Thông thường, việc kiểm kê tài sản là thủ tục kế toán định kỳ nhằm quản lý, bảo vệ nguồn lực và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Do vậy, rất nhiều công ty lựa chọn sử dụng các mẫu kiểm kê tài sản file excel để dễ dàng theo dõi, đối chiếu và quản lý hiện trạng tài sản. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các mẫu file excel được thiết kế chuyên biệt, khoa học cho doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong kiểm kê và quản lý.
1. Biên bản kiểm kê tài sản là gì?
Biên bản kiểm kê tài sản là văn bản ghi nhận kết quả thực tế về số lượng, chất lượng và tình trạng tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Đây là căn cứ pháp lý để so sánh, đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán, từ đó phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý.
Vai trò của biên bản kiểm kê tài sản:
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình tài sản, hạn chế thất thoát, hao hụt hoặc hư hỏng.
- Là cơ sở minh chứng khi quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính hoặc phục vụ thanh tra, kiểm tra.
- Hỗ trợ bộ phận quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản và lập kế hoạch bảo trì, thay thế.
2. Tải mẫu kiểm kê tài sản file excel chi tiết
Anh/chị có thể tải mẫu kiểm kê tài sản file excel chi tiết tại đây:
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu 05 TSCĐ theo Thông tư 200)
- Lịch biểu kiểm kê tài sản cố định
3. Những lưu ý khi lập mẫu kiểm kê tài sản file excel
Để mẫu kiểm kê tài sản bằng excel phát huy tối đa hiệu quả trong quản lý, cần chú ý các điểm sau:
- Bố cục rõ ràng, khoa học: Chia biểu mẫu thành các cột thông tin cần thiết như mã tài sản, tên tài sản, số lượng theo sổ sách, số lượng thực tế, chênh lệch, tình trạng, ghi chú… giúp dễ theo dõi và đối chiếu.
- Sử dụng mã hóa tài sản thống nhất: Gắn mã định danh duy nhất cho từng tài sản để tránh nhầm lẫn, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều loại tài sản tương tự nhau.
- Bổ sung công thức tự động: Ứng dụng các hàm Excel (SUM, IF, VLOOKUP…) để tính toán số liệu, đánh dấu chênh lệch, giảm thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót thủ công.
- Thiết lập định dạng dữ liệu: Định dạng ô nhập số, ngày tháng, dữ liệu chọn sẵn (Data Validation) để tăng tính đồng bộ và dễ dàng lọc, sắp xếp.
- Cập nhật định kỳ: Đảm bảo file được lưu trữ, sao lưu và cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng thực trạng tài sản tại từng thời điểm.
Tạm kết:
Sử dụng mẫu kiểm kê tài sản file excel mang lại lợi thế rõ rệt về tính linh hoạt, khả năng tùy chỉnh và sự tiện lợi trong lưu trữ, chia sẻ thông tin. Khi quy trình kiểm kê được chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc quản trị tài sản và phòng ngừa thất thoát. Hy vọng những thông tin và mẫu file mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
