Quá trình sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ luôn gắn liền với việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – yếu tố then chốt cấu thành giá thành. Để phản ánh chính xác chi phí này, hệ thống kế toán doanh nghiệp cần vận hành một cách chặt chẽ và đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc phân tích rõ nguyên tắc, cách hạch toán và vận dụng linh hoạt Tài khoản 621 theo Thông tư 200, giúp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán chi phí.
1. Tài khoản 621 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 621 theo thông tư 200 là tài khoản Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ khác.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp theo TT200
Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được quy định tại khoản 1, Điều 84 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
Phạm vi hạch toán:
Tài khoản 621 chỉ ghi nhận chi phí của các loại nguyên liệu, vật liệu (bao gồm cả vật liệu chính và phụ) được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ. Giá trị ghi nhận phải là giá thực tế tại thời điểm xuất kho.
Ghi nhận trong kỳ kế toán:
- Trường hợp có thể xác định rõ đối tượng sử dụng, chi phí nguyên vật liệu được hạch toán vào bên Nợ TK 621 theo từng sản phẩm, dịch vụ cụ thể.
- Trường hợp không thể xác định cụ thể, chi phí được tập hợp chung cho toàn bộ quá trình sản xuất hoặc thực hiện dịch vụ.
Xử lý cuối kỳ:
- Nếu chi phí đã được tập hợp riêng theo từng đối tượng sử dụng, kế toán sẽ kết chuyển trực tiếp sang TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
- Nếu không phân loại riêng, doanh nghiệp cần phân bổ chi phí nguyên liệu, vật liệu theo tiêu thức hợp lý (như định mức tiêu hao, tỷ lệ sử dụng…), sau đó mới tiến hành kết chuyển vào TK 154 để phục vụ việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Giá trị nguyên liệu, vật liệu khi mua vào:
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, giá trị ghi nhận không bao gồm thuế GTGT.
- Nếu không được khấu trừ, thì giá trị nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
Chi phí vượt mức bình thường: Mọi khoản chi phí nguyên vật liệu vượt trên mức tiêu hao hợp lý sẽ không được tính vào giá thành sản phẩm/dịch vụ. Thay vào đó, phần chênh lệch này phải hạch toán ngay vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK621
Căn cứ khoản 2, Điều 84 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu được trực tiếp bao gồm:
– Bên Nợ: Ghi nhận trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán.
– Bên Có:
- Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu đã sử dụng sang Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang hoặc Tài khoản 631 – Giá thành sản xuất, tùy theo đặc điểm hoạt động và hệ thống tài khoản áp dụng, nhằm phục vụ công tác tính giá thành.
- Ghi nhận phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt mức bình thường vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, không đưa vào giá thành sản phẩm.
- Phản ánh giá trị nguyên vật liệu còn thừa, không sử dụng hết và được nhập lại kho.
– Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 621 theo TT200
(1) Khi xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
(2) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 141, 111, 112,…
(3) Trường hợp số nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ cuối kỳ nhập lại kho, hạch toán:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
(4) Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường hoặc hao hụt được tính ngay vào giá vốn hàng bán, hạch toán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
(5) Đối với chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh
– Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh, căn cứ hoá đơn và các chứng từ liên quan, hạch toán:
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Chi tiết từng hợp đồng)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 331…
– Định kỳ, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí chung (có sự xác nhận của các bên) và xuất hoá đơn GTGT để phân bổ chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh cho các bên, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (Chi tiết cho từng đối tác)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp khi phân bổ chi phí không phải xuất hóa đơn GTGT, kế toán ghi giảm thuế GTGT đầu vào bằng cách ghi Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
(6) Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu tính cho từng đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu (phân xưởng sản xuất sản phẩm, loại sản phẩm, công trình, hạng mục công trình của hoạt động xây lắp, loại dịch vụ,…) theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (Phương pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần vượt trên mức bình thường)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK621 theo TT200
Có được hạch toán tất cả nguyên liệu, vật liệu vào TK 621 không?
Không. Chỉ những nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ mới được hạch toán vào TK 621.
Các loại nguyên vật liệu phục vụ gián tiếp (như nguyên vật liệu dùng cho bộ phận quản lý phân xưởng hoặc sửa chữa máy móc) không được ghi nhận vào TK 621 mà phải đưa vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
Trường hợp sử dụng nguyên liệu vượt định mức, có được đưa toàn bộ vào TK 621 không?
Không. Chỉ phần chi phí nằm trong mức tiêu hao hợp lý mới được tính vào TK 621 để phân bổ vào giá thành.
Phần vượt định mức (được xác định là không hợp lý theo tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy định nội bộ) phải hạch toán thẳng vào TK 632 – Giá vốn hàng bán, không được tính vào chi phí sản xuất.
Có phải mọi doanh nghiệp đều sử dụng TK 621 không?
Không bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất hoặc không trực tiếp tạo ra sản phẩm, chẳng hạn như công ty dịch vụ đơn giản, có thể không sử dụng TK 621. Tuy nhiên, nếu có sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp cho việc cung cấp dịch vụ (như nguyên liệu trong dịch vụ sửa chữa, xây lắp…), thì TK 621 vẫn cần được áp dụng.
Tạm kết:
Kiểm soát và phản ánh đúng chi phí nguyên vật liệu không chỉ là yêu cầu bắt buộc của chuẩn mực kế toán, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp hoạch định chiến lược tài chính tối ưu. Với hướng dẫn chi tiết hạch toán Tài khoản 621 theo Thông tư 200, kế toán viên có thể chủ động ghi nhận và theo dõi chi phí sản xuất một cách khoa học, góp phần nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính và hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản trị nội bộ.
