Việc kê khai thuế GTGT đúng quy định là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình thực hiện trên phần mềm HTKK nhanh, chuẩn và dễ hiểu. Ketoan.vn sẽ hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng chi tiết ngay trong phần bài viết dưới đây
1. Giới thiệu nhanh về thuế giá trị gia tăng & phần mềm HTKK
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế gián thu được tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Hiểu đơn giản, đây là khoản thuế mà doanh nghiệp nộp thay cho người tiêu dùng, nhưng được khấu trừ đầu vào – đầu ra để tránh đánh thuế hai lần.
Việc kê khai thuế GTGT chính xác giúp doanh nghiệp:
- Thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh bị xử phạt hành chính.
- Quản lý doanh thu, chi phí và thuế đầu vào hiệu quả.
- Đảm bảo quyền lợi được khấu trừ thuế hợp lệ.
Hiện nay, toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam đều kê khai thuế GTGT bằng hình thức điện tử. Công cụ phổ biến nhất là phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) do Tổng cục Thuế phát hành miễn phí. Phần mềm này mang đến nhiều lợi ích cho kế toán như:
- Tạo và nhập tờ khai thuế GTGT theo đúng biểu mẫu mới nhất (01/GTGT, 04/GTGT…).
- Tự động kiểm tra lỗi logic, cảnh báo sai sót trước khi nộp.
- Kết xuất tờ khai XML, ký số và nộp trực tuyến lên Cổng thông tin thuế điện tử nhanh chóng.
- Lưu trữ dữ liệu kê khai của từng kỳ để tra cứu, in ấn và điều chỉnh khi cần.
Nhờ sự hỗ trợ của HTKK, quy trình kê khai – nộp thuế GTGT đã chuyển hoàn toàn sang hình thức online, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và đảm bảo đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Thông tư 80/2021: Điểm mới trong kê khai GTGT
Thông tư 80/2021/TT‑BTC được Bộ Tài Chính ban hành ngày 29/9/2021, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý Thuế (38/2019/QH14) và Nghị định 126/2020/NĐ‑CP, chính thức có hiệu lực từ kỳ tính thuế từ 01/01/2022 trở đi.
Một số điểm nổi bật của TT 80/2021/TT-BTC mà bạn cần nắm rõ ngay dưới đây:
Kỳ tính thuế – tháng hoặc quý
- Theo Thông tư 80, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng, trừ trường hợp đáp ứng điều kiện để kê khai theo quý.
- Điều kiện được kê khai theo quý bao gồm: doanh nghiệp mới thành lập; doanh thu năm trước ≤ 50 tỷ đồng; hoặc sản phẩm thuộc danh mục công nghiệp hỗ trợ…
- Trường hợp doanh nghiệp đang kê khai theo quý và sau đó không còn đáp ứng điều kiện, thì phải chuyển về kê khai theo tháng kể từ quý tiếp theo.
Mẫu tờ khai và chỉ tiêu mới
- Thông tư 80 quy định các mẫu tờ khai GTGT mới, như: 01/GTGT (phương pháp khấu trừ), 04/GTGT (phương pháp trực tiếp trên doanh thu) …
- Trên mẫu 01/GTGT có những chỉ tiêu mới/sửa đổi:
- Bổ sung chỉ tiêu [01a] để khai riêng đối với một số hoạt động đặc thù.
- Bổ sung chỉ tiêu [39a] “thuế GTGT còn được khấu trừ chưa đề nghị hoàn…” để doanh nghiệp có dự án đầu tư hoặc đơn vị phụ thuộc có thể khai rõ hơn.
- Bỏ chỉ tiêu [39] cũ “Thuế GTGT đã nộp ở địa phương khác…” để phù hợp với quy định mới.
Khai thuế riêng – phân biệt rõ với hoạt động khác
- Doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh hoặc có địa điểm kinh doanh ở nhiều tỉnh phải khai thuế GTGT riêng đối với: dự án đầu tư hoàn thuế, hoạt động chuyển nhượng bất động sản ngoại tỉnh, nhà máy sản xuất điện nằm khác trụ sở chính…
- Ví dụ: Nếu doanh nghiệp có dự án đầu tư được hoàn thuế GTGT, thì phải lập tờ khai riêng cho dự án đó.
Thời hạn áp dụng và hiệu lực
- Thông tư 80 có hiệu lực đối với kỳ tính thuế bắt đầu từ 01/01/2022.
- Doanh nghiệp đang kê khai năm 2021 cũng cần lưu ý vì mẫu biểu mới sẽ áp dụng ngay cho quyết toán năm 2021.
Lý do quan trọng để cập nhật ngay
- Việc khai sai mẫu hoặc bỏ sót chỉ tiêu mới có thể dẫn đến bị từ chối hồ sơ, phải điều chỉnh, nộp bổ sung… gây tốn thời gian và có thể bị phạt.
- Cập nhật đúng mẫu, chọn đúng loại tờ khai và chỉ tiêu giúp doanh nghiệp: đảm bảo hồ sơ hợp lệ với cơ quan thuế; tối ưu quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào; tránh việc bị điều chỉnh lại hoặc truy thu thuế.
3. Chuẩn bị trước khi kê khai (hồ sơ, chứng từ, phần mềm)
Trước khi bắt đầu kê khai thuế GTGT trên phần mềm HTKK, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, dữ liệu và công cụ hỗ trợ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp quá trình kê khai diễn ra suôn sẻ mà còn tránh sai sót, chậm hạn nộp tờ khai – nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.
Hồ sơ và chứng từ
- Hóa đơn đầu ra (bán hàng, cung cấp dịch vụ): kiểm tra thông tin hóa đơn, mã số thuế, ngày phát hành, thuế suất GTGT.
- Hóa đơn đầu vào (mua hàng, chi phí, dịch vụ): chỉ được khấu trừ nếu hợp lệ (có mã số thuế, thanh toán qua ngân hàng nếu trên 20 triệu đồng).
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra – mua vào (nếu có).
- Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí, thuế GTGT đầu ra – đầu vào theo tháng hoặc quý.
- Chứng từ nộp thuế hoặc hoàn thuế GTGT kỳ trước (để đối chiếu số dư khấu trừ, hoàn thuế).
Phần mềm hỗ trợ kê khai
- Phần mềm HTKK mới nhất
- Chữ ký số (USB Token)
- Trình duyệt web tương thích để nộp tờ khai điện tử
- Cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế
- Kết nối internet ổn định
4. Hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng trên phần mềm HTKK
Bước 1: Cài đặt phần mềm HTKK, sau đó nhập mã số thuế của doanh nghiệp, tổ chức
Bước 2: Nếu là lần khai báo mã số thuế đầu tiên thì hệ thống sẽ hiển thị ngay màn hình để khai báo thông tin về doanh nghiệp. Lưu ý điền các thông tin bắt buộc có dấu (*).
Bước 3: Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn hãy nhấn Ghi.
Bước 4: Tại đây bạn sẽ được vào giao diện chính của phần mềm với các chức năng ở cột bên trái. Chọn “thuế GTGT” tiếp đến bấm “tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) (TT802021) (1)
Bước 5: Chọn tờ khai thuế GTGT
Tiếp đến, bạn click chọn vào “thuế giá trị gia tăng”, bấm trọn tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) (TT80/2021)
Bước 6: Chọn kỳ tính thuế:
- Phần mềm đang tự động hiển thị theo thông tin khai báo ban đầu của doanh nghiệp trên phần mềm HTKK, nhưng cho phép sửa.
- Chi tiết về quy định nơi nộp hồ sơ khai thuế GTGT thì các bạn xem tại đây:
- Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế GTGT Theo Nghị định 126, Thông tư 80
(2) Chọn kỳ kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý:
- Thuế GTGT là loại thuế có kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý.
- Cách xác định kỳ kê khai thuế GTGT được thực hiện theo quy định điểm a khoản 1 Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Điều 9 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:
- Khai thuế giá trị gia tăng theo quý áp dụng đối với:
-
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm dương lịch liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được khai thuế giá trị gia tăng theo quý.
- Doanh nghiệp mới thành lập.
-
- Doanh nghiệp mới thành lập
- Trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh thì thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Sau khi sản xuất, kinh doanh đủ 12 tháng thì căn cứ vào mức doanh thu để xác định kỳ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay theo quý của năm dương lịch liền kề trước liền kề (từ ngày 01/01 đến 31/12 của năm dương lịch trước liền kề) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hay theo quý cho năm dương lịch tiếp theo.
Lưu ý: Đối với các công ty đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý thì được quyền lựa chọn kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý.
- Khai thuế giá trị gia tăng theo tháng áp dụng đối với:
-
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng.
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống nhưng lựa chọn khai thuế giá trị gia tăng theo tháng.
Lưu ý:
- Người nộp thuế có trách nhiệm tự xác định thuộc đối tượng khai thuế theo quý để thực hiện khai thuế theo quy định.
- Người nộp thuế đáp ứng tiêu chí khai thuế theo quý được lựa chọn khai thuế theo tháng hoặc quý ổn định trọn năm dương lịch.
(3) Chọn trạng thái tờ khai là “Lần đầu” hay “Bổ sung”:
Tích chọn “Tờ khai Lần đầu” nếu đây là lần đầu doanh nghiệp lập tờ khai thuế GTGT cho kỳ tính thuế đó.
Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế lần đầu đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì kê khai bổ sung theo số thứ tự của tờ khai bổ sung.
Lưu ý: Kể từ thời điểm Hệ thống Etax có Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế gửi với Tờ khai thuế “Lần đầu”, các Tờ khai thuế tiếp theo của cùng kỳ tính thuế, cùng hoạt động sản xuất kinh doanh là tờ khai “Bổ sung”. Doanh nghiệp phải nộp Tờ khai “Bổ sung” theo quy định về khai bổ sung.
Chọn danh mục ngành nghề:
Phần mềm đang để mặc định lựa chọn “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”.
Nếu doanh nghiệp bạn đang kê khai thuế GTGT cho các hoạt động khác thì chọn như:
(2) Hoạt động xây dựng, xây lắp có kiến thiết, xí nghiệp công trình.
(3) Hoạt động đầu tư khai thác dầu khí.
(4) Hoạt động tìm kiếm thăm dò dầu khí và các hoạt động khác theo quy định.
Lưu ý:
Trường hợp người nộp thuế vừa có hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường vừa có hoạt động xây dựng, lắp đặt, bán hàng vãng lai ngoại tỉnh thì phải kê khai riêng từng loại hình hoạt động theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Chọn danh mục ngành nghề: Phần mềm đang để mặc định lựa chọn “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Nếu doanh nghiệp đang kê khai thuế GTGT cho các hoạt động khác như:
(2) Hoạt động đồng hồ kiến thiết, xổ số điện toán.
(3) Hoạt động thăm dò khai thác dầu khí.
(4) Dự án đầu tư cơ sở hạ tầng, nhà để chuyển nhượng khác địa bàn tỉnh nơi đóng trụ sở chính.
(5) Nhà máy sản xuất điện khác địa bàn tỉnh nơi đóng trụ sở chính. Thì thực hiện chọn lại theo thực tế hoạt động kinh doanh nghiệp muốn kê khai
Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế có nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh nêu trên thì lập nhiều tờ khai thuế, mỗi tờ khai, người nộp thuế lựa chọn một hoạt động sản xuất kinh doanh tương ứng với thông tin kê khai.
(4) Chọn phụ lục đính kèm (Nếu có): Nếu doanh nghiệp của bạn có phát sinh các hoạt động liên quan đến các phụ lục dưới đây thì thực hiện tích chọn vào phụ lục đó để kê khai:
- Phụ lục bảng phân bổ số thuế giá trị gia tăng phải nộp cho các địa phương nơi được hưởng nguồn thu đối với hoạt động sản xuất thủy điện mẫu số 01-2/GTGT ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng phân bổ số thuế giá trị gia tăng phải nộp cho các địa phương nơi được hưởng nguồn thu đối với hoạt động kinh doanh xổ số điện toán mẫu số 01-3/GTGT ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng phân bổ thuế giá trị gia tăng phải nộp cho địa phương nơi được hưởng nguồn thu (trừ sản xuất thủy điện, kinh doanh xổ số điện toán) mẫu số 01-6/GTGT ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
- Nếu trong kỳ, Doanh nghiệp có phát sinh các hàng hóa, dịch vụ mua bán, ra bán được giảm thuế GTGT theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP quy định chính sách giảm thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết 204/2025/QH15 thì sẽ tích chọn thêm Phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” để kê khai các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT còn 8% vào đó.
(5) Bấm “Đồng ý” để phần mềm HTKK hiển thị ra tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT:
Bước 7: Lập các phụ lục đính kèm tờ khai trước (Nếu có)
* Đối tượng phải làm phụ lục giảm thuế GTGT, gồm có:
- Doanh nghiệp chỉ có phát sinh đầu ra được giảm thuế GTGT
- Doanh nghiệp vừa có phát sinh đầu ra được giảm thuế GTGT, vừa có phát sinh đầu vào được giảm thuế GTGT
* Đối tượng không phải làm phụ lục giảm thuế GTGT, gồm có:
- Doanh nghiệp chỉ có phát sinh hóa đơn đầu vào được giảm thuế GTGT (mà không phát sinh đầu ra được giảm thuế GTGT)
- Doanh nghiệp không phát sinh cả hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào được giảm thuế GTGT (Do không mua, bán các mặt hàng được giảm thuế GTGT)
Các doanh nghiệp không phải làm phụ lục giảm thuế sẽ:
- Không tích chọn thêm phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15”
- Bỏ qua bước số 4 này, thực hiện luôn bước số 5 – Hoàn thiện tờ khai
Lưu ý: Nếu trong kỳ doanh nghiệp không phát sinh hàng hóa – dịch vụ bán ra được giảm thuế GTGT mà đã lỡ tích chọn phụ lục giảm thuế thì thực hiện bấm vào tab phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” rồi bấm vào nút “Xóa” ở phía dưới, góc phải màn hình để xóa phụ lục đó đi (Nút “Xóa” ở cạnh nút “Kết Xuất“).
Vì Cột (2) Tên hàng hóa, dịch vụ và Cột (3) Giá trị HHDV chưa có thuế GTGT tại phần II trong phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” trên phần mềm HTKK là chỉ tiêu bắt buộc nhập. => Do đó, nếu bạn chọn phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” mà không kê khai thông tin (bỏ trống cột 2, cột 3) thì phần mềm HTKK sẽ báo lỗi => Không kết xuất được tờ khai.
5. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi kê khai thuế GTGT
Dù phần mềm HTKK được thiết kế để tự động hóa quy trình, nhưng trong thực tế, kế toán vẫn dễ gặp nhiều lỗi kỹ thuật hoặc sai sót nhập liệu. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất – kèm cách xử lý nhanh:
| Sai định dạng file XML | |
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|
|
| Lỗi chữ ký số không hợp lệ | |
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|
|
| Chọn nhầm kỳ kê khai hoặc sai mã số thuế | |
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|
|
| Cách xử lý khi nộp sai hoặc cần nộp bổ sung | |
| Tình huống thường gặp | Hướng xử lý |
|
|
Qua hướng dẫn kê khai thuế giá trị gia tăng trên, kế toán có thể dễ dàng thực hiện đúng quy trình, tránh sai sót và nộp tờ khai đúng hạn. Việc cập nhật và tuân thủ quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động mà còn tối ưu quyền lợi về thuế.
