Quy trình hoàn thuế giá trị gia tăng theo quy định

Hoàn thuế giá trị gia tăng là quyền lợi hợp pháp và thiết thực đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh hiện nay. Trong nội dung bài viết này, ketoan.vn sẽ nói rõ hơn về các quy định, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và thực hiện thủ tục hoàn thuế nhanh chóng, hiệu quả, tránh sai sót và rủi ro không đáng có.

1. Hoàn thuế giá trị gia tăng là gì?

Hoàn thuế giá trị gia tăng là quá trình cơ quan thuế hoàn trả lại phần thuế GTGT mà doanh nghiệp hoặc cá nhân đã nộp hoặc còn được khấu trừ, khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Việc hoàn thuế thường được áp dụng trong trường hợp số thuế GTGT đầu vào lớn hơn số thuế đầu ra, hoặc khi người nộp thuế được hưởng các chính sách ưu đãi về thuế.

Cơ chế hoàn thuế GTGT có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Nó giúp giảm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, cải thiện dòng tiền lưu động, đồng thời khuyến khích đầu tư, xuất khẩu và các lĩnh vực được ưu tiên phát triển. Chính sách này cũng góp phần đảm bảo công bằng trong việc thu nộp thuế và hạn chế tình trạng nộp thừa.

2. Lợi ích của việc hoàn thuế giá trị gia tăng đối với doanh nghiệp

Hoàn thuế giá trị gia tăng là một trong những quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, được pháp luật bảo đảm và bảo vệ. Việc được hoàn thuế mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như sau:

• Phân bổ và tối ưu dòng tiền: Việc được hoàn thuế giúp doanh nghiệp bổ sung nguồn vốn lưu động, tạo điều kiện tái đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư vào các hoạt động chiến lược dài hạn.
• Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả tài chính: Khoản thuế GTGT được hoàn giúp doanh nghiệp giảm áp lực chi phí, tăng khả năng cân đối tài chính và cải thiện lợi nhuận trong kỳ hoạt động.
• Thể hiện sự tuân thủ pháp luật: Việc thực hiện đúng quy định về kê khai, khấu trừ và hoàn thuế GTGT không chỉ giúp doanh nghiệp được hưởng đầy đủ quyền lợi hợp pháp, mà còn tránh được các rủi ro, vi phạm và xử phạt hành chính liên quan đến thuế.

3. Trường hợp được hoàn thuế giá trị gia tăng 

Theo Điều 15 Luật Thuế Giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, có 8 trường hợp cụ thể được hoàn thuế giá trị gia tăng như sau: 

(1) Hoàn thuế đối với xuất khẩu

Cơ sở kinh doanh trong tháng, quý có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu nếu có số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế giá trị gia tăng theo tháng, quý, trừ trường hợp hàng hóa nhập khẩu sau đó xuất khẩu sang nước khác.

(2) Hoàn thuế đối với đầu tư

Cơ sở kinh doanh đã đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế có dự án đầu tư (dự án đầu tư mới, dự án đầu tư mở rộng) theo quy định của pháp luật về đầu tư (bao gồm cả dự án đầu tư được chia thành nhiều giai đoạn đầu tư hoặc nhiều hạng mục đầu tư, trừ trường hợp dự án đầu tư không hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp) đang trong giai đoạn đầu tư hoặc dự án tìm kiếm thăm dò, phát triển mỏ dầu khí đang trong giai đoạn đầu tư có số thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong giai đoạn đầu tư mà chưa được hoàn thuế thì cơ sở kinh doanh thực hiện bù trừ với số thuế giá trị gia tăng phải nộp của hoạt động sản xuất, kinh doanh đang thực hiện (nếu có). Sau khi bù trừ nếu số thuế giá trị gia tăng đầu vào của dự án đầu tư chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế giá trị gia tăng.

(3) Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế giá trị gia tăng 5%

Cơ sở kinh doanh chỉ sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% nếu có số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên sau 12 tháng liên tục hoặc 04 quý liên tục thì được hoàn thuế giá trị gia tăng.

(4) Hoàn thuế đối với cơ sở kinh doanh khi giải thể, phá sản

Cơ sở kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế được hoàn thuế giá trị gia tăng khi giải thể, phá sản có số thuế giá trị gia tăng nộp thừa hoặc số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết.

Trường hợp tổ hợp tác nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế chuyển đổi thành hợp tác xã thì hợp tác xã được kế thừa số thuế giá trị gia tăng nộp thừa hoặc số thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa được khấu trừ hết của tổ hợp tác để khấu trừ, hoàn thuế theo quy định.

(5) Hoàn thuế đối với hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh

Người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài (trừ thành viên của Tổ bay theo quy định của pháp luật về hàng không, thành viên của Đoàn thủy thủ theo quy định của pháp luật về hàng hải) mang hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế được hoàn thuế đối với hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh

(6) Hoàn thuế đối với các chương trình, dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) không hoàn lại hoặc viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo

Chủ chương trình, dự án hoặc nhà thầu chính, tổ chức do phía nhà tài trợ nước ngoài chỉ định việc quản lý chương trình, dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại được hoàn số thuế giá trị gia tăng đã trả cho hàng hóa, dịch vụ mua tại Việt Nam để phục vụ cho chương trình, dự án;

Tổ chức ở Việt Nam sử dụng tiền viện trợ không hoàn lại, tiền viện trợ nhân đạo của tổ chức, cá nhân nước ngoài để mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho chương trình, dự án viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo tại Việt Nam thì được hoàn số thuế giá trị gia tăng đã trả cho hàng hóa, dịch vụ đó.

(7) Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua tại Việt Nam của đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao

Đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao theo quy định của pháp luật về ngoại giao mua hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam đế sử dụng được hoàn số thuế giá trị gia tăng đã trả ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng hoặc trên chứng từ thanh toán ghi giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

(8) Hoàn thuế theo điều ước quốc tế

Cơ sở kinh doanh có quyết định hoàn thuế giá trị gia tăng của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và trường hợp hoàn thuế giá trị gia tăng theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

4. Điều kiện được hoàn thuế giá trị gia tăng

Căn cứ Điều 37 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các cơ sở kinh doanh, tổ chức thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT theo hướng dẫn tại các Điều 29, 30, 31, 32 Nghị định 181 được xem xét hoàn thuế khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Phải là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Lập và lưu giữ sổ kế toán, chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
• Có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng theo mã số thuế của cơ sở kinh doanh.
• Đáp ứng quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định của pháp luật và không thuộc trường hợp không đáp ứng quy định về khấu trừ thuế.
• Người bán được xác định đã kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo quy định đối với hóa đơn đã xuất cho cơ sở kinh doanh đề nghị hoàn thuế trong các trường hợp sau:
  • Tại thời điểm cơ sở kinh doanh nộp hồ sơ hoàn thuế, người bán đã nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định và không còn nợ tiền thuế giá trị gia tăng của kỳ tính thuế tương ứng với kỳ hoàn thuế của cơ sở kinh doanh.
  • Cơ quan quản lý thuế căn cứ vào kết quả xử lý của hệ thống công nghệ thông tin tự động tại thời điểm cơ sở kinh doanh nộp hồ sơ hoàn thuế để xác định người bán đã kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo quy định.
  • Trường hợp người bán chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, chưa nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ tính thuế tương ứng với kỳ hoàn thuế (bao gồm cả trường hợp chưa đến thời hạn nộp hồ sơ) hoặc còn nợ tiền thuế giá trị gia tăng của kỳ đó, thì cơ sở kinh doanh không được hoàn thuế đối với các hóa đơn tương ứng với kỳ tính thuế mà người bán chưa nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế hoặc còn nợ thuế giá trị gia tăng.
• Tại thời điểm cơ sở kinh doanh nộp hồ sơ hoàn thuế, cơ sở phải thuộc trường hợp được hoàn thuế giá trị gia tăng theo quy định; Có số thuế giá trị gia tăng đầu vào đáp ứng đầy đủ điều kiện hoàn thuế; Tuân thủ quy định về khai thuế theo pháp luật quản lý thuế; Lập hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng theo từng trường hợp và gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền tiếp nhận.

Lưu ý: Trường hợp cơ sở kinh doanh đã kê khai đề nghị hoàn thuế trên Tờ khai thuế GTGT, thì không được kết chuyển số thuế đầu vào đã đề nghị hoàn sang số thuế được khấu trừ của tháng tiếp theo.

5. Thời gian hoàn thuế giá trị gia tăng

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm phân loại hồ sơ để xác định phương thức xử lý theo hai nhóm sau:

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau

Căn cứ Điều 75 Luật Quản lý thuế năm 2019, trong thời hạn 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận hồ sơ và xác định thời hạn xử lý, cơ quan quản lý thuế phải thực hiện một trong ba biện pháp sau:

• Ban hành quyết định hoàn thuế, nếu hồ sơ đủ điều kiện hoàn thuế theo quy định;
• Chuyển hồ sơ sang diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau, nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 73 Luật Quản lý thuế 2019;
• Ban hành thông báo không hoàn thuế, nếu hồ sơ không đủ điều kiện được hoàn.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai lệch giữa thông tin trong hồ sơ hoàn thuế và dữ liệu quản lý thuế nội bộ, cơ quan thuế sẽ gửi văn bản yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin cần thiết.

Lưu ý: Thời gian người nộp thuế thực hiện giải trình hoặc bổ sung hồ sơ không được tính vào thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế.

Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau

Đối với hồ sơ thuộc diện này, cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế theo quy định nhằm xác định chính xác số thuế giá trị gia tăng được hoàn.

Trong thời hạn chậm nhất là 40 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo bằng văn bản chấp nhận hồ sơ và xác định thời hạn giải quyết, cơ quan quản lý thuế phải:

• Ra quyết định hoàn thuế, nếu hồ sơ đủ điều kiện; hoặc
• Ban hành thông báo không hoàn thuế, nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện hoàn thuế theo quy định pháp luật.

6. Thủ tục hoàn thuế giá trị gia tăng

Theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng, hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT (ngoại trừ các trường hợp: hoàn thuế theo Điều ước quốc tế và Hiệp định tránh đánh thuế hai lần; hoàn thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết khi doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản) bao gồm:

• Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước – theo mẫu số 01/HT ban hành kèm theo Phụ lục I Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
• Các tài liệu liên quan khác, được chuẩn bị tùy theo từng trường hợp cụ thể theo quy định của pháp luật hiện hành.

6.1 Trường hợp hoàn thuế dự án đầu tư

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư đối với trường hợp phải làm thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
• Đối với dự án có công trình xây dựng: Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/Quyết định giao đất/Hợp đồng cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép xây dựng.
• Bản sao Chứng từ góp vốn điều lệ: Bản sao Giấy phép kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép đầu tư kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện theo quy định.
• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC (trừ trường hợp người nộp thuế đã gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế)
• Quyết định thành lập Ban Quản lý dự án; Quyết định giao quản lý dự án đầu tư của chủ dự án đầu tư; Quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh/Ban quản lý dự án đầu tư (nếu chi nhánh, Ban quản lý dự án thực hiện hoàn thuế)

6.2 Trường hợp hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC (trừ trường hợp người nộp thuế đã gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế)
• Danh sách tờ khai hải quan đã thông quan theo mẫu số 01-2/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC đối với hàng hóa xuất khẩu đã thông quan

6.3 Trường hợp hoàn thuế chương trình, dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) không hoàn lại

Trường hợp vốn ODA không hoàn lại do chủ chương trình, dự án trực tiếp quản lý, thực hiện

• Bản sao Điều ước quốc tế/Thỏa thuận vốn ODA không hoàn lại/Văn bản trao đổi về việc cam kết và tiếp nhận vốn ODA không hoàn lại;

• Bản sao Quyết định phê duyệt Văn kiện dự án, phi dự án/Quyết định đầu tư chương trình;
• Văn kiện dự án hoặc Báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt(*)
• Giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ vốn sự nghiệp đối với chi sự nghiệp;
• Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đối với chi đầu tư của chủ dự án.
• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Bản sao văn bản xác nhận của cơ quan chủ quản chương trình, dự án ODA cho chủ chương trình, dự án về hình thức cung cấp chương trình, dự án ODA là ODA không hoàn lại thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT và việc không được ngân sách Nhà nước cấp vốn đối ứng để trả thuế GTGT(*)
• Trường hợp chủ chương trình, dự án giao một phần hoặc toàn bộ chương trình, dự án cho đơn vị, tổ chức khác quản lý, thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng vốn ODA không hoàn lại nhưng nội dung này chưa được nêu trong các tài liệu nêu trên thì phải có thêm Bản sao văn bản về việc giao quản lý, thực hiện chương trình, dự án ODA không hoàn lại của chủ chương trình, dự án cho đơn vị, tổ chức đề nghị hoàn thuế(*)
• Trường hợp nhà thầu chính lập hồ sơ hoàn thuế thì phải có thêm Bản sao hợp đồng ký kết giữa chủ dự án với nhà thầu chính thể hiện giá thanh toán theo kết quả thầu không bao gồm thuế GTGT(*)

Trường hợp vốn ODA không hoàn lại do nhà tài trợ trực tiếp quản lý, thực hiện

• Bản sao Điều ước quốc tế/Thỏa thuận vốn ODA không hoàn lại/Văn bản trao đổi về việc cam kết và tiếp nhận vốn ODA không hoàn lại;
• Bản sao Quyết định phê duyệt Văn kiện dự án, phi dự án/Quyết định đầu tư chương trình;
• Văn kiện dự án hoặc Báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt(*)
• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Trường hợp Nhà tài trợ chỉ định Văn phòng đại diện của nhà tài trợ hoặc tổ chức quản lý, thực hiện chương trình, dự án nhưng nội dung này chưa được nêu trong các tài liệu trên thì phải có thêm các tài liệu sau:
  • Bản sao văn bản về việc giao quản lý, thực hiện chương trình, dự án ODA không hoàn lại của nhà tài trợ cho Văn phòng đại diện của nhà tài trợ hoặc tổ chức do nhà tài trợ chỉ định;
  • Bản sao văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập Văn phòng đại diện của nhà tài trợ, tổ chức do nhà tài trợ chỉ định. (*)
• Trường hợp nhà thầu chính lập hồ sơ hoàn thuế thì còn phải có Bản sao hợp đồng ký kết giữa nhà tài trợ với nhà thầu chính/Bản tóm tắt hợp đồng có xác nhận của nhà tài trợ về hợp đồng ký kết giữa nhà tài trợ với nhà thầu chính, trong đó có các thông tin: số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng, thời hạn hợp đồng, phạm vi công việc, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, giá thanh toán theo kết quả thầu không bao gồm thuế GTGT. (*)

6.4 Trường hợp hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn tiền viện trợ không hoàn lại không thuộc hỗ trợ phát triển chính thức

• Bản sao Quyết định phê duyệt văn kiện chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án và văn kiện chương trình, dự án, phi dự án(*)
• Giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ vốn sự nghiệp đối với chi sự nghiệp và giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đối với chi đầu tư của chủ dự án (trường hợp tiếp nhận viện trợ không hoàn lại thuộc nguồn thu ngân sách Nhà nước)
• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC

6.5 Trường hợp hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn tiền viện trợ quốc tế khẩn cấp để cứu trợ và khắc phục hậu quả thiên tai tại Việt Nam

• Bản sao Quyết định tiếp nhận viện trợ khẩn cấp để cứu trợ (trường hợp viện trợ quốc tế khẩn cấp để cứu trợ) hoặc Quyết định chủ trương tiếp nhận viện trợ quốc tế khẩn cấp để khắc phục hậu quả thiên tai và văn kiện viện trợ quốc tế khẩn cấp để khắc phục hậu quả thiên tai (trường hợp viện trợ quốc tế khẩn cấp để khắc phục hậu quả thiên tai) (*)
• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC

6.6 Trường hợp hoàn thuế ưu đãi miễn trừ ngoại giao

• Bảng kê thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào dùng cho cơ quan đại diện ngoại giao theo mẫu số 01-3a/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Cục Lễ tân Nhà nước trực thuộc Bộ Ngoại giao về việc chi phí đầu vào thuộc diện áp dụng miễn trừ ngoại giao để được hoàn thuế
• Bảng kê viên chức ngoại giao thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT theo mẫu số 01-3b/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTChàng

6.7. Hoàn thuế đối với ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế giá trị gia tăng cho khách xuất cảnh

• Bảng kê chứng từ hoàn thuế giá trị gia tăng cho người nước ngoài xuất cảnh theo mẫu số 01-4/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC

6.8. Trường hợp hoàn thuế giá trị gia tăng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Quyết định của cơ quan có thẩm quyền

Lưu ý: (*) Người nộp thuế chỉ phải nộp các giấy tờ này đối với hồ sơ đề nghị hoàn thuế lần đầu hoặc khi có thay đổi, bổ sung.

7. Quy trình hoàn thuế giá trị gia tăng 

Theo Điều 32 Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) được nộp theo hai hình thức:

• Nộp điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế; 
• Nộp bản giấy trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bước 1: Nộp hồ sơ hoàn thuế

Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế đầy đủ, hợp lệ và thực hiện nộp theo một trong hai hình thức:

• Nộp điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;
• Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoặc gửi qua đường bưu chính.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và thực hiện xử lý theo từng trường hợp:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế gửi Thông báo chấp nhận hồ sơ hoàn thuế (mẫu 02/TB-HT).
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan thuế gửi Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ (mẫu 03/TB-HT).
• Nếu hồ sơ không thuộc đối tượng được hoàn thuế, cơ quan thuế ban hành Thông báo không hoàn thuế (mẫu 04/TB-HT).

Bước 3: Giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Khi hồ sơ đã được xác định hợp lệ, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, đối chiếu và thẩm định số thuế GTGT đề nghị hoàn.
Tùy trường hợp, cơ quan thuế có thể:

• Yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu; 
• Thực hiện kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.

Bước 4: Ra quyết định hoàn thuế

Căn cứ kết quả kiểm tra và thẩm định, cơ quan thuế sẽ:

• Ban hành Quyết định hoàn thuế (mẫu 01/QĐHT) nếu hồ sơ đủ điều kiện, đồng thời chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn vào tài khoản của người nộp thuế;
• Ban hành Thông báo không hoàn thuế (mẫu 04/TB-HT) nếu hồ sơ không đủ điều kiện, kèm theo lý do cụ thể.

7. Giải đáp một số thắc mắc về hoàn thuế giá trị gia tăng

Cá nhân có được hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) hay không?

Thông thường, chỉ doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, cá nhân cũng có thể được hoàn thuế GTGT, cụ thể như:

• Người nước ngoài mua hàng hóa tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh;
• Cá nhân thuộc đối tượng được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao theo quy định của pháp luật về ngoại giao.

Thời gian nhận tiền sau khi có quyết định hoàn thuế

Sau khi cơ quan thuế ban hành quyết định hoàn thuế, việc chuyển tiền hoàn được thực hiện trong vòng 03 ngày làm việc (đối với trường hợp hoàn qua tài khoản ngân hàng).

Nếu phát sinh vướng mắc hoặc cần xác minh, bổ sung thông tin, thời gian xử lý có thể kéo dài nhưng không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định hoàn thuế.

Mức thuế giá trị gia tăng được hoàn là bao nhiêu?

Doanh nghiệp được xem xét hoàn thuế GTGT khi số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên.

Trường hợp số thuế chưa khấu trừ dưới 300 triệu đồng, doanh nghiệp không được hoàn mà chuyển số thuế còn lại sang kỳ kê khai tiếp theo để tiếp tục khấu trừ.

Phân biệt giữa hoàn thuế và khấu trừ thuế GTGT

Nội dung	Hoàn thuế GTGT	Khấu trừ thuế GTGT
Khái niệm	Là việc Nhà nước hoàn trả số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết cho người nộp thuế.	Là việc doanh nghiệp tự bù trừ số thuế GTGT đầu vào với thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Phạm vi áp dụng	Áp dụng trong các trường hợp như xuất khẩu, dự án đầu tư, hoặc đối tượng đặc biệt.	Áp dụng thường xuyên trong quá trình kê khai thuế hàng kỳ.
Xử lý phần chênh lệch	Được hoàn lại bằng tiền khi đủ điều kiện theo quy định.	Được chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ nếu chưa hết.

 

Hạch toán hoàn thuế GTGT theo tài khoản kế toán

Để theo dõi chính xác và minh bạch việc hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp nên mở chi tiết các tài khoản thuộc nhóm TK 133 như sau:

TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ từ hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh.

TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ từ việc mua tài sản cố định (TSCĐ).

TK 1333 (mới): Thuế GTGT đã đề nghị hoàn:

Theo dõi số thuế đã nộp hồ sơ xin hoàn.

Số dư: Số thuế đã đề nghị nhưng chưa có quyết định từ cơ quan thuế.

TK 1338 (mới): Thuế GTGT đã được hoàn phải thu:

Ghi nhận số thuế đã có quyết định hoàn nhưng chưa nhận được tiền.

Số dư: Số thuế đã được hoàn nhưng chưa nhận tiền từ kho bạc.

Việc hoàn thuế giá trị gia tăng mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực – từ việc cải thiện dòng tiền, tiết kiệm chi phí, đến đảm bảo quyền lợi hợp pháp theo quy định của pháp luật. Để quá trình hoàn thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ quy định về kê khai và nộp thuế. Chủ động nắm bắt quy trình hoàn thuế GTGT chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu tài chính và phát triển bền vững trong thời kỳ hội nhập.