Đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc xây dựng quỹ khen thưởng, phúc lợi không chỉ thể hiện trách nhiệm xã hội mà còn là một chiến lược tạo động lực nội tại cho người lao động. Tuy nhiên, để các khoản trích lập và sử dụng quỹ được phản ánh chính xác, minh bạch, việc hạch toán đúng theo quy định kế toán là điều bắt buộc. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 353 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC một cách dễ hiểu và chính xác.
1. Tài khoản 353 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 353 theo Thông tư 200 là tài khoản Quỹ khen thưởng, phúc lợi, được sử dụng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp. Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp để dùng cho công tác khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi theo TT200
Theo khoản 1, Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 353 bao gồm:
- Việc lập và chi từ các quỹ khen thưởng, phúc lợi và thưởng Ban điều hành phải tuân thủ các quy định tài chính hiện hành của doanh nghiệp.
- Các quỹ thuộc TK 353 phải được phản ánh riêng biệt theo từng mục đích sử dụng cụ thể.
- Khi tài sản cố định được mua từ quỹ phúc lợi để phục vụ sản xuất kinh doanh, kế toán ghi nhận tăng TSCĐ, đồng thời tăng vốn chủ sở hữu và giảm quỹ phúc lợi.
- Nếu tài sản cố định được đầu tư từ quỹ phúc lợi dùng cho mục đích phúc lợi nội bộ, kế toán ghi tăng TSCĐ và chuyển khoản chi này từ TK 3532 sang TK 3533. Tài sản này không trích khấu hao hàng tháng mà tính hao mòn vào cuối năm để giảm TK 3533.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK353
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi được quy định tại khoản 2, Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
– Bên Nợ:
- Các khoản chi từ quỹ như khen thưởng, phúc lợi hoặc thưởng cho ban điều hành.
- Hao mòn, nhượng bán, thanh lý hoặc thiếu hụt tài sản cố định hình thành từ quỹ phúc lợi.
- Giá trị tài sản hoàn thành dùng cho mục đích phúc lợi nội bộ.
- Số tiền cấp quỹ xuống đơn vị trực thuộc.
– Bên Có:
- Các khoản trích lập quỹ từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Nguồn quỹ được cấp từ đơn vị cấp trên.
- Giá trị tài sản cố định hình thành từ quỹ phúc lợi khi hoàn thành và đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc phục vụ nội bộ.
– Số dư bên Có: Thể hiện phần quỹ chưa sử dụng tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 353 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Theo dõi tình hình trích lập và sử dụng quỹ dành cho khen thưởng.
- Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số dư và các giao dịch liên quan đến quỹ phúc lợi.
- Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi hình thành tài sản cố định: Ghi nhận các biến động liên quan đến phần quỹ đã chuyển thành tài sản cố định phục vụ phúc lợi.
- Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng Ban điều hành: Quản lý các khoản thưởng dành cho đội ngũ quản lý công ty.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 353 theo TT200
(1) Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, hạch toán:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531, 3532, 3534).
(2) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, hạch toán:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531, 3532, 3534).
(3) Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531).
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
(4) Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Có các TK 111, 112.
(5) Khi bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
(6) Khi cấp trên cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531, 3532, 3534)
Có các TK 111, 112.
(7) Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531, 3532).
(8) Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện,… hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Có các TK 111, 112.
(9) Khi đầu tư, mua sắm TSCĐ hoàn thành bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 241, 331,…
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT
Đồng thời, hạch toán:
Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
Có TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.
(10) Định kỳ, tính hao mòn TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sử dụng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, hạch toán:
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
(11) Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi:
– Ghi giảm TSCĐ nhượng bán, thanh lý:
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).
– Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
+ Đối với các khoản chi, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 334,…
+ Đối với các khoản thu, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (Nếu có).
(12) Kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi: Trường hợp chuyển giao nhà ở cán bộ, công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất địa phương để quản lý, hạch toán:
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).
(13) Trường hợp chủ sở hữu doanh nghiệp quyết định thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc từ Quỹ thưởng ban quản lý, điều hành công ty, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3354)
Có các TK 111, 112…
(14) Trường hợp công ty cổ phần được phát hành cổ phiếu thưởng từ quỹ khen thưởng để tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, hạch toán:
Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng
Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (Giá bán thấp hơn mệnh giá)
Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu
Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (Giá bán cao hơn mệnh giá).
(15) Kế toán xử lý số dư quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi trước khi xác định giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước.
– Khi chuyển số dư quỹ khen thưởng và phúc lợi chia cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên của doanh nghiệp tại thời điểm cổ phần hóa, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531, 3532)
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
– Khi chi tiền từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi cho người lao động, hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111, 112.
– Trường hợp doanh nghiệp đã chi quá Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tài khoản 353 có số dư Nợ) thì xử lý như sau:
+ Đối với khoản đã chi trực tiếp cho người lao động có tên trong danh sách thường xuyên tại thời điểm có quyết định cổ phần hoá phải thu hồi trước khi bán cổ phần ưu đãi, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3531, 3532).
+ Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định số cổ phần hóa doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112, 334 (Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK353 theo TT200
TK 353 có được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không. Theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Thông tư 78/2014/TT-BTC (hướng dẫn về thuế TNDN), các khoản trích lập Quỹ khen thưởng, phúc lợi không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Các khoản này chỉ được thực hiện sau khi đã xác định lợi nhuận sau thuế. Do vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa chi phí kế toán và chi phí thuế.
Có phải trích khấu hao hàng tháng đối với TSCĐ hình thành từ quỹ phúc lợi?
Không áp dụng trích khấu hao định kỳ hàng tháng như đối với TSCĐ dùng cho sản xuất, kinh doanh. Theo hướng dẫn tại Thông tư 200, doanh nghiệp tính hao mòn một lần vào cuối năm và ghi giảm TK 3533 tương ứng. Điều này phản ánh sự tiêu hao tài sản nhưng không làm tăng chi phí trong kỳ, đảm bảo không ảnh hưởng đến lợi nhuận kế toán.
Tài khoản 353 có yêu cầu theo dõi chi tiết như thế nào?
Tài khoản này được chi tiết thành bốn cấp 2: 3531 – Quỹ khen thưởng, 3532 – Quỹ phúc lợi, 3533 – Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ và 3534 – Quỹ thưởng ban điều hành. Kế toán cần mở sổ chi tiết cho từng tài khoản cấp 2, đồng thời có thể phân tích theo từng bộ phận, đối tượng thụ hưởng nếu cần thiết. Việc này nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra sau này.
Tạm kết:
Trong xu thế hiện đại hóa công tác tài chính – kế toán, việc nắm vững quy trình hạch toán Quỹ khen thưởng, phúc lợi không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn thể hiện vai trò chủ động của doanh nghiệp trong quản trị nguồn lực. Hy vọng rằng những hướng dẫn trong bài viết sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác kế toán tại đơn vị trong việc triển khai Tài khoản 353 theo Thông tư 200 đúng quy định.
