Trong quá trình làm việc với Excel, việc tổng hợp thông tin từ nhiều file khác nhau là nhu cầu thường gặp, đặc biệt khi xử lý báo cáo hoặc quản lý dữ liệu lớn. Thay vì sao chép thủ công từng bảng, bạn có thể sử dụng cách lấy dữ liệu từ file Excel khác thông qua đường dẫn tham chiếu. Phương pháp này vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và đồng nhất giữa các file. Cách thực hiện như sau:
1. Hướng dẫn cách lấy dữ liệu từ file Excel khác
Excel cho phép tham chiếu dữ liệu từ file bên ngoài thông qua đường dẫn (Path). Chỉ cần xác định đúng đường dẫn, Sheet và ô cần lấy, bạn có thể tổng hợp dữ liệu nhanh chóng mà không cần sao chép thủ công. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định đường dẫn (Path)
Để xác định đường dẫn đầy đủ của file excel, bạn có thể thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Mở file excel lên rồi dùng hàm tra cứu thông tin mà excel hỗ trợ (Hàm Cell, hàm INFO)
Cách 2: Tìm đến thư mục chứa file excel sau đó giữ phím Shift, nhấn chuột phải và chọn mục Copy as path để copy đường dẫn đầy đủ của file
Bước 2: Lấy và tham chiếu dữ liệu
Mở file excel cần tham chiếu dữ liệu, sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + V để dán đường dẫn vừa sao chép:
C:\Users\admin\OneDrive\Desktop\Content\TH.xlsx
Bước 3: Sửa đường dẫn bằng cách thêm dấu = ở đầu và Sheet6, B6 ở cuối. Lưu ý các ký tự” và dấu chấm than !
=’C:\Users\admin\OneDrive\Desktop\Content\[TH.xlsx]Sheet6′!B6
Trong đó:
- C:\Users\admin\OneDrive\Desktop\Content\: Đây là đường dẫn tới thư mục chứa file Excel bạn cần lấy dữ liệu
- [TH.xlsx]: Đây là tên và phần mở rộng của file bạn cần lấy dữ liệu
- Sheet6: Đây là Sheet trong file mà bạn cần lấy dữ liệu
- B6: Đây chính là vùng bạn cần lấy dữ liệu trong Sheet6
Sau khi tiến hành sửa xong đường dẫn, nhấn Enter là đường dẫn sẽ trả về dữ liệu chứa trong ô cần tham chiếu.
Nếu bạn cần tham chiếu ngày sinh tại ô D6, hãy chuyển tham số B6 ở đuôi thành D6 là được.
2. Một số lưu ý cần nhớ khi lấy dữ liệu từ file excel
Khi áp dụng, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng:
- Chú ý chính xác vị trí của dấu nháy đơn, ngoặc vuông và dấu chấm than trong đường dẫn tham chiếu đến ô hoặc vùng dữ liệu trong Sheet của file cần lấy.
- Trên thực tế, cách làm này ít được sử dụng và bạn cũng không nên lạm dụng, vì việc kiểm soát dữ liệu và xác định vùng tham chiếu khá phức tạp, dễ dẫn đến sai sót nếu thao tác không chuẩn.
Với hướng dẫn chi tiết trên của ketoan.vn, bạn đã nắm được cách lấy dữ liệu từ file Excel khác thông qua đường dẫn tham chiếu. Đây là giải pháp hữu ích khi xử lý nhiều file cùng lúc, giúp công việc báo cáo và quản lý số liệu trở nên nhanh gọn, khoa học hơn. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến định dạng đường dẫn và hạn chế lạm dụng để tránh sai sót khi tham chiếu dữ liệu.
