Đối với các đơn vị có hoạt động sự nghiệp, tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp chính là “cửa ngõ” đầu tiên ghi nhận những nguồn lực tài chính quan trọng từ ngân sách Nhà nước hoặc các nguồn hỗ trợ khác. Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ quy định rõ cách thức hạch toán tài khoản này mà còn đặt ra những yêu cầu chặt chẽ trong minh bạch và quản trị tài chính công. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và gửi đến bạn đọc cách hạch toán tài khoản 461 theo Thông tư 200 chính xác, đầy đủ nhất.
1. Tài khoản 461 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 461 theo Thông tư 200 là tài khoản Nguồn kinh phí sự nghiệp, được sử dụng để phản ánh quá trình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán các khoản kinh phí được cấp phục vụ hoạt động sự nghiệp hoặc triển khai dự án. Đây là tài khoản chỉ áp dụng đối với các đơn vị được Nhà nước hoặc cấp trên phân bổ nguồn kinh phí nhằm thực hiện nhiệm vụ không mang tính chất thương mại.
Nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án có thể hình thành từ nhiều nguồn: Ngân sách nhà nước, nguồn hỗ trợ từ cấp trên, hoặc viện trợ, tài trợ trực tiếp của Chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nước. Mục đích sử dụng các khoản này là để triển khai các chương trình, dự án, hoặc nhiệm vụ kinh tế – xã hội được phê duyệt, trên cơ sở không vì mục tiêu lợi nhuận. Việc sử dụng phải đảm bảo đúng nội dung, phạm vi của dự toán đã được duyệt và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quyết toán với cơ quan cấp kinh phí.
Ngoài ra, nguồn kinh phí sự nghiệp còn có thể phát sinh từ các khoản thu hoạt động sự nghiệp của chính đơn vị, chẳng hạn như học phí, lệ phí, hoặc các khoản thu dịch vụ như viện phí thu từ cán bộ công chức, viên chức điều trị tại cơ sở y tế trực thuộc đơn vị. Những khoản này cũng được quản lý và sử dụng theo nguyên tắc tương tự nguồn cấp phát từ ngân sách.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp theo TT200
Căn cứ khoản 1, Điều 76 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 461 bao gồm:
– Nguồn kinh phí sự nghiệp và kinh phí dự án cần được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành, bao gồm: ngân sách nhà nước cấp, kinh phí do cấp trên phân bổ, các khoản tài trợ hoặc viện trợ từ tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, cũng như các khoản thu sự nghiệp do đơn vị tự tạo lập. Ngoài ra, kế toán phải đảm bảo phân định rõ ràng giữa kinh phí sự nghiệp thuộc năm hiện hành và phần còn lại của các năm trước để thuận tiện trong quản lý và quyết toán.
– Việc sử dụng các khoản kinh phí này phải được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo đúng với mục tiêu đã được phê duyệt, phù hợp với nội dung hoạt động, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu do Nhà nước hoặc cấp trên quy định, và không vượt quá phạm vi dự toán đã được phê duyệt chính thức.
– Trường hợp đơn vị được ngân sách nhà nước cấp kinh phí, cách ghi sổ kế toán sẽ phụ thuộc vào hình thức cấp phát:
- Nếu kinh phí được chuyển trực tiếp qua lệnh chi tiền, kế toán ghi nhận đồng thời tăng tiền gửi tại ngân hàng và tăng nguồn kinh phí sự nghiệp tương ứng khi nhận được thông báo có từ kho bạc.
- Trường hợp ngân sách cấp theo hình thức giao dự toán chi hoạt động, kế toán ghi nhận tăng nguồn kinh phí sự nghiệp khi thực hiện rút dự toán hoặc nhận thông báo cấp dự toán. Thông tin chi tiết về khoản này cần được thuyết minh rõ ràng trên Báo cáo tài chính để đảm bảo minh bạch.
– Đến cuối năm tài chính, đơn vị có trách nhiệm lập thủ tục quyết toán toàn bộ phần kinh phí sự nghiệp đã tiếp nhận và sử dụng, gửi cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản cũng như từng đơn vị cấp phát, phù hợp với chế độ tài chính hiện hành. Phần kinh phí chưa sử dụng hết chỉ được chuyển sang năm sau khi có sự phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền; nếu không, khoản dư sẽ được xử lý theo quy định cụ thể từ cơ quan quản lý.
– Trường hợp đến thời điểm khóa sổ năm tài chính, một số khoản chi từ nguồn kinh phí sự nghiệp chưa được phê duyệt quyết toán, kế toán sẽ thực hiện kết chuyển phần nguồn kinh phí đó từ năm nay sang nhóm kinh phí sự nghiệp của năm trước để đảm bảo theo dõi đúng bản chất.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK461
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 76 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
– Bên Nợ:
- Chi phí thực tế đã phát sinh bằng nguồn kinh phí sự nghiệp hoặc kinh phí dự án và đã được quyết toán đúng theo quy định.
- Các khoản kinh phí chưa sử dụng hết, sau khi xác định không được chuyển sang năm sau, phải hoàn trả lại ngân sách nhà nước hoặc nộp trả đơn vị cấp phát.
– Bên Có:
- Các khoản kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã tiếp nhận từ ngân sách nhà nước hoặc từ cấp trên.
- Khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị được bổ sung vào nguồn kinh phí sự nghiệp nhằm phục vụ các hoạt động được phép theo quy định.
– Số dư bên Có: Thể hiện phần kinh phí đơn vị đã nhận nhưng chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng đang chờ phê duyệt quyết toán. Đây là chỉ tiêu quan trọng thể hiện nghĩa vụ giải trình tài chính của đơn vị với cơ quan cấp phát.
Tài khoản 461 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước: Ghi nhận các khoản kinh phí thuộc năm trước chưa sử dụng hết hoặc đã sử dụng nhưng đang chờ duyệt quyết toán. Sau khi quyết toán được duyệt, số chi hợp lệ sẽ được điều chỉnh giảm tương ứng. Đối với phần chưa sử dụng hết, căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc cấp có thẩm quyền, khoản này có thể bị thu hồi hoặc được chuyển thành nguồn kinh phí của năm nay.
- Tài khoản 4612 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay: Ghi nhận toàn bộ nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án được phân bổ trong năm tài chính hiện hành, bao gồm cả khoản được chuyển từ năm trước theo phê duyệt quyết toán. Khi kết thúc năm, nếu có phần kinh phí chưa quyết toán, số này sẽ được chuyển sang theo dõi tại Tài khoản 4611 cho đến khi hoàn tất thủ tục quyết toán.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 461 theo TT200
(1) Nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp bằng tiền, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4612).
(2) Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án về nhập quỹ hoặc mua vật tư, dụng cụ hoặc thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, hoặc chi trực tiếp, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612)
Nợ các TK 152, 153, …
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4612).
(3) Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị (nếu có), hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4612).
(4) Nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, hạch toán:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp.
Đồng thời:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
(5) Cuối kỳ kế toán năm, đơn vị còn có số dư tiền mặt, tiền gửi thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án nếu phải nộp trả số kinh phí sự nghiệp sử dụng không hết cho Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên, khi nộp trả, hạch toán:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp
Có các TK 111, 112.
Nếu số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử dụng không hết được giữ lại để chuyển thành nguồn kinh phí năm sau thì không thực hiện bút toán trên.
(6) Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án được duyệt ngay trong năm, hạch toán:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4612)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612) (Số chi được duyệt).
(7) Nếu đến cuối năm báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, dự án chưa được duyệt:
– Kết chuyển chi sự nghiệp, chi dự án năm nay thành chi sự nghiệp, chi dự án năm trước, hạch toán:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1611 – Chi sự nghiệp năm trước)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1612 – Chi sự nghiệp năm nay).
– Đồng thời kết chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm nay thành nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm trước, hạch toán:
Nợ TK 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4612)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4611).
(8) Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án năm trước được duyệt, hạch toán:
Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4611)
Có TK 161 – Chi sự nghiệp (TK 1611).
(9) Nguồn kinh phí sự nghiệp của năm trước được xác định còn thừa khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm, được chuyển thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay, hạch toán:
Nợ TK 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4611)
Có TK 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp (TK 4612).
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK461 theo TT200
Kinh phí năm trước chưa sử dụng có được chuyển sang năm sau không?
Chỉ khi có văn bản chấp thuận từ cơ quan tài chính hoặc cấp có thẩm quyền, phần kinh phí chưa sử dụng mới được chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng. Khi đó, kế toán chuyển từ TK 4611 sang TK 4612.
Khi nào không hạch toán vào TK 461 dù nhận được kinh phí?
Trường hợp kinh phí nhận được có tính chất hoàn trả (vay, ứng trước…), hoặc kinh phí dùng cho hoạt động có thu, mang tính thương mại, không phục vụ hoạt động sự nghiệp thì không ghi nhận vào TK 461.
Báo cáo tài chính cần thể hiện gì về TK 461?
Các khoản thu, chi và số dư của TK 461 phải được thuyết minh rõ ràng trong Báo cáo tài chính, đặc biệt là các khoản chưa sử dụng hoặc đang chờ quyết toán. Việc minh bạch hóa thông tin này phục vụ công tác kiểm toán và quản lý ngân sách.
Tạm kết:
Tài khoản 461 theo Thông tư 200 có vai trò biểu hiện của cam kết sử dụng đúng mục đích, đúng phạm vi nguồn lực được giao cho hoạt động sự nghiệp. Việc hạch toán chính xác tài khoản này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của báo cáo tài chính mà còn thể hiện năng lực quản trị tài chính của đơn vị. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
