File Excel theo dõi sản xuất là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất từ nguyên vật liệu, nhân công đến sản lượng và chi phí. Với bảng tính được thiết kế sẵn, kế toán và quản lý sản xuất có thể dễ dàng ghi chép, tổng hợp và phân tích dữ liệu mà không tốn nhiều thời gian. Bài viết dưới đây của ketoan.vn dành tặng bạn mẫu file tải miễn phí để áp dụng ngay vào công việc của mình.
1. File Excel theo dõi sản xuất là gì?
File Excel theo dõi sản xuất là một bảng tính được thiết kế sẵn để ghi chép, quản lý và tổng hợp toàn bộ số liệu trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Trong file sẽ có các sheet hoặc bảng riêng để theo dõi nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn, sản lượng sản xuất, chi phí nhân công cũng như chi phí sản xuất phát sinh. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ, tính toán giá thành và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất.
Đối tượng sử dụng chính:
- Kế toán sản xuất: Cần dữ liệu để hạch toán và lập báo cáo.
- Quản đốc phân xưởng: Theo dõi tiến độ, năng suất và tình trạng nguyên vật liệu.
- Chủ doanh nghiệp: Nắm bắt số liệu tổng quan để ra quyết định quản trị.
2. Lợi ích khi sử dụng file excel theo dõi sản xuất?
Khi triển khai vào thực tế, file Excel theo dõi sản xuất không chỉ giúp ghi chép số liệu mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:
- Kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ: Ghi nhận đầy đủ lượng nhập – xuất – tồn theo từng ngày, từng mã nguyên liệu. Nhờ đó, kế toán và quản đốc dễ dàng phát hiện thất thoát, hao hụt bất thường và chủ động cân đối mua thêm khi gần hết tồn kho.
- Theo dõi tiến độ sản xuất rõ ràng: File Excel cho phép cập nhật sản lượng theo ca/ngày, so sánh giữa kế hoạch và thực tế. Doanh nghiệp nhanh chóng biết được dây chuyền nào đạt hiệu suất, dây chuyền nào chậm tiến độ để có biện pháp điều chỉnh.
- Quản lý chi phí minh bạch: Các khoản chi phí như nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung được tổng hợp ngay trong file. Điều này giúp kế toán sản xuất dễ dàng kiểm soát, hạn chế tình trạng ghi nhận thiếu hoặc sai lệch.
- Tính toán giá thành chính xác hơn: Với công thức có sẵn, file Excel giúp tự động phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý thủ công, đồng thời giảm nguy cơ sai sót khi tính toán.
- Báo cáo trực quan, dễ phân tích: Thông qua PivotTable và biểu đồ, nhà quản lý có thể lập báo cáo tổng hợp về sản lượng, chi phí, hiệu suất. Từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời.
- Tiết kiệm chi phí quản lý: Không cần đầu tư phần mềm phức tạp, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể sử dụng ngay file Excel, dễ tùy chỉnh theo đặc thù sản xuất của mình.
3. Mẫu file excel theo dõi sản xuất (Download)
Mẫu File excel theo dõi tiến độ sản lượng sản xuất dạng biểu đồ Gantt
Tải ngay file excel theo dõi tiến độ sản lượng sản xuất dạng biểu đồ Gantt
Mẫu file theo dõi tiến độ sản lượng sản xuất theo ca
Tải ngay file excel theo dõi tiến độ sản lượng sản xuất theo ca
Mẫu file theo dõi tiến độ sản lượng sản xuất
Tải ngay file theo dõi tiến độ sản lượng sản xuất
Mẫu file theo dõi kế hoạch sản xuất theo chỉ tiêu sản phẩm
Tải file theo dõi kế hoạch sản xuất theo chỉ tiêu sản phẩm
Mẫu file theo dõi tiến độ sản xuất
Tải file theo dõi tiến độ sản xuất
4. Giải pháp phần mềm theo dõi sản xuất
File Excel là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc đơn vị sản xuất thủ công. Tuy nhiên, khi quy mô sản xuất mở rộng, số lượng đơn hàng nhiều, dữ liệu phát sinh liên tục thì việc quản lý bằng Excel dễ dẫn đến tình trạng: file nặng, khó chia sẻ, dữ liệu không đồng bộ giữa các phòng ban.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý sản xuất/kế toán chuyên nghiệp để tối ưu quy trình. Một trong những giải pháp nổi bật hiện nay là phần mềm kế toán online MISA AMIS, cho phép:
- Kết nối dữ liệu kho – sản xuất – kế toán trong một hệ thống thống nhất.
- Theo dõi nguyên vật liệu và thành phẩm tự động: giảm sai sót so với nhập liệu thủ công.
- Tính giá thành sản phẩm nhanh chóng dựa trên dữ liệu chi phí thực tế.
- Cung cấp báo cáo tức thời về sản lượng, chi phí, lợi nhuận cho nhà quản lý.
- Làm việc online mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho ban giám đốc và kế toán.
Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong toàn bộ quy trình sản xuất – kế toán.
Có thể thấy, file excel theo dõi sản xuất mang lại nhiều lợi ích thiết thực, từ việc quản lý nguyên vật liệu, chi phí đến theo dõi tiến độ và tính giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể tận dụng file Excel để quản lý, tuy nhiên khi quy mô sản xuất mở rộng thì việc chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp như MISA AMIS sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị.
