Để đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên thì cần chuẩn bị hồ sơ như thế nào? Cách thức nộp hồ sơ đăng ký ra sao? Lệ phí đăng ký như thế nào? Có cần điều kiện gì khi đăng ký không? Để trả lời các thắc mắc trên, Kế Toán VN xin giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây:
1. Cơ sở pháp lý
Nội dung trong bài viết dưới đây sử dụng thông tin dựa trên văn bản pháp luật đang còn hiệu lực tại ngày viết bài gồm:
- Luật doanh nghiệp 2020.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC
- Thông tư số 64/2025/TT-BTC
- Thông tư số 47/2019/TT-BTC
Ngoài ra, trong bài viết còn tham khảo nội dung chính thống tại kênh của chính phủ gồm:
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn)
- Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn).
2. Điều kiện thành lập
Theo quy định, để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện sau:
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh: Không thuộc diện bị cấm đầu tư kinh doanh.
- Tên doanh nghiệp: Phải được đặt đúng quy định tại các Điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp.
- Hồ sơ: Phải hợp lệ theo quy định pháp luật.
- Lệ phí: Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
3. Thông tin cần chuẩn bị
- Tên công ty:
- Cấu trúc đặt tên công ty TNHH như sau: Công ty trách nhiệm hữu hạn/TNHH + Tên riêng. (Ví dụ: Công ty TNHH Thành Công)
- Yêu cầu: Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tra cứu: Lên trang dangkykinhdoanh.gov.vn gõ tên dự kiến vào ô tìm kiếm. Nếu xuất hiện tên trùng hoặc gây nhầm lẫn (chỉ khác ký tự “và”, “&”, dấu chấm…), bạn phải đổi tên khác.
- Địa chỉ trụ sở chính:
- Phải có địa chỉ cụ thể (gồm số nhà, tên đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) đặt làm văn phòng để giao dịch, hoạt động kinh doanh thực tế và có treo bảng hiệu.
- Không dùng địa chỉ tại Căn hộ chung cư hoặc Nhà tập thể (theo Luật Nhà ở).
- Vốn điều lệ:
- Là số vốn chủ sở hữu cam kết góp. Không có mức tối thiểu (trừ ngành nghề yêu cầu vốn pháp định như bảo hiểm, ngân hàng).
- Với công ty TNHH một thành viên, cá nhân sẽ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản trong phạm vi số vốn này. Do đó, cần điều chỉnh số vốn điều lệ một cách hợp lý.
- Ngành nghề kinh doanh:
- Tra cứu mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. (Tại đây: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/NganhNghe.aspx)
- Ví dụ: 4610 (Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa).
- Người đại diện theo pháp luật:
- Có thể là Chủ sở hữu hoặc thuê người khác.
- Phải đảm bảo luôn có ít nhất 1 người cư trú tại Việt Nam.
- Nằm trong đối tượng theo quy định.
4. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên
Để đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Mẫu số 2, Phụ lục I kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC): Ghi đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, vốn, ngành nghề, thông tin đăng ký thuế.
- Điều lệ công ty: Phải có chữ ký của Chủ sở hữu (cá nhân) hoặc Người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu (tổ chức).
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) theo mẫu số 10, Phụ lục I kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
- Giấy tờ chứng thực cá nhân (Bản sao công chứng không quá 6 tháng):
- CCCD/Hộ chiếu của Chủ sở hữu.
- CCCD/Hộ chiếu của Người đại diện theo pháp luật (nếu khác chủ sở hữu).
- Trường hợp chủ sở hữu là Tổ chức cần chuẩn bị:
- Bản sao Giấy chứng nhận ĐKDN hoặc quyết định thành lập.
- Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ: (Nếu bạn không trực tiếp làm mà nhờ nhân viên/dịch vụ).
- Bản sao CCCD của người được ủy quyền.
5. Nộp hồ sơ đăng ký thành thành lập công ty TNHH một thành viên
Khi tiến hành nộp hồ sơ, tiến hành nộp 1 bộ hồ sơ đầy đủ đã chuẩn bị theo các phương thức thực hiện như sau (có thể cá nhân nộp trực tiếp hoặc ủy quyền nộp):
- Cách 1: Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở kế hoạch và đầu tư).
- Cách 2: Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính bằng cách gửi hồ sơ giấy qua bưu điện.
- Cách 3: Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện:
| Phương thức thực hiện | Địa điểm/ công cụ | Quy trình thực hiện | Kết quả và thời gian |
| Đăng ký trực tiếp hoặc gửi bưu điện | Phòng Đăng ký kinh doanh (P.ĐKKD) nơi đặt trụ sở chính. | 1. Nộp bộ hồ sơ giấy.
2. Nhận Giấy biên nhận trực tiếp hoặc qua bưu điện. |
Thời gian: 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Kết quả:
|
| Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng | Cổng thông tin quốc gia: dangkykinhdoanh.gov.vn | 1. Kê khai thông tin online.
2. Tải văn bản điện tử (PDF). 3. Ký xác thực bằng Chữ ký số (USB Token). 4. Thanh toán lệ phí trực tuyến. |
– Người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử ngay sau khi gửi.
– Nếu hồ sơ đủ điều kiện => Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. – Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện => Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. |
| Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh | 1. Kê khai thông tin online.
2. Tải văn bản điện tử (PDF). 3. Ký xác thực bằng tài khoản ĐKKD đã đăng ký. 4. Thanh toán lệ phí trực tuyến. (Lưu ý: Nếu ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ người ủy quyền). |
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố thông tin với các quy định sau:
- Thời điểm thực hiện: Thực hiện ngay tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Nội dung công bố bao gồm:
- Các thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Tên, mã số thuế, địa chỉ, vốn…).
- Thông tin chi tiết về các ngành, nghề kinh doanh của công ty.
- Lệ phí: Phải thanh toán cùng lúc với lệ phí đăng ký doanh nghiệp (thường là 100.000 VNĐ).
Nếu bạn (chủ sở hữu hoặc đại diện pháp luật) không trực tiếp đi làm hồ sơ mà nhờ người khác thực hiện hộ thì cần cung cấp thêm các giấy tờ tùy theo đối tượng được nhờ:
| Đối tượng ủy quyền | Giấy tờ bắt buộc kèm hồ sơ đăng ký | Lưu ý |
| Cá nhân cụ thể (Nhân viên, người quen…) | Văn bản ủy quyền cho cá nhân đó. | Không bắt buộc phải ra phường công chứng hay chứng thực. |
| Tổ chức chuyên nghiệp (Công ty Luật, Kế toán) hoặc Đơn vị vận chuyển tư nhân | 1. Bản sao Hợp đồng ủy quyền với tổ chức đó.
2. Giấy giới thiệu (hoặc văn bản phân công) cho nhân viên trực tiếp đi nộp. |
Hai đối tượng này có yêu cầu giấy tờ giống hệt nhau. |
| Bưu điện Nhà nước (Dịch vụ bưu chính công ích) | Bản sao Phiếu gửi hồ sơ (theo mẫu của bưu điện). | Phiếu này phải có đủ chữ ký của nhân viên bưu điện và chủ doanh nghiệp. |
6. Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên, trong thời gian 3 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: => Cơ quan đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc hoặc thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thống nhất:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
- Doanh nghiệp có thời hạn 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ để bổ sung, sửa đổi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp: Cơ quan đăng ký thông báo cho người đăng ký và nêu rõ lý do.
7. Các chi phí & Lệ phí
- Lệ phí đăng ký: 50.000 VNĐ (Miễn lệ phí nếu nộp online theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Lệ phí công bố nội dung đăng ký: 100.000 VNĐ (Bắt buộc nộp khi làm hồ sơ online).
- Chi phí sau khi có giấy phép:
- Khắc con dấu: 200.000đ – 450.000đ.
- Chữ ký số (mua từ các nhà cung cấp như MISA, Viettel, VNPT…): 1.500.000đ – 2.500.000đ cho 3 năm.
- Hóa đơn điện tử: Khoảng 500.000đ – 1.000.000đ (tùy số lượng hóa đơn).
- Biển tên công ty: 150.000đ – 300.000đ.
8. Các việc cần thực hiện sau khi có giấy phép đăng ký doanh nghiệp
Sau khi nhận được giấy phép đăng ký doanh nghiệp, ta cần thực hiện các việc sau để tránh bị khóa mã số thuế hoặc bị phạt:
- Mở tài khoản ngân hàng.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kê khai lệ phí môn bài (nếu có).
- Treo biển công ty tại trụ sở đăng ký.
- Thực hiện góp vốn đúng theo số vốn điều lệ đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép.
