Quản lý công nợ đóng vai trò then chốt trong việc duy trì dòng tiền ổn định và đảm bảo sức khỏe tài chính cho doanh nghiệp. Việc sử dụng file Excel quản lý công nợ giúp theo dõi chi tiết các khoản phải thu – phải trả một cách đơn giản và hiệu quả. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ cách tạo, sử dụng và tối ưu file Excel này trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của bạn.
1. File Excel quản lý công nợ là gì?
File Excel quản lý công nợ là một công cụ hỗ trợ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi và tính toán các khoản phải thu từ khách hàng cũng như các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Việc sử dụng file này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, hạn chế rủi ro phát sinh do nợ quá hạn và đảm bảo tình hình tài chính luôn minh bạch, ổn định.
Một file Excel quản lý công nợ miễn phí thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Tên khách hàng hoặc nhà cung cấp: Giúp xác định đối tượng phát sinh công nợ.
- Ngày phát sinh giao dịch: Ghi lại thời điểm bắt đầu khoản nợ.
- Số tiền phải thu hoặc phải trả: Thể hiện giá trị của từng khoản công nợ.
- Ngày đến hạn thanh toán: Mốc thời gian để theo dõi và nhắc nhở việc thanh toán đúng hạn.
- Số tiền đã thanh toán: Cập nhật các khoản tiền đã được chi trả hoặc thu hồi.
- Số dư còn lại: Phần công nợ chưa được thanh toán.
- Tình trạng công nợ: Ghi rõ tình trạng hiện tại như còn hạn, quá hạn hay đã thanh toán đủ.
- Ghi chú: Dùng để bổ sung các thông tin liên quan khác (ví dụ: lý do chậm thanh toán, thỏa thuận trả nợ, v.v.).
2. Hướng dẫn tạo file excel quản lý công nợ
Để quản lý công nợ hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai nhóm công nợ chính:
- Công nợ khách hàng (phải thu): Các khoản doanh nghiệp đã bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu được tiền.
- Công nợ nhà cung cấp (phải trả): Các khoản doanh nghiệp đã mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán.
2.1. Cấu trúc file Excel quản lý công nợ
2.1.1 Cấu trúc file excel quản lý công nợ phải thu
File Excel quản lý công nợ khách hàng là bảng tổng hợp toàn bộ các khoản doanh thu phát sinh nhưng chưa được thanh toán. Mục đích của file là giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết tình trạng thanh toán của từng khách hàng — đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu, thời điểm phát sinh và hạn thanh toán.
Các cột dữ liệu quan trọng cần có trong file công nợ phải thu gồm:
- Số thứ tự: Ghi lại thứ tự các giao dịch để tiện tra cứu.
- Mã khách hàng: Mã định danh riêng cho từng khách hàng (lấy từ sổ chi tiết công nợ).
- Tên khách hàng: Thông tin nhận diện đối tượng nợ.
- Số dư đầu kỳ bên Nợ: Số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp từ kỳ kế toán trước.
- Số dư đầu kỳ bên Có: Số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng đầu kỳ.
- Phát sinh trong kỳ bên Nợ: Số tiền khách hàng phát sinh nợ thêm trong kỳ.
- Phát sinh trong kỳ bên Có: Số tiền doanh nghiệp nợ khách hàng trong kỳ.
- Số dư cuối kỳ bên Nợ: Tổng số tiền khách hàng còn nợ vào cuối kỳ kế toán.
- Số dư cuối kỳ bên Có: Số tiền doanh nghiệp còn nợ khách hàng cuối kỳ.
- Cộng: Tổng hợp số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ của cả hai bên Nợ – Có.
2.1.2 Cấu trúc file Excel quản lý công nợ phải trả
File Excel quản lý công nợ nhà cung cấp được sử dụng để theo dõi các khoản hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp đã nhận nhưng chưa thanh toán (hoặc mới thanh toán một phần). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch chi trả, tránh phát sinh nợ quá hạn.
Các cột thông tin cần có trong bảng công nợ phải trả gồm:
- Số thứ tự: Ghi nhận thứ tự các giao dịch để thuận tiện đối chiếu.
- Mã nhà cung cấp: Mã định danh lấy từ sổ chi tiết công nợ.
- Tên nhà cung cấp: Ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Các thông tin công nợ: Gồm các cột như Phải trả đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, phải trả cuối kỳ — phản ánh toàn bộ quá trình thanh toán.
2.2. Ứng dụng các hàm Excel để tối ưu quản lý công nợ
Thay vì tính toán thủ công, doanh nghiệp có thể tận dụng các hàm Excel tự động để tổng hợp và phân tích dữ liệu nhanh chóng, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
Một số hàm Excel thường dùng trong quản lý công nợ gồm:
- Hàm SUM: Tính tổng các giá trị như số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
- Hàm IF: Dùng để xác định tình trạng công nợ (ví dụ: còn hạn hay đã quá hạn).
- Hàm VLOOKUP: Tìm kiếm thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp trong bảng dữ liệu.
- Hàm COUNTIF: Đếm số lượng các khoản nợ theo điều kiện cụ thể (như nợ quá hạn).
- Hàm AVERAGE: Tính trung bình thời gian thanh toán, giúp đánh giá tốc độ thu hồi công nợ.
3. Mẫu file quản lý công nợ bằng excel miễn phí
File quản lý công nợ bằng excel miễn phí – Mẫu 1: Công nợ phải thu
Tải ngay File quản lý công nợ phải thu
File quản lý công nợ bằng excel miễn phí – Mẫu 2: Công nợ phải trả
Tải ngay File quản lý công nợ phải trả
Sở hữu một file Excel quản lý công nợ đơn giản giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các khoản phải thu, phải trả, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, để quản lý chuyên nghiệp, tự động hóa và an toàn hơn, bạn nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý công nợ – giải pháp giúp cập nhật dữ liệu tức thì, báo cáo chính xác và hỗ trợ ra quyết định tài chính hiệu quả.
