Hướng dẫn nguyên tắc kế toán và cách hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tài khoản 352 – Dự phòng phải trả cho doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC:
1. Tài khoản 352 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 352 theo thông tư 200 là tài khoản Dự phòng phải trả, được sử dụng để phản ánh các khoản dự phòng phải trả hiện có, tình hình trích lập và sử dụng dự phòng phải trả của doanh nghiệp. Việc ghi nhận các khoản dự phòng phải trả là một phần quan trọng trong nguyên tắc kế toán thận trọng – nhằm giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực tài chính để đối phó với các nghĩa vụ tiềm ẩn như chi phí bảo hành sản phẩm, bồi thường hợp đồng, tái cơ cấu tổ chức hoặc các khoản phạt, kiện tụng có khả năng xảy ra.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 352 – Dự phòng phải trả theo TT200
Tài khoản 352 được sử dụng nhằm ghi nhận một cách hệ thống các khoản dự phòng phải trả của doanh nghiệp. Căn cứ khoản 1, điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với TK 352 bao gồm:
Điều kiện ghi nhận dự phòng phải trả
Một khoản dự phòng chỉ được ghi nhận khi đồng thời đáp ứng đầy đủ ba yếu tố sau:
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ hiện hữu, có thể là nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ mang tính thực tiễn, phát sinh từ một sự kiện đã xảy ra trước ngày lập báo cáo tài chính;
- Có khả năng làm giảm lợi ích kinh tế trong tương lai, nghĩa là doanh nghiệp có thể phải thanh toán nghĩa vụ đó;
- Giá trị của nghĩa vụ có thể được ước tính một cách đáng tin cậy.
Nguyên tắc xác định giá trị dự phòng
Giá trị của khoản dự phòng phải được xác định dựa trên mức chi phí ước tính hợp lý nhất mà doanh nghiệp cần chi trả để thực hiện nghĩa vụ hiện tại tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ.
Thời điểm và cách thức điều chỉnh dự phòng
– Dự phòng được lập vào thời điểm lập báo cáo tài chính. Trong trường hợp giá trị cần trích lập kỳ này cao hơn phần dự phòng còn lại chưa sử dụng từ kỳ trước, phần chênh lệch sẽ được ghi tăng chi phí trong kỳ hiện tại. Ngược lại, nếu giá trị dự phòng cần lập thấp hơn số dư dự phòng chưa sử dụng, phần chênh lệch sẽ được hoàn nhập và ghi giảm chi phí.
– Đối với khoản dự phòng bảo hành công trình xây lắp, doanh nghiệp phải lập riêng cho từng công trình vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm hoặc giữa niên độ. Nếu chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập, phần chênh lệch sẽ được hoàn nhập vào thu nhập khác (TK 711).
Nguyên tắc sử dụng dự phòng
Chỉ các khoản chi phí thực tế có liên quan trực tiếp đến khoản dự phòng đã trích lập ban đầu mới được bù đắp từ nguồn dự phòng này. Việc sử dụng sai mục đích là không được phép.
Các trường hợp không được ghi nhận dự phòng
Doanh nghiệp không được phép ghi nhận dự phòng cho các khoản lỗ hoạt động dự kiến trong tương lai, trừ các hợp đồng được xác định là có rủi ro lớn. Trong trường hợp này, dự phòng chỉ được ghi nhận khi nghĩa vụ theo hợp đồng đó là hiện hữu, có thể xác định giá trị và thỏa mãn đầy đủ điều kiện ghi nhận.
Dự phòng cho chi phí tái cơ cấu
– Việc trích lập dự phòng tái cơ cấu chỉ được thực hiện nếu doanh nghiệp có kế hoạch tái cơ cấu cụ thể, có nội dung rõ ràng như phạm vi hoạt động bị ảnh hưởng, nhân sự liên quan, chi phí dự kiến và thời gian thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp phải chứng minh rằng việc tái cơ cấu đang được triển khai hoặc đã thông báo đến các bên liên quan.
– Chỉ những chi phí trực tiếp liên quan đến tái cơ cấu và không phát sinh từ hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp (như chi phí chấm dứt hợp đồng lao động, đóng cửa cơ sở) mới đủ điều kiện để lập dự phòng. Các chi phí khác như đào tạo lại nhân viên, hoạt động tiếp thị, đầu tư hệ thống mới… không được tính vào khoản dự phòng này.
Các loại dự phòng phổ biến
Một số khoản dự phòng phải trả thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:
- Dự phòng cho kế hoạch tái cơ cấu
- Dự phòng chi phí bảo hành sản phẩm
- Dự phòng bảo hành công trình xây dựng
- Dự phòng trợ cấp thôi việc, sửa chữa định kỳ tài sản cố định
- Dự phòng cho hợp đồng có rủi ro lớn khi nghĩa vụ chi trả vượt giá trị lợi ích kinh tế thu được từ hợp đồng.
Hạch toán chi phí dự phòng
Khi trích lập dự phòng, doanh nghiệp ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, riêng các khoản dự phòng bảo hành sản phẩm sẽ được ghi vào chi phí bán hàng, còn dự phòng bảo hành công trình xây lắp sẽ ghi nhận vào chi phí sản xuất chung.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK352
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 352 – Dự phòng phải trả được quy định tại khoản 2, Điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
– Bên Nợ:
- Các khoản chi phí thực tế phát sinh có liên quan đến khoản dự phòng đã được trích lập trước đó.
- Các khoản hoàn nhập dự phòng khi doanh nghiệp xác định chắc chắn không còn phát sinh nghĩa vụ chi trả.
- Phần chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong kỳ hiện tại nhỏ hơn phần dự phòng còn lại từ kỳ trước chưa sử dụng hết.
– Bên Có: Phản ánh giá trị các khoản dự phòng được trích lập trong kỳ và ghi nhận vào chi phí hoạt động tương ứng.
– Số dư bên Có: Thể hiện tổng giá trị các khoản dự phòng phải trả còn lại đến cuối kỳ kế toán. Đây là những nghĩa vụ tiềm tàng mà doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi và đánh giá lại trong kỳ sau.
Để theo dõi chi tiết và phù hợp với từng loại nghĩa vụ dự phòng, tài khoản 352 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2:
- TK 3521 – Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa: Ghi nhận dự phòng chi phí bảo hành đối với sản phẩm hoặc hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ, phù hợp với các điều kiện bảo hành do doanh nghiệp cam kết với khách hàng.
- TK 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng: Được sử dụng để phản ánh chi phí bảo hành các công trình xây dựng đã hoàn thành và bàn giao. Việc trích lập khoản dự phòng này thường thực hiện vào cuối kỳ kế toán năm hoặc kỳ giữa niên độ, tùy theo đặc thù doanh nghiệp xây lắp.
- TK 3523 – Dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp: Theo dõi riêng phần chi phí dự kiến phát sinh từ việc thực hiện kế hoạch tái cơ cấu như chuyển địa điểm hoạt động, chấm dứt hợp đồng lao động, hoặc hỗ trợ người lao động bị ảnh hưởng.
- TK 3524 – Dự phòng phải trả khác: Phản ánh các khoản dự phòng ngoài ba nhóm nêu trên (bao gồm: Chi phí hoàn nguyên môi trường, tháo dỡ công trình, khôi phục mặt bằng, trợ cấp thôi việc theo Luật lao động, sửa chữa định kỳ tài sản cố định…). Các khoản này đều phải được trích lập dựa trên cơ sở pháp lý rõ ràng và nguyên tắc kế toán thận trọng.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 352 theo TT200
(1) Phương pháp kế toán dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa
– Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp tự ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ. Khi lập dự phòng cho chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3521).
– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…:
+ Trường hợp không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá:
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hóa, hạch toán:
Nợ các TK 621, 622, 627,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,…
Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá hoàn thành bàn giao cho khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3521)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa còn thiếu)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Trường hợp có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3521)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (Chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm, hàng hoá so với chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 336 – Phải trả nội bộ.
– Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xác định số dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, hạch toán:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3521).
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3521)
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
(2) Phương pháp kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng
– Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, hạch toán:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3522).
– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…:
+ Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng:
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, hạch toán:
Nợ các TK 621, 622, 627,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,…
Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3522)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3522)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có các TK 331, 336…
– Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng, nếu công trình không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3522)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
(3) Phương pháp kế toán dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp và dự phòng phải trả khác
– Khi trích lập dự phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả khác, dự phòng cho các hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó (như khoản bồi thường hoặc đền bù do việc không thực hiện được hợp đồng, các vụ kiện pháp lý…), hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6426)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3523, 3524).
– Khi trích lập dự phòng cho các khoản chi phí hoàn nguyên môi trường, chi phí thu dọn, khôi phục và hoàn trả mặt bằng, dự phòng trợ cấp thôi việc theo quy định của Luật lao động…, hạch toán:
Nợ các TK 627, 641, 642
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
– Đối với TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải được tiến hành sửa chữa định kỳ, kế toán phải thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, hạch toán:
Nợ các TK 627, 641, 642
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3523, 3524)
Có các TK 111, 112, 241, 331,…
– Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải xác định số dự phòng phải trả cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6426)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3523, 3524).
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (TK 3523, 3524)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6426).
(4) Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể tìm kiếm một bên thứ 3 để thanh toán một phần hay toàn bộ chi phí cho khoản dự phòng (ví dụ, thông qua các hợp đồng bảo hiểm, các khoản bồi thường hoặc các giấy bảo hành của nhà cung cấp), bên thứ 3 có thể hoàn trả lại những gì mà doanh nghiệp đã thanh toán. Khi doanh nghiệp nhận được khoản bồi hoàn của một bên thứ 3 để thanh toán một phần hay toàn bộ chi phí cho khoản dự phòng, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 711- Thu nhập khác.
(5) Kế toán xử lý các khoản dự phòng phải trả trước khi chuyển doanh nghiệp 100% vốn nhà nước thành Công ty cổ phần
Các khoản dự phòng phải trả sau khi bù đắp tổn thất, đến thời điểm chính thức chuyển thành công ty cổ phần, nếu còn thì hạch toán tăng vốn nhà nước tại thời điểm bàn giao, hạch toán:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK352 theo TT200
Doanh nghiệp có bắt buộc phải trích lập dự phòng phải trả không?
Việc trích lập dự phòng phải trả là không bắt buộc với mọi khoản chi phí tiềm tàng. Tuy nhiên, nếu khoản mục dự phòng đáp ứng đầy đủ ba điều kiện ghi nhận theo quy định (nghĩa vụ hiện hữu, khả năng phát sinh chi phí và ước tính được giá trị) thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện trích lập để đảm bảo nguyên tắc kế toán thận trọng và trung thực.
Khi nào doanh nghiệp được hoàn nhập dự phòng phải trả?
Doanh nghiệp được hoàn nhập dự phòng khi xác định chắc chắn không còn nghĩa vụ phải thanh toán hoặc khi khoản dự phòng thực tế cần trích trong kỳ thấp hơn số dư chưa sử dụng từ kỳ trước. Khoản hoàn nhập sẽ ghi giảm chi phí của kỳ hiện tại hoặc ghi nhận vào thu nhập khác, tùy theo bản chất khoản dự phòng.
Có được sử dụng khoản dự phòng này cho mục đích khác nếu chưa dùng hết?
Không. Khoản dự phòng phải trả chỉ được sử dụng để chi trả cho đúng mục đích đã trích lập ban đầu. Nếu không phát sinh chi phí liên quan, phần còn lại phải được hoàn nhập, không được sử dụng linh hoạt cho các chi phí khác.
Dự phòng chi phí tái cơ cấu có được lập nếu chưa có kế hoạch chi tiết?
Không được. Doanh nghiệp chỉ được phép trích lập dự phòng tái cơ cấu khi đã có kế hoạch cụ thể, bao gồm các nội dung như phạm vi ảnh hưởng, chi phí dự kiến, thời gian thực hiện, và đã thông báo hoặc triển khai thực tế. Thiếu kế hoạch cụ thể sẽ không đủ điều kiện ghi nhận.
Tạm kết:
Việc hạch toán đúng và đủ Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn thể hiện sự chủ động và minh bạch trong quản trị tài chính. Hy vọng rằng bài viết này sẽ là kim chỉ nam đáng tin cậy để những người làm công tác kế toán vận hành tài khoản 352 theo Thông tư 200 một cách chính xác nhất.
