Quản trị chi phí sản xuất luôn là yếu tố then chốt trong bài toán nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để làm chủ được dòng chi phí này, hạch toán đúng và đủ Tài khoản 631 không chỉ là yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán mà còn là chìa khóa giúp nhà quản lý hiểu sâu về cấu trúc giá thành. Bài viết này đi vào phân tích chi tiết cách thức vận dụng Tài khoản 631 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, từ nguyên tắc ghi nhận đến luồng chứng từ, nhằm hỗ trợ người làm kế toán có thể kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất – yếu tố nền tảng quyết định lợi nhuận.
1. Tài khoản 631 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 631 theo thông tư 200 là tài khoản Giá thành sản xuất. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ ở các đơn vị sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp và các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, bưu điện, du lịch, khách sạn,… trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 631 – Giá thành sản xuất theo TT200
Căn cứ khoản 1, Điều 88 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 631 được quy định như sau:
– Phạm vi áp dụng Tài khoản 631
- Không áp dụng đối với doanh nghiệp thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho.
- Tài khoản này chỉ sử dụng để tập hợp và phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.
– Các khoản chi phí được hạch toán vào TK 631
Tài khoản 631 ghi nhận các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh chính, gồm:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
- Chi phí nhân công trực tiếp
- Chi phí sử dụng máy thi công (áp dụng với doanh nghiệp xây lắp)
- Chi phí sản xuất chung
- Chi phí thuê ngoài gia công, chế biến
- Chi phí tại bộ phận sản xuất phục vụ sản xuất, kinh doanh
- Giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa xuất dùng trực tiếp cho sản xuất.
– Các khoản chi phí không hạch toán vào TK 631
Một số chi phí không liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm sẽ không được phản ánh vào tài khoản này, bao gồm:
- Chi phí bán hàng
- Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí tài chính
- Chi phí khác ngoài hoạt động sản xuất, kinh doanh chính
- Chi cho các hoạt động sự nghiệp.
– Yêu cầu theo dõi chi tiết TK 631
Chi phí tập hợp trên TK 631 cần được phân tích chi tiết theo:
- Địa điểm phát sinh chi phí: tổ, đội, phân xưởng sản xuất
- Đối tượng tính giá thành: sản phẩm, dịch vụ, nhóm sản phẩm cụ thể
- Từng ngành nghề, lĩnh vực hoạt động đặc thù (nông nghiệp, xây lắp, vận tải, khách sạn…).
– Hướng dẫn cụ thể theo từng ngành nghề
+ Nông nghiệp: Giá thành sản phẩm nông nghiệp được xác định vào cuối vụ hoặc cuối năm. Nếu chi phí phát sinh năm nay nhưng sản phẩm thu hoạch năm sau thì giá thành được tính vào năm thu hoạch.
Phân loại chi phí trồng trọt theo:
- Cây ngắn ngày
- Cây trồng một lần thu hoạch nhiều lần;
- Cây lâu năm.
Chi phí trồng mới và chăm sóc cây lâu năm trong thời kỳ đầu tư XDCB không hạch toán vào TK 631, mà phản ánh vào TK 241 – XDCB dở dang.
Các chi phí liên quan đến nhiều vụ, nhiều thời kỳ như tưới tiêu, chuẩn bị đất… cần theo dõi riêng và phân bổ phù hợp.
+ Chăn nuôi:
- Chi phí cần được tập hợp theo từng ngành, nhóm, loại vật nuôi cụ thể.
- Súc vật sinh sản khi chuyển sang nuôi béo sẽ được hạch toán vào TK 631 theo giá trị còn lại.
+ Giao thông vận tải:
- Chi tiết hạch toán cần phân theo từng loại hoạt động: Vận tải hành khách, vận tải hàng hóa…
- Chi phí thay săm lốp không hạch toán một lần mà cần trích trước hoặc phân bổ dần theo kỳ.
+ Khách sạn và dịch vụ lưu trú: Chi phí cần được phân theo từng loại hoạt động riêng biệt: ăn uống, buồng phòng, giải trí, dịch vụ đi kèm (giặt là, massage, điện tín…).
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK631
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 631 – Giá thành sản xuất được quy định tại khoản 2, Điều 88 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm:
Tài khoản 631 được sử dụng để phản ánh toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình sản xuất, kinh doanh trong kỳ kế toán, nhằm xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ đã hoàn thành.
– Bên Nợ:
- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang đầu kỳ được kết chuyển từ kỳ trước
- Toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong kỳ, bao gồm chi phí nguyên liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, thuê ngoài gia công, chi phí bộ phận sản xuất…
– Bên Có:
- Giá thành sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc dịch vụ đã hoàn tất, được kết chuyển sang TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang cuối kỳ chưa hoàn thành, được kết chuyển sang TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
– TK 631 không có số dư cuối kỳ, vì toàn bộ chi phí đã phát sinh trong kỳ đều được kết chuyển để xác định giá vốn hoặc dở dang.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 631 theo TT200
(1) Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí dịch vụ dở dang đầu kỳ vào bên Nợ tài khoản 631 – “Giá thành sản xuất”, hạch toán:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
(2) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào tài khoản giá thành sản xuất, hạch toán:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
(3) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản giá thành sản xuất, hạch toán:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
(4) Cuối kỳ, tính toán phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản giá thành sản xuất theo từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ,… hạch toán:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chi phí SXC cố định không được phân bổ)
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
(5) Cuối kỳ kế toán, tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 631 – Giá thành sản xuất.
(6) Giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 631 – Giá thành sản xuất.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK631 theo TT200
Có cần mở sổ chi tiết cho TK 631 không? Nếu có thì theo tiêu chí nào?
Có. TK 631 cần được theo dõi chi tiết để phục vụ việc tính giá thành chính xác, cụ thể theo:
- Từng phân xưởng, bộ phận sản xuất
- Từng loại sản phẩm, nhóm sản phẩm
- Đối tượng tập hợp chi phí hoặc đơn hàng cụ thể
- Ngành nghề hoạt động (nông nghiệp, xây lắp, dịch vụ…).
Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung trong nhiều bộ phận sản xuất được hạch toán thế nào?
- Nếu có thể phân bổ trực tiếp cho từng bộ phận sản xuất: hạch toán riêng biệt theo từng đối tượng.
- Nếu không thể phân bổ trực tiếp: hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung, sau đó phân bổ lại khi kết chuyển vào TK 631.
Doanh nghiệp sản xuất hàng theo đơn đặt hàng có phải sử dụng TK 631 không?
Có. Trong trường hợp sản xuất theo đơn hàng, TK 631 sẽ dùng để tập hợp chi phí theo từng đơn, từ đó xác định giá thành của từng đơn đặt hàng đã hoàn thành.
Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ chưa có số liệu chính xác thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp cần ước tính chi phí dở dang hợp lý dựa trên:
- Mức độ hoàn thành sản phẩm
- Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu, thời gian thực hiện
- Kinh nghiệm các kỳ trước.
Sau đó, điều chỉnh lại ở kỳ sau nếu phát sinh chênh lệch so với thực tế.
Doanh nghiệp có hoạt động xây lắp có cần dùng TK 631 không?
Có. Đặc biệt với doanh nghiệp xây lắp thực hiện kiểm kê định kỳ, TK 631 được sử dụng để:
- Tập hợp chi phí thi công theo công trình, hạng mục
- Phân bổ chi phí máy thi công, nhân công trực tiếp
- Xác định giá thành từng công trình hoàn thành để kết chuyển vào TK 632.
Tạm kết:
Hiểu rõ cơ chế vận hành của Tài khoản 631 không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch về tài chính mà còn tạo ra lợi thế trong việc tối ưu giá thành. Với hệ thống hướng dẫn rõ ràng, thống nhất theo Thông tư 200, công tác hạch toán giá thành sản xuất hoàn toàn có thể trở thành công cụ chiến lược – thay vì chỉ là nghĩa vụ báo cáo. Hy vọng những chia sẻ về cách hạch toán tài khoản 631 theo thông tư 200 ở trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
