Trong hoạt động kế toán – tài chính, biên bản xác nhận công nợ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát, đối chiếu và minh bạch các khoản phải thu, phải trả. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu cách lập, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng khi soạn thảo loại biên bản này, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của ketoan.vn để nắm rõ chi tiết.
1. Nội dung cần có trong biên bản xác nhận công nợ
Phần mở đầu:
- Phần này thể hiện các yếu tố hành chính và căn cứ pháp lý để lập biên bản, bao gồm:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ theo quy định hành chính nhà nước.
- Tên văn bản: Biên bản xác nhận công nợ.
- Căn cứ lập biên bản: Nêu rõ cơ sở pháp lý hoặc các thỏa thuận, hợp đồng làm căn cứ để lập biên bản xác nhận công nợ.
Phần nội dung:
- Địa điểm lập biên bản.
- Thời gian lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm.
- Thông tin các bên liên quan: Bao gồm tên đơn vị/cá nhân, mã số thuế (MST), địa chỉ, và thông tin định danh (số CMND/CCCD/Hộ chiếu).
- Nội dung xác nhận công nợ: Ghi rõ số tiền nợ, thời điểm phát sinh, các chứng từ, hóa đơn hoặc tài liệu liên quan làm căn cứ đối chiếu.
- Các thỏa thuận bổ sung (nếu có): Nêu rõ các điều khoản hoặc nội dung đặc thù áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
Phần kết thúc:
- Phần này khẳng định giá trị pháp lý và tính xác nhận của biên bản, gồm:
- Xác nhận thông tin tổng hợp: Ghi rõ số hiệu biên bản, giá trị công nợ được xác nhận.
- Chữ ký, họ tên và xác nhận của các bên liên quan: Đại diện hợp pháp của các bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) để biên bản có hiệu lực.
2. Thời điểm và trường hợp cần lập Biên bản xác nhận công nợ
Thời điểm lập biên bản
Biên bản xác nhận công nợ được lập trong quá trình kế toán kiểm tra, đối chiếu và kiểm soát các khoản công nợ giữa doanh nghiệp với đối tác — bao gồm nhà cung cấp, khách hàng hoặc các bên liên quan khác.
Mục đích của việc lập biên bản là để xác định tính chính xác và trung thực của số liệu công nợ, đồng thời đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng theo nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Thông thường, biên bản xác nhận công nợ được lập sau khi các bên đã tiến hành đối chiếu số liệu công nợ, và cần xác nhận lại để thống nhất thông tin giữa các bên.
Các trường hợp cần lập biên bản xác nhận công nợ
Biên bản xác nhận thường được sử dụng trong một số tình huống cụ thể sau:
- Khi ký kết hợp đồng: Biên bản được lập nhằm xác nhận rằng các bên đã thống nhất về thông tin liên quan đến khoản công nợ, điều kiện thanh toán và các nghĩa vụ tài chính khác.
- Khi thực hiện thanh toán định kỳ (thuê bao, dịch vụ, hợp đồng dài hạn): Việc lập biên bản giúp đảm bảo số liệu thanh toán chính xác, minh bạch và có căn cứ pháp lý rõ ràng trong từng kỳ thanh toán.
- Khi khách hàng thanh toán: Biên bản được dùng để xác nhận số tiền khách hàng cần thanh toán, ghi nhận việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán và đảm bảo tính thống nhất về số liệu giữa các bên.
Quy trình thực hiện xác nhận công nợ
- Bước 1: Xác định các thông tin liên quan đến công nợ, bao gồm số tiền, hình thức và thời hạn thanh toán.
- Bước 2: Lập biên bản, đảm bảo nội dung được trình bày rõ ràng, chính xác và đầy đủ.
- Bước 3: Các bên tham gia xem xét, đối chiếu và ký xác nhận vào biên bản.
- Bước 4: Lưu trữ biên bản làm căn cứ cho đến khi nghĩa vụ thanh toán được hoàn tất.
3. Các bước thực hiện quy trình xác nhận công nợ
Để đảm bảo việc xác nhận công nợ được tiến hành chính xác, minh bạch và có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình gồm các bước sau:
Kiểm tra và tổng hợp số liệu công nợ
Bộ phận kế toán tiến hành rà soát, thu thập và tổng hợp toàn bộ dữ liệu công nợ từ hệ thống kế toán nội bộ. Đồng thời, liên hệ với các bên liên quan (nhà cung cấp, khách hàng, đối tác…) để đối chiếu các chứng từ, hóa đơn, biên nhận và các tài liệu có liên quan đến công nợ.
Đối chiếu và xử lý chênh lệch số liệu
So sánh dữ liệu thu thập được từ các bên với sổ sách kế toán nội bộ. Nếu phát hiện có sự sai lệch hoặc khác biệt, kế toán cần phối hợp cùng đối tác để xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tính thống nhất về số liệu công nợ.
Lập biên bản xác nhận công nợ
Sau khi đối chiếu xong, tiến hành lập biên bản, là văn bản chính thức ghi nhận kết quả xác nhận giữa các bên. Biên bản cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Tên, địa chỉ và mã số thuế (MST) của các bên liên quan.
- Số tiền nợ phải thu, phải trả.
- Ngày lập và thời điểm xác nhận công nợ.
- Chữ ký và (nếu có) con dấu xác nhận của đại diện hợp pháp các bên.
Ký kết và phê duyệt biên bản
Gửi bản dự thảo biên bản cho các bên liên quan để xem xét, đối chiếu lại nội dung. Sau khi thống nhất, các bên ký xác nhận và đóng dấu nhằm bảo đảm tính pháp lý và giá trị cam kết của biên bản.
Lưu trữ và theo dõi công nợ
Sau khi ký kết, biên bản được lưu trữ cùng hồ sơ kế toán và các chứng từ liên quan. Bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản nợ đã được xác nhận để đảm bảo việc thu hồi hoặc chi trả diễn ra đúng thời hạn.
Báo cáo và xử lý tranh chấp (nếu có)
Kế toán định kỳ tổng hợp và báo cáo tình hình công nợ lên ban lãnh đạo để phục vụ công tác quản trị tài chính. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, biên bản xác nhận công nợ sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp
4. Mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word và Excel mới nhất
Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho công ty
Tải ngay Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho công ty
Mẫu giấy xác nhận công nợ khách hàng số 2
Tải ngay Mẫu giấy xác nhận công nợ khách hàng số 2
Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân
Tải ngay Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân
Mẫu thư xác nhận công nợ của kiểm toán
Tải ngay Mẫu thư xác nhận công nợ của kiểm toán
5. Lưu ý khi lập biên bản xác nhận nợ
- Xác định rõ mục đích của biên bản: Biên bản xác nhận là căn cứ pháp lý quan trọng để thống nhất các khoản nợ, lãi suất trả chậm… giữa các bên. Đây không phải là giấy vay nợ hay phụ lục hợp đồng kinh tế, mà là tài liệu độc lập ghi nhận tình trạng công nợ tại một thời điểm cụ thể.
- Khai báo đầy đủ thông tin của các bên liên quan: Mọi thông tin về doanh nghiệp và cá nhân cần được ghi rõ ràng, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, nhằm đảm bảo tính chính xác và tránh tranh chấp sau này.
- Thỏa thuận chi tiết trước khi lập biên bản: Các bên cần thống nhất trước về thời hạn thanh toán, lãi suất chậm trả và phương án xử lý khi vi phạm nghĩa vụ thanh toán, thay vì chỉ xác nhận số tiền còn nợ.
- Ký và xác nhận hợp lệ để đảm bảo giá trị pháp lý:
- Nếu là cá nhân, phải ký tên hoặc điểm chỉ trực tiếp.
- Nếu là doanh nghiệp, người đại diện hợp pháp phải ký tên và đóng dấu để biên bản có hiệu lực pháp lý.
- Lưu ý khi chuyển giao công nợ: Khi công nợ được chuyển giao cho bên thứ ba, bên nhận chuyển giao có nghĩa vụ thanh toán toàn bộ khoản nợ theo thỏa thuận ban đầu.
- Quy trình chuyển giao cần:
- Xác định rõ các khoản nợ được chuyển giao.
- Lập thỏa thuận chuyển giao chi tiết về quyền và nghĩa vụ.
- Thông báo đầy đủ cho bên nợ.
- Sau khi hợp đồng chuyển giao được ký kết, bên nhận chuyển giao chính thức tiếp nhận trách nhiệm thanh toán và kế toán phải cập nhật hồ sơ công nợ tương ứng.
Tóm lại, biên bản xác nhận công nợ không chỉ giúp quản lý công nợ hiệu quả mà còn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch tài chính. Doanh nghiệp cần lập và lưu trữ biên bản đúng quy định để đảm bảo minh bạch, chính xác và thuận lợi trong quá trình đối chiếu, thanh toán.
