Kiến Thức Excel Hướng dẫn tô màu xen kẽ các dòng trong Excel với Format...

Hướng dẫn tô màu xen kẽ các dòng trong Excel với Format As Table và Conditional Formatting

Để dữ liệu bảng tính Excel trở nên dễ đọc, làm nổi bật các thông tin, tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ thì ta có thể tô màu xen kẽ các dòng (hay còn gọi là tô màu cách dòng). Để thực hiện điều này ta có 2 cách:

  • Cách 1: Sử dụng tính năng Format as Table với Table Style để tô màu xen kẽ nhanh chóng.
  • Cách 2: Sử dụng Conditional Formatting để tô màu xen kẽ các dòng hoặc tô màu xen kẽ theo nhóm giá trị.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách cách thực hiện:

Mục lục Ẩn
Cách 1: Dùng Table Style (tô màu xen kẽ tự động nhanh nhất)
Cách 2: Sử dụng Conditional Formatting (để tô màu xen kẽ)
Cách 3: Sử dụng Conditonal Formatting để tô màu xen kẽ các nhóm giá trị

Cách 1: Dùng Table Style (tô màu xen kẽ tự động nhanh nhất)

Để tô màu xen kẽ, cách nhanh và tiện lợi nhất là sử dụng Format as Table. Để thực hiện ta sẽ làm như sau:

  • B1: Chọn vùng dữ liệu (Ví dụ: A1:D20)
  • B2: Vào tab Home > tìm nhóm Styles > chọn Format as Table > chọn mẫu bảng có màu xen kẽ có sẵn > khi hộp thoại xuất hiện thì tick vào “My table has headers” nếu vùng chọn có tiêu > chọn Ok.
  • B3: Để tùy chỉnh màu sắc xen kẽ:
    • Chọn vùng bảng > vào Table Design (hoặc Design) > trong phần Table Style Options, bạn có thể bật/tắt:
      • Header Row (hàng tiêu đề)
      • Banded Rows (tô màu xen kẽ theo hàng)
      • Banded Columns (tô màu xen kẽ theo cột)
    • Hoặc tạo thiết kế riêng: Table Design → New Table Style → chọn màu cho hàng lẻ/chẵn theo ý muốn.

Ví dụ ta thực hiện tô màu xen kẽ với bảng dữ liệu như sau:

bảng dữ liệu mẫu để tô màu xen kẽ
Ví dụ ta cần tô màu xen kẽ các dòng để làm nổi bật thông tin trong bảng này
cách sử dụng tô màu xen kẽ với format as table
Vào home > nhóm Styles > chọn Format as Table > chọn kiểu bảng tô màu xen kẽ mong muốn
kết quả màu xen kẽ được tô với format as table
Đây là kết quả bảng đã được tô màu xen kẽ cực kỳ nhanh chóng và đẹp mắt với format as table
vào tùy chỉnh màu xen kẽ với table design
Nếu muốn tùy chỉnh màu theo ý mình mong muốn. Ta vào lại chỗ Format as table > rồi chọn New Table Style
tùy chỉnh tô màu xen kẽ với table design
Tại đây ta có thể tùy chỉnh theo sở thích của mình bằng cách chọn vào các mục cần định dạng và chọn Format để tùy chỉnh từ màu nền, cỡ chữ, font chữ,…

Cách 2: Sử dụng Conditional Formatting (để tô màu xen kẽ)

Nếu chỉ cần tô màu xen kẽ các dòng ta có thể sử dụng Conditional Formatting nhưng cách này sẽ lâu hơn và ít linh hoạt hơn. Nhưng cách này sẽ được dùng khi cần tô màu theo các nhóm giá trị và điều kiện nào đó (mình sẽ hướng dẫn ở mục tiếp dưới).

Để thực hiện tô màu xen kẽ với Conditional Formatting ta thực hiện như sau:

  • B1: Chọn vùng dữ liệu (ví dụ: A2:D100)
  • B2: Vào Home > chọn Conditional Formatting > chọn New Rule > chọn Use a formula to determine which cells to format > rồi nhập công thức sau:
  • Muốn tô màu cho các dòng chẵn: =ISEVEN(ROW())
  • Muốn tô màu cho các dòng lẻ: =ISODD(ROW())
  • B3: Nhấn Format > chọn Fill > chọn màu nền mong muốn > nhấn Ok > Ok.
  • B4: Nếu muốn tùy chỉnh/thay đổi màu nền tô: chọn lại vùng dữ liệu > vào Conditional Formatting > chọn Manage Rules > chọn quy tắc vừa thiết lập > vào Edit Rules > nhấn Format để đổi màu rồi nhấn Ok > Ok.

Mẹo: Nếu vùng dữ liệu không bắt đầu từ dòng 1 (ví dụ bắt đầu từ dòng 5), bạn có thể điều chỉnh công thức thành thế này: =ISEVEN(ROW()-4)

Dưới đây, ta sẽ trực tiếp thực hiện với ví dụ thực tế. Để tô màu xen kẽ bảng dữ liệu sau với Conditional Formatting:

bảng dữ liệu mẫu để tô màu xen kẽ
Ví dụ ta cần tô màu xen kẽ các dòng để làm nổi bật thông tin trong bảng này
cách sử dụng conditional formatting để tô màu xen kẽ
Ta bôi đen vùng dữ liệu cần tô mà > vào Home > Conditional Formatting > chọn new rules để thiết lập quy tắc tô màu các dòng xen kẽ
công thức để tô màu xen kẽ với conditional formatting
Khi hộp thoại New Format Rule xuất hiện > ta chọn Use a formula to determine which cells to format > sau đó nhập công thức vào ô (ở đây mình sử dụng công thức tô màu các dòng chẵn: =ISEVEN(ROW()) > sau đó nhấn Format để tùy chỉnh màu nền cần tô
tùy chỉnh màu ô để tô màu các dòng với conditional formatting
Khi hộp thoại Format Cells xuất hiện > ta chọn phần Fill rồi chọn màu mong muốn. Ví dụ mình chọn màu xanh đậm như trong hình. Ta có thể quan sát được màu hiển thị ở phần Sample bên dưới để xem có phù hợp không? > rồi chọn ok
nhấn Ok để áp dụng màu tô xen kẽ giữa các dòng
Sau khi quay trở lại hộp thoại New Formatting Rule thì ta nhấn Ok lần nữa để hoàn thành
kết quả bảng được tô màu xen kẽ với conditonal formatting
Lúc này bảng dữ liệu đã được tô màu xen kẽ như sau. Trông rất chuyên nghiệp và nổi bật thông tin
tùy chỉnh màu sắc tô màu xen kẽ với conditonal formatting
Để thay đổi màu sắc nền ta sẽ bôi đen vùng dữ liệu > rồi vào lại Conditional Formatting > rồi chọn Manage Rule
bấm vào edit rule để tùy chỉnh điều kiện trong conditonal formatting
Khi cửa sổ conditonal Formatting Rules Manager xuất hiện > ta bấm chọn vào quy tắc thiết lập vừa tạo > rồi chọn Edit Rule để tùy chỉnh lại màu.
hiển thị bảng khi bấm edit rule trong conditional formatting
Khi cửa sổ New Formatting Rule xuất hiện, ta bấm vào Format và thực hiện tùy chỉnh màu như đã làm ở phía trên rồi nhấn Ok để hoàn thành

Cách 3: Sử dụng Conditonal Formatting để tô màu xen kẽ các nhóm giá trị

Với conditional Formatting ta có thể thực hiện tô màu xen kẽ với các trường hợp phức tạp hơn với điều kiện dữ liệu khác biệt. Ví dụ ta muốn tô màu xen kẽ các dòng nhưng theo các nhóm giá trị như sau:

ví dụ tô màu xen kẽ theo nhóm giá trị
trong bảng trên ta thấy rằng các giá trị được tô màu xen kẽ theo nhóm phòng ban. Các giá trị cùng là kế toán hoặc nhân sự,… sẽ được tô màu xen kẽ để dễ dàng quan sát theo các phòng ban.

Để thực hiện tô màu xen kẽ như trên ta vẫn sẽ sử dụng Conditional Formatting (ở cách 2) nhưng ở phần nhập công thức thì ta sẽ nhập công thức sau:

=MOD(SUMPRODUCT(($C$2:$C2<>$C$1:$C1)*1),2)=1

Trong đó công thức trên:

  • $C$2:$C2 và $C$1:$C1 là 2 dải động và khi sử dụng conditional formatting theo từng dòng thì nó sẽ tự động thay đổi phạm vi tương ứng.
  • ($A$2:$A2<>$A$1:$A1) dùng để trả về giá trị TRUE/FALSE khi các mảng động trên khác nhau.
  • SUMPRODUCT(...) dùng để cộng dồn toàn bộ 1 và 0 trong mảng. Kết quả chính là số lần thay đổi nhóm dữ liệu tính đến dòng hiện tại.
  • MOD(...,2) dùng để lấy phần dư khi chia số lần đổi nhóm cho 2:
    • Nếu dư = 0 → nhóm chẵn
    • Nếu dư = 1 → nhóm lẻ
  • =1 dùng để chỉ chọn những dòng có phần dư = 1 (nhóm lẻ) để tô màu.

Kết quả là mỗi nhóm liên tiếp trong cột C (phòng ban) có màu xen kẽ nhau.

công thức tô màu xen kẽ theo các nhóm giá trị
Ta vẫn sẽ chọn vùng dữ liệu mở Conditional Formatting > vào New Rules > chọn Use a formula to determine which cells to format > rồi nhập công thức nhưng nhập công thức để tô màu xen kẽ theo giá trị ở trên > vẫn vào Format để tiến hành chọn màu rồi Ok để áp dụng
kết quả tô màu xen kẽ theo nhóm giá trị
Khi hoàn thành ta sẽ có được bảng dữ liệu tô theo các nhóm giá trị như trên

Trên đây là hướng dẫn cực kỳ chi tiết, cụ thể để tô màu xen kẽ các dòng trong Excel giúp bạn đạt điểm cộng khi làm báo cáo, trình bày dữ liệu trước quản lý, sếp hay đồng nghiệp. Chúc các bạn áp dụng thành công!