế, bảo hiểm, THC, CIC… cấu thành chi phí mua của lô hàng. |
| Mua hàng kèm chiết khấu thương mại/giảm giá trên hóa đơn | Nhà cung cấp giảm giá theo sản lượng mua; hoặc chiết khấu thương mại thể hiện ngay trên hóa đơn của lô hàng. |
| Hàng mua trả lại hoặc được giảm giá sau mua | Phát hiện hàng kém chất lượng, sai quy cách; nhà cung cấp chấp nhận nhận lại hàng hoặc giảm giá sau khi giao. |
| Hàng về trước, hóa đơn về sau / hóa đơn về trước, hàng về sau | Tình huống lệch thời điểm nhận hàng – nhận hóa đơn trong kỳ, cuối kỳ phải đủ chứng từ để tổng hợp giá gốc mua. |
| Hàng mua giao thẳng cho bên thứ ba (không qua kho) | Nhà cung cấp giao trực tiếp cho khách/đơn vị nội bộ theo thỏa thuận, vẫn là hàng doanh nghiệp mua trong kỳ. |
| Kết chuyển tồn đầu kỳ vào 611 khi mở kỳ mới (KKĐK) | Đưa trị giá tồn đầu kỳ (vật tư/hàng hóa) vào 611 để tập hợp trong kỳ. |
| Kết chuyển tồn cuối kỳ từ 611 về các tài khoản kho (KKĐK) | Sau kiểm kê, xác định tồn thực tế cuối kỳ và kết chuyển ra 152/153/156/157 tương ứng. |
| Kết chuyển giá vốn cuối kỳ từ 611 sang 632 (KKĐK) | Phần giá trị hàng đã xuất dùng/xuất bán trong kỳ được xác định sau kiểm kê và kết chuyển sang 632. |
2. Sơ đồ hạch toán tài khoản 611 – Mua hàng
2.1. Sơ đồ chữ T tài khoản 611
| Bên Nợ | Bên có |
|
|
Lưu ý: Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ. Sau khi kết chuyển xong, tổng phát sinh bên Nợ 611 = Có 611.
2.2. Cách sử dụng TK 6111 và TK 6112
| Mục đích | Dùng TK cấp 2 | Trong kỳ gom vào | Cuối kỳ kết chuyển ra |
|---|---|---|---|
| Sản xuất (mua NVL/CCDC) | 6111 | Giá gốc NVL/CCDC + chi phí mua | 152/153 (tồn NVL/CCDC); 632 (phần đã xuất dùng) |
| Thương mại (mua hàng hóa) | 6112 | Giá gốc hàng hóa + chi phí mua | 156/157 (tồn hàng hóa/gửi bán); 632 (phần đã xuất bán) |
3. So sánh cách hạch toán tài khoản 611 theo TT200 và TT133
| Chỉ mục | TT200 | TT133 |
|---|---|---|
| Phạm vi áp dụng | Chỉ áp dụng KKĐK; trong kỳ tập hợp, cuối kỳ kiểm kê rồi kết chuyển. | Tương tự |
| Nguyên tắc ghi nhận | Giá gốc. | Giá gốc. |
| Kết cấu TK 611 | Bên Nợ: tồn đầu kỳ; giá gốc mua trong kỳ. Bên Có: tồn cuối kỳ; giá gốc xuất dùng/xuất bán; trả lại/giảm giá. Không có số dư cuối kỳ. | Tương tự |
| Tài khoản cấp 2 | 6111 – Mua NVL/CCDC; 6112 – Mua hàng hóa (nêu rõ). | Tương tự |
| Trong kỳ – mua có VAT khấu trừ | Giá mua (chưa VAT) vào 611; VAT vào 1331; thanh toán/ghi nợ 111/112/331. | Tương tự |
| Chiết khấu thanh toán | Ghi 515 (không giảm 611). | Tương tự |
| Trả lại/giảm giá hàng mua | Giảm 611 và điều chỉnh 1331; hạch toán chi tiết cho 6111/6112. | Quy định phần Có 611 cho trả lại/giảm giá. |
| Cuối kỳ – kết chuyển | Bước 1: tồn cuối kỳ từ 611 → 152/153/156/157.
Bước 2: giá vốn 611 → 632 (hàng đã xuất). Hướng dẫn chi tiết theo 6111/6112. |
Tương tự |
| Yêu cầu sổ sách | Mở sổ chi tiết theo từng thứ vật tư/hàng hóa để kiểm kê & kết chuyển. | Mở sổ chi tiết tương tự. |
4. Ví dụ hạch toán TK 611 – Mua hàng (KKĐK)
Tình huống:
- DN áp dụng kiểm kê định kỳ (KKĐK); phương pháp khấu trừ VAT.
- Mua hàng hóa A trị giá 120.000.000 (chưa VAT), VAT 10% = 12.000.000, chưa thanh toán.
- Chi phí mua (vận chuyển) 3.000.000, VAT 10% = 300.000, thanh toán sau.
- Cuối kỳ, xác định: 70% đã xuất bán; 30% còn tồn kho.
- Trong kỳ có trả lại 10% giá trị hàng mua do kém chất lượng (được NCC chấp thuận).
4.1. Đối với doanh nghiệp áp dụng TT 200
A, Mua hàng hóa (khấu trừ VAT):
Trong kỳ, ghi nhận giá gốc (chưa VAT) vào 611, VAT vào 1331, công nợ 331. (Căn cứ TT200: ghi giá mua chưa VAT vào 611; VAT vào 133; công nợ 331.)
Bút toán:
Nợ 611: 120.000.000
Nợ 1331: 12.000.000
Có 331: 132.000.000
B, Chi phí mua (vận chuyển) – khấu trừ VAT:
Chi phí mua cấu thành giá gốc lô hàng, vẫn gom vào 611.
Bút toán:
Nợ 611: 3.000.000
Nợ 1331: 300.000
Có 331/111/112: 3.300.000
=> Tổng đã gom vào TK 611 trong kỳ (trước điều chỉnh): 123.000.000
C, Hàng mua trả lại / được giảm giá (10% giá trị hàng mua):
Theo TT200: trả lại/giảm giá → Có 611 và điều chỉnh 1331.
Giá trị trả lại = 10% × 120.000.000 = 12.000.000 (VAT tương ứng 1.200.000)
Bút toán:
Nợ 331 (hoặc 111/112): 13.200.000
Có 611: 12.000.000
Có 1331: 1.200.000
=> Tổng gom vào TK 611 sau điều chỉnh: 123.000.000 − 12.000.000 = 111.000.000
D, Cuối kỳ – kết chuyển theo KKĐK:
Bước 1: Kết chuyển tồn cuối kỳ (30%) về 156:
TT200 quy định kết chuyển tồn và gửi bán về kho/gửi bán trước khi kết chuyển giá vốn:
Bút toán:
Nợ 156: 111.000.000 × 30% = 33.300.000
Có 611: 33.300.000
Bước 2: Kết chuyển giá vốn (70%) sang 632:
Bút toán:
Nợ 632: 111.000.000 × 70% = 77.700.000
Có 611: 77.700.000
Sau hai bước, TK 611 = 0 (không có số dư cuối kỳ).
Lưu ý: Nếu có chiết khấu thanh toán khi trả tiền sớm: Nợ 331 / Có 111,112 / Có 515 – không giảm 611
>>> Xem chi tiết các trường hợp cụ thể hạch toán TK 611 theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
4.2. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng TT 133
Về bản chất KKĐK, Hạch toán TK 611 theo TT133 tương tự với TT200: Trong kỳ gom về TK 611, cuối kỳ kết chuyển tồn và giá vốn, đồng thời yêu cầu mở sổ chi tiết theo từng vật tư/hàng hóa.
A, Mua hàng (khấu trừ VAT) + 2) Chi phí mua:
Bút toán:
Nợ TK 611: 123.000.000 = 120.000.000 (giá gốc) + 3.000.000 (chi phí mua)
Nợ TK 1331: 12.300.00 = 12.000.000 (VAT hàng) + 300.000 (VAT chi phí mua).
Có TK 331: 132.000.000
Có TK 331/111/112: 3.300.000
B, Hàng mua trả lại/giảm giá:
Bút toán:
Nợ 331 (hoặc 111/112): 13.200.000
Có 611: 12.000.000
Có 1331: 1.200.000
C, Cuối kỳ kết chuyển tồn/giá vốn:
Bút toán:
Nợ 156: 111.000.000 × 30% = 33.300.000
Có 611: 33.300.000
Bước 2: Kết chuyển giá vốn (70%) sang 632:
Bút toán:
Nợ 632: 111.000.000 × 70% = 77.700.000
Có 611: 77.700.000
>>> Xem chi tiết các trường hợp cụ thể hạch toán TK 611 theo thông tư 133/2016/TT-BTC.
Lưu ý khi hạch toán TK 611 (áp dụng cả TT200 và TT133):
- Chỉ doanh nghiệp áp dụng KKĐK mới dùng 611. Nếu dùng KKTX thì nhập thẳng vào 152/153/156 và không qua 611.
- Khi tính chiết khấu thanh toán thì ghi vào TK 515 không ghi giảm TK 611.
- Với trường hợp trả lại/giảm giá thì ghi giảm TK 611, điều chỉnh 1331 nếu có.
- Cuối kỳ phải có đủ kiểm kê để xác định tồn và giá vốn, thực hiện kết chuyển 2 bước đảm bảo TK 611 = 0.
5. Các trường hợp lỗi thường mắc phải với TK 611
Khi hạch toán TK 611, kế toán cần chú ý không mắc các lỗi thường gặp sau:
- Doanh nghiệp dùng KKĐK nhưng khi mua hàng lại nhập thẳng vào TK 152/153/156 mà không qua TK 161.
- Nhà cung cấp giảm tiền do thanh toán sớm (chiết khấu thanh toán) nhưng kế toán lại ghi giảm có TK 161.
- Giá vốn hàng hóa thấp bất thường vì chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm,… đang để vào TK 642/627 mà không chuyển vào TK 161.
- Lẫn lộn 2 tài khoản cấp 2 TK 6111 và TK 6112. Ví dụ: Mua NVL/CCDC nhưng hạch toán vào 6112 (hàng hóa) hoặc ngược lại.
- Cuối kỳ chi phí mua/giá mua chưa vào TK 611 do thiếu hóa đơn. Đầu kỳ mới bổ sung khiến lệch giá vốn.
- Đền kỳ kiểm kê không đối chiếu được tồn từng mã => khiến khó phân bổ tồn – giá vốn.
- Đưa VAT vào TK 611 nhưng không điều chỉnh VAT khi trả lại/giảm giá.
- Hàng khuyến mại gắn với lô mua không phân bổ vào chi phí mua của lô TK 611 mà hạch toán riêng sang 711 hoặc bỏ sót.
6. Tài File liên quan TK 611
- Mẫu sổ chi tiết mua hàng (Tải File Excel).
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho (TT 133 / TT 200)
- Hướng dẫn về TK 611 theo thông tư 133 (Tại đây).
- Hướng dẫn về TK 611 theo thông tư 200 (Tại đây).
7. Nguồn trích dẫn sử dụng trong bài
- Điều 83 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về TK 611.
- Điều 73 Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về TK 611.
- Thông tư 92/2015/TT-BTC hướng dẫn quy định VAT đối với hàng hóa, dịch vụ và cách thức kê khai, điều chỉnh thuế trong quá trình mua bán hàng hóa, chi phí liên quan.
- Quyết định 48/2006/QĐ-BTC quy định liên quan đến việc hạch toán và báo cáo tài chính với các khoản mục chi phí.
8. Các tài khoản kế toán liên quan:
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.
- Tài khoản 156 – Hàng hóa.
- Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán.
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 611 – Mua hàng. Chúc các bạn áp dụng thành công!
