File XLSX là định dạng bảng tính Office Open XML (áp dụng cho Excel từ 2007 trở đi) thay thế cho định dạng XLS cũ. Định dạng XLSX dựa trên nền tảng XML và nén tệp ZIP và lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng, bao gồm cả text, số, công thức và biểu đồ nhưng không lưu Macro.
1. Đặc điểm của file XLSX
Để hiểu rõ hơn về file XLSX hãy cùng tìm hiểu các đặc điểm sau:
1.1. Cấu trúc bên trong file .xlsx (Open XML + ZIP)
Một file Excel .xlsx thực chất là một tệp tin ZIP chứa rất nhiều tệp XML và thư mục con:
/xl/worksheets/→ Chứa dữ liệu của các sheet trong file./xl/sharedStrings.xml→ Lưu trữ các giá trị chuỗi dùng chung (giúp giảm trùng lặp, tối ưu dung lượng)./xl/styles.xml→ Thông tin về định dạng: phông chữ, màu sắc, kiểu số, đường viền…/xl/drawings/→ Lưu hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ trong file.[Content_Types].xml→ Mô tả loại nội dung của các phần tử trong file./_rels/→ Xác định mối liên kết giữa các tệp con.
Để hiểu rõ hơn ta có thể đổi tên file .xlsx thành .zip rồi giải nén để thấy toàn bộ cấu trúc bên trong.
1.2. Định dạng dữ liệu và khả năng lưu trữ file .xlsx
File .xlsx hỗ trợ nhiều loại dữ liệu:
- Số nguyên, số thập phân, phần trăm, tiền tệ.
- Văn bản (Text).
- Công thức và hàm tính toán.
- Định dạng ngày, giờ, thời gian.
- Hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ.
Điều đặc biệt trong file .xlsx là:
- Mọi công thức đều được lưu trong file XML riêng, Excel sẽ đọc và tính toán khi mở file.
- Mỗi ô có thể có màu sắc, font chữ, đường viền, canh lề… được định nghĩa trong styles.xml.
1.3. Dung lượng và hiệu suất của file .xlsx
File .xlsx được thay thế cho .xls bởi có nhiều ưu điểm trong dung lượng và hiệu suất:
- File
.xlsxcó dung lượng nhỏ hơn nhiều so với.xlsvì dữ liệu được nén bằng ZIP. - Tốc độ mở & lưu file
.xlsxnhanh hơn so với định dạng Excel cũ. - File
.xlsxtối ưu hơn khi làm việc với dữ liệu lớn. - File
.xlsxdễ phục hồi dữ liệu khi file gặp lỗi.
1.4. Khả năng tương thích file .xlsx
File .xlsx có khả năng hoạt động tốt trên phiên bản Excel 2007 trở đi và tương thích với các ứng dụng khác như:
- Google Sheets.
- LibreOffice Calc.
- WPS Office.
Ngoài ra, file .xlsx hỗ trợ làm việc trên nhiều nền tảng: Windows, macOS, Android, iOS, Web.
1.5. Thông số kỹ thuật của file .xlsx
| Đặc điểm | Giá trị tối đa |
|---|---|
| Số hàng | 1.048.576 hàng |
| Số cột | 16.384 cột (cột cuối là XFD) |
| Số sheet | Gần như không giới hạn, phụ thuộc RAM |
| Tên sheet | Tối đa 31 ký tự, không dùng ký tự :\/*?[] |
| Tên file | Nên ngắn gọn, không chứa ký tự đặc biệt |
| Kích thước tối đa | Khoảng 2GB, nhưng thực tế phụ thuộc cấu hình máy |
1.6. Khả năng bảo mật file .xlsx
Về bảo mật, File .xlsx có khả năng:
- Đặt mật khẩu để mở hoặc chỉnh sửa file.
- Hạn chế quyền chỉnh sửa một số sheet hoặc ô.
- Bảo vệ logic tính toán bên trong.
- Có chế độn Read-only để ngăn chỉnh sửa dữ liệu gốc.
1.7. File .xlsx hỗ trợ các tính năng nâng cao nào?
File .xlsx hỗ trợ các tính năng nâng cao như:
- PivotTable & PivotChart: Giúp tạo báo cáo động nhanh chóng.
- Conditional Formatting: Hỗ trợ định dạng dữ liệu theo điều kiện.
- Data Validation: Hỗ trợ ràng buộc dữ liệu nhập vào ô.
- Power Query: Hỗ trợ trích xuất, làm sạch, biến đổi dữ liệu.
- Power Pivot: Hỗ trợ xây dựng mô hình dữ liệu lớn, quan hệ nhiều bảng.
1.8. Bảng so sánh file .xlsx với các định dạng khác
| Định dạng | Có macro | Dung lượng | Tốc độ | Khả năng khôi phục | Ứng dụng phổ biến |
|---|---|---|---|---|---|
.xlsx |
❌ | Nhỏ | Nhanh | Tốt | Mặc định |
.xlsm |
✅ | Nhỏ | Nhanh | Tốt | File .xlsx có macro |
.xlsb |
✅ | Rất nhỏ | Rất nhanh | Tốt | Dữ liệu cực lớn |
.xls |
✅ | Lớn | Chậm | Thấp | Định dạng cũ |
.csv |
❌ | Rất nhỏ | Nhanh | Thấp | Xuất/nhập dữ liệu thô |
2. Cách lưu file excel ở đuôi dạng .xlsx
Để lưu file Excel ở dạng .xlsx ta thực hiện như sau:
- Mở file excel cần lưu => chọn File => chọn Save As => chọn This PC và nơi lưu file => sau đó sửa tên file ở ô File name => nhấp vào ô Save As Type rồi chọn Excel Workbook => nhấn Save.
Trong trường hợp muốn chuyển file ở định dạng khác như cvs/xls/xlsm sang định dạng .xlsx thì ta cũng thực hiện theo các bước như trên để tạo ra file mới.
- XLS → XLSX: Excel → Save As → Excel Workbook (.xlsx)*.
- XLSX → CSV: Save As → CSV (Comma delimited) (mất công thức/định dạng).
- XLSX → PDF: Save As/Export → PDF (nhớ thiết lập vùng in trước).
Lưu ý: CSV chỉ lưu 1 sheet. Muốn xuất nhiều sheet → xuất từng sheet.
Trên đây là hướng dẫn về file .xlsx. Mong rằng bài viết này hữu ích và giúp các bạn trong quá trình làm việc trong Excel.
