Được quy định rõ ràng trong Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản 335 – Chi phí phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả nhưng chưa thanh toán. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ tổng hợp và hướng dẫn cụ thể cách sử dụng tài khoản 335 theo Thông tư 133 đúng quy định.
1. Tài khoản 335 theo Thông tư 133 là tài khoản gì?
Theo khoản 1, Điều 43 Thông tư 133/2016/TT-BTC, ta có thể hiểu như sau:
Tài khoản 335 là tài khoản Chi phí phải trả, được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí phải trả cho hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã nhận trong kỳ nhưng chưa thanh toán do chưa có hóa đơn hoặc chưa đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán. Các khoản chi phí này được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.
Bên cạnh đó, tài khoản 335 cũng phản ánh các khoản phải trả cho người lao động, bao gồm tiền lương nghỉ phép và các khoản chi phí cần trích trước liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Một số trường hợp phổ biến như chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng sản xuất theo kế hoạch mùa vụ, khi doanh nghiệp phải hạch toán trước các khoản chi phí này vào kỳ hiện tại. Ngoài ra, TK335 này còn được sử dụng để trích trước chi phí lãi vay phải trả trong trường hợp doanh nghiệp vay vốn và thanh toán lãi sau.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 335 – Chi phí phải trả
Nguyên tắc kế toán của TK335 được quy định tại khoản 1, Điều 43 Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
Phân biệt chi phí phải trả và dự phòng phải trả
Kế toán cần phân biệt rõ giữa chi phí phải trả (còn gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được ghi nhận tại tài khoản 352 nhằm đảm bảo việc trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất từng khoản mục:
- Dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại nhưng chưa xác định được thời điểm thanh toán cụ thể, trong khi chi phí phải trả có thời gian thanh toán rõ ràng.
- Dự phòng phải trả thường được ước tính và có thể chưa có con số cụ thể (ví dụ như chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), trong khi chi phí phải trả xác định được chính xác số tiền cần thanh toán.
- Trên Báo cáo tài chính, dự phòng phải trả được trình bày riêng biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả khác, trong khi chi phí phải trả là một phần của nhóm này.
- Việc ghi nhận chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Những khoản chi chưa phát sinh do chưa nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng được trích trước để tránh ảnh hưởng lớn đến chi phí của kỳ sau thì được ghi nhận là dự phòng phải trả.
Các khoản trích trước không thuộc tài khoản 335
Một số khoản trích trước không được ghi nhận vào tài khoản 335 mà thuộc nhóm dự phòng phải trả, bao gồm:
- Chi phí sửa chữa lớn của tài sản cố định có tính chu kỳ, khi doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm hiện tại hoặc một số năm sau.
- Dự phòng bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa hoặc công trình xây dựng.
- Các khoản dự phòng phải trả khác theo quy định tại tài khoản 352.
Quyết toán chi phí phải trả: Theo nguyên tắc, các khoản chi phí phải trả cần được quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Nếu có chênh lệch giữa số trích trước và số thực tế, doanh nghiệp phải thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch.
Nguyên tắc vốn hóa lãi vay
Lãi vay được vốn hóa trong một số trường hợp cụ thể:
- Đối với các khoản vay riêng phục vụ việc xây dựng tài sản cố định hoặc bất động sản đầu tư, lãi vay sẽ được vốn hóa kể cả khi thời gian xây dựng dưới 12 tháng.
- Nhà thầu không thực hiện vốn hóa lãi vay đối với các khoản vay dùng cho hoạt động thi công, xây dựng công trình hoặc tài sản cho khách hàng, kể cả khi đó là khoản vay riêng (Ví dụ: Nhà thầu xây lắp vay vốn để thi công công trình cho khách hàng hoặc công ty đóng tàu vay để thực hiện hợp đồng đóng tàu).
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK335
Căn cứ khoản 2, Điều 43 Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của TK335 – Chi phí phải trả bao gồm:
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản chi trả thực tế đã phát sinh và trước đó được tính vào chi phí phải trả.
- Nếu số chi phí phải trả cao hơn chi phí thực tế, phần chênh lệch sẽ được điều chỉnh giảm chi phí.
Bên Có: Phản ánh các khoản chi phí dự kiến trước và được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Số dư bên Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK335 theo TT133
Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương thức KKTX)
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (Đối với Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK)
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, hạch toán:
Nợ TK 154/TK 631 (Nếu số phải trả lớn hơn số trích trước)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số tiền đã trích trước)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (Tổng số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả)
Có TK 154/631 (Nếu số phải trả nhỏ hơn số trích trước).
Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh số tiền chi sửa chữa TSCĐ phát sinh trong kỳ mà nhà thầu đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu, chưa xuất hóa đơn:
Bút toán:
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, đã bàn giao đưa vào sử dụng, trong trường hợp số trích trước cao hơn chi phí phát sinh:
Bút toán:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số trích trước lớn hơn chi phí thực tế phát sinh)
Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính cần chi trả trong thời gian tạm ngừng công việc theo thời vụ hoặc kế hoạch:
Nợ TK 154/631
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, hạch toán:
Nợ TK 154/631 (Nếu số phát sinh lớn hơn số trích trước)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số tiền đã trích trước)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 153, 331, 334
Có TK 154, 631 (Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số đã trích trước)
Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lãi tiền vay tính vào chi phí tài chính)
Nợ TK 154/631 (Lãi vay tính vào chi phí SXKD dở dang)
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (Lãi tiền vay được vốn hóa)
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
5. Những thắc mắc thường gặp liên quan về tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng tài khoản 335?
Tài khoản 335 được sử dụng khi doanh nghiệp cần ghi nhận trước các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán hoặc chưa có đủ chứng từ, đảm bảo phản ánh đúng chi phí trong kỳ báo cáo.
Khi phát sinh chênh lệch giữa số chi phí trích trước và chi phí thực tế thì xử lý thế nào?
Nếu số trích trước lớn hơn chi phí thực tế, kế toán phải hoàn nhập phần chênh lệch để tránh ảnh hưởng đến kết quả tài chính. Nếu số trích trước nhỏ hơn chi phí thực tế, kế toán ghi nhận bổ sung vào chi phí kỳ hiện tại.
Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng tài khoản 335 theo Thông tư 133 không?
Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, không bắt buộc sử dụng tài khoản 335 nếu doanh nghiệp không có các khoản chi phí phải trả cần ghi nhận trước. Tuy nhiên, việc sử dụng tài khoản này giúp kế toán đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
Tài khoản 335 có áp dụng cho các khoản phải trả nhân viên không?
Có. TK335 phản ánh cả các khoản phải trả cho người lao động như tiền lương nghỉ phép hoặc các khoản chi phí cần trích trước liên quan đến nhân sự trong kỳ báo cáo.
Tạm kết:
Tài khoản 335 – Chi phí phải trả theo Thông tư 133 là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh. Do đó, kế toán viên cần nắm vững cách thức ghi nhận, xử lý chi phí phải trả để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích cho việc áp dụng tài khoản 335 theo Thông tư 133 trong quá trình thực hiện công tác kế toán.
