Trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc quản lý các khoản tiền hoặc vật tư giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ là vô cùng cần thiết. Tài khoản 141 – Tạm ứng theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình này.
1. Tài khoản 141 là gì?
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC quy định và hướng dẫn, tài khoản 141 là tài khoản tạm ứng được dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Tạm ứng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn?
Trong kế toán, tạm ứng là tài sản ngắn hạn được trình bày trên báo cáo tài chính. Số dư Nợ chi tiết của Tài khoản 141 được tổng hợp vào chỉ tiêu “Phải thu khác” (Mã số 134) hoặc “Các khoản phải thu” (Mã số 130 cho doanh nghiệp siêu nhỏ) trên Báo cáo tình hình tài chính.
Tiền tạm ứng tiếng anh là gì?
Trong kế toán tiếng Anh, “tiền tạm ứng” thường được gọi là “Cash Advance” hoặc “Temporary Advance”.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo thông tư 133
Theo Thông tư 133, các nguyên tắc cơ bản khi hạch toán Tài khoản 141 bao gồm:
Khoản tạm ứng là gì?
Một khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó đã được phê duyệt.
Ai được nhận tạm ứng?
Người nhận tạm ứng bắt buộc phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
Quy định cho người nhận tạm ứng thường xuyên:
Đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên (như thuộc bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), họ phải được Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
Nguyên tắc thanh toán:
Để đảm bảo việc quản lý hiệu quả, Thông tư 133 quy định rõ phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
Theo dõi chi tiết:
Kế toán có trách nhiệm mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 – Tạm ứng
Kết cấu của Tài khoản 141 giúp kế toán viên theo dõi sự tăng, giảm và số dư của các khoản tạm ứng:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp. (Khi doanh nghiệp giao tiền/vật tư tạm ứng, Tài khoản 141 ghi Nợ).
Bên Có: Phản ánh các khoản tạm ứng đã được thanh toán. Bên Có cũng ghi nhận số tiền tạm ứng dùng không hết được nhập lại quỹ (tiền mặt) hoặc tính trừ vào lương của người lao động. Đối với vật tư tạm ứng dùng không hết, bên Có ghi nhận vật tư được nhập lại kho. (Khi người nhận tạm ứng hoàn ứng, thanh toán hóa đơn chi tiêu, trả lại tiền/vật tư thừa, hoặc trừ vào lương, Tài khoản 141 ghi Có).
Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản tạm ứng chưa được thanh toán (chưa hoàn ứng) tại thời điểm báo cáo. (Tài khoản này thường có số dư Nợ, thể hiện số tiền/giá trị vật tư tạm ứng đang chờ thanh toán).
4. Hạch toán tài khoản 141 trong một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Dưới đây là các định khoản cơ bản khi hạch toán Tài khoản 141:
a, Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 11 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng), 152(Nguyên liệu, vật liệu),…(Tùy thuộc vào nguồn tiền hoặc vật tư dùng để tạm ứng).
b, Khi người nhận tạm ứng hoàn thành công việc và quyết toán tạm ứng (kèm chứng từ gốc đã được duyệt):
Nợ các TK liên quan như: TK 152, TK 153, TK 156, TK 241, TK 642,… (Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của khoản tạm ứng)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 141 – Tạm ứng (Ghi giảm số tạm ứng đã chi tiêu hợp lý).
c, Khi người nhận tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nộp lại hoặc trừ vào lương:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Nếu nộp lại tiền mặt)
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Nếu vật tư tạm ứng dùng không hết nhập lại kho)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu trừ vào lương)
Có TK 141 – Tạm ứng (Ghi giảm số tạm ứng dùng không hết).
d, Trường hợp số thực chi được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng (Doanh nghiệp chi bổ sung):
Nợ các TK liên quan như:152, 153, 156, 241, 642,…(Ghi nhận chi phí/tài sản phát sinh vượt quá số tạm ứng ban đầu)
Có TK 111 – Tiền mặt (Nếu chi bổ sung bằng tiền mặt).
(Lưu ý quan trọng: Nghiệp vụ này phản ánh việc doanh nghiệp chi thêm tiền, không làm tăng lại số dư Nợ của TK 141).
5. Các trường hợp thực tế với các khoản tạm ứng
a, Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp (tạm ứng trước tiền hàng cho người bán):
Theo Thông tư 133, Tài khoản 141 dành cho tạm ứng cho người lao động. Các khoản thanh toán hoặc tạm ứng cho người bán (nhà cung cấp) không được phản ánh vào Tài khoản 141.
Các giao dịch với nhà cung cấp được theo dõi trên Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán. Khi doanh nghiệp tạm ứng trước tiền hàng cho người bán, khoản này làm giảm nghĩa vụ phải trả cho người bán hoặc tạo ra một khoản phải thu từ người bán (nếu số tạm ứng lớn hơn số nợ hiện có).
Định khoản:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Phản ánh số tiền tạm ứng làm giảm khoản phải trả hoặc ghi nhận khoản phải thu đối với người bán)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng) (Phản ánh số tiền chi ra để tạm ứng).
Lưu ý: Theo nguyên tắc kế toán phải thu/phải trả bằng ngoại tệ, nếu tạm ứng bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Cuối kỳ, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (như khoản phải thu/phải trả còn số dư nguyên tệ, bao gồm cả số dư Nợ TK 331 nếu có) phải được đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch
b, Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên:
Tài khoản 141 – Tạm ứng không dùng để hạch toán tạm ứng lương, mà chỉ sử dụng cho mục đích công việc và việc tạm ứng chưa sử dụng hết sẽ trừ vào lương. Do đó, thấy lương là một khoản riêng biệt cần phải được theo dõi trên Tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
Định khoản:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng) (Phản ánh số tiền chi ra để tạm ứng lương).
c, Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên / Định khoản chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác:
Việc tạm ứng tiền cho nhân viên để đi công tác là một nghiệp vụ điển hình của Tài khoản 141 – Tạm ứng.
Khi chi tiền mặt để tạm ứng, số tiền tạm ứng cho nhân viên tăng lên (ghi Nợ TK 141).
Định khoản:
Nợ TK 141 – Tạm ứng(Phản ánh số tiền đã tạm ứng cho nhân viên).
Có TK 111 – Tiền mặt (Phản ánh số tiền mặt chi ra).
Theo nguyên tắc kế toán tiền, khi chi tiền mặt phải có phiếu chi và đủ chữ ký theo quy định. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và từng lần tạm ứng.
6. Lưu ý quan trọng cho kế toán về tài khoản 141 – Tạm ứng
a, Phân biệt với tạm ứng lương: Cần đặc biệt lưu ý Tài khoản 141 chỉ dùng để hạch toán các khoản tạm ứng cho mục đích công việc, không dùng để hạch toán tạm ứng lương. Khoản tạm ứng lương được hạch toán qua Tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
b, Lưu trữ chứng từ: Kế toán cần kiểm tra và lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như giấy đề nghị tạm ứng, chứng từ chi tiền/xuất vật tư tạm ứng, bảng thanh toán tạm ứng, và các chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, biên lai…) đã được duyệt.
c, Đôn đốc hoàn ứng: Việc theo dõi chi tiết từng khoản tạm ứng giúp kế toán dễ dàng đôn đốc người nhận tạm ứng thực hiện quyết toán và hoàn ứng đúng hạn, tuân thủ nguyên tắc thanh toán kỳ trước mới tạm ứng kỳ sau.
d, Trình bày trên Báo cáo tài chính: Số dư Nợ của Tài khoản 141 (số tạm ứng chưa thanh toán) được trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính.
Đối với doanh nghiệp phân loại tài sản ngắn hạn/dài hạn, khoản này được gộp vào chỉ tiêu “Phải thu ngắn hạn khác” (Mã số 133) nếu có kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường. Nếu kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc dài hơn một chu kỳ kinh doanh thông thường, nó sẽ được trình bày trong chỉ tiêu “Phải thu dài hạn khác” (Mã số 214). Dữ liệu cho các chỉ tiêu này được lấy từ số dư Nợ chi tiết của TK 141.
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, số dư Nợ của TK 141 được gộp vào chỉ tiêu “Các khoản phải thu” (Mã số 130).
e, Hạch toán tạm ứng bằng ngoại tệ: Theo nguyên tắc chung cho các khoản phải thu bằng ngoại tệ, khi phát sinh Nợ TK 141 bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, các khoản phải thu còn số dư nguyên tệ (bao gồm TK 141) phải được đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch. Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại được xử lý theo quy định tại Điều 52.
Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán Tài khoản 141 theo Thông tư 133 không chỉ giúp kế toán viên ghi sổ chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt các khoản tạm ứng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và cung cấp thông tin tài chính minh bạch.
