Một trong những nghiệp vụ thường xuyên phát sinh nhưng dễ bị bỏ sót là việc báo giảm lao động – thao tác bắt buộc khi người lao động chấm dứt hợp đồng, nghỉ không lương dài ngày hoặc thay đổi chế độ tham gia BHXH. Việc không thực hiện đúng thời điểm hoặc thiếu sót trong báo giảm có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý gì khi báo giảm và việc hạch toán truy thu BHYT khi báo giảm BHXH được thực hiện như thế nào? Bài viết sau đây sẽ giải đáp các thắc mắc này.
1. Công ty phải thực hiện báo giảm lao động trong trường hợp nào?
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, khi có sự thay đổi liên quan đến thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo kịp thời cho cơ quan BHXH. Trên thực tế, việc báo giảm lao động là một phần trong quy trình quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm, giúp cập nhật chính xác trạng thái đóng – hưởng của người lao động.
Căn cứ theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm trong các trường hợp sau:
- Người lao động chính thức nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc được điều chuyển sang đơn vị khác không còn thuộc phạm vi quản lý của doanh nghiệp
- Người lao động bắt đầu nghỉ dài ngày để hưởng chế độ BHXH như hưu trí, bảo lưu thời gian đóng, thai sản, ốm đau
- Trường hợp người lao động tạm ngừng làm việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng, bao gồm nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng hoặc ngừng việc do các lý do khách quan.
2. Báo giảm BHXH khi nào thì bị truy thu BHYT?
Theo hướng dẫn tại Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017, việc báo giảm lao động không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với quỹ BHYT.
Cụ thể, khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng, đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện báo giảm đúng tháng phát sinh – tức là chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đó. Nếu báo giảm sau thời điểm này, doanh nghiệp vẫn phải đóng tiếp BHYT cho tháng kế tiếp, dù người lao động đã không còn làm việc.
Ví dụ: Người lao động nghỉ việc ngày 28/7 nhưng đơn vị báo giảm vào ngày 1/8, thì doanh nghiệp sẽ phải đóng thêm BHYT cho tháng 8 (dù không phát sinh BHXH và BHTN). Điều này được gọi là truy thu BHYT do báo giảm trễ hạn.
Do thẻ BHYT đã được cấp có thời hạn sử dụng đến hết tháng, cơ quan BHXH không thu hồi thẻ, và quyền lợi khám chữa bệnh vẫn còn hiệu lực trong khoảng thời gian phát sinh chậm báo giảm.
Vì vậy, để tránh bị truy thu chi phí không cần thiết, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình theo dõi chặt chẽ ngày nghỉ việc, nghỉ dài hạn hoặc chấm dứt HĐLĐ nhằm đảm bảo báo giảm kịp thời trong tháng phát sinh.
3. Hướng dẫn cách tính và hạch toán truy thu BHYT khi báo giảm BHXH
3.1. Cách tính số tiền truy thu bhyt khi chậm báo giảm
Mức tiền BHYT bị truy thu sẽ được tính là 4,5% trên mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tháng liền kề trước khi nghỉ việc.
Ví dụ: Mức lương của người lao động là 10.000.000 đồng. Người lao động ở đơn vị đã nghỉ việc vào tháng 3/2025 nhưng mãi đến tháng 06/2025 doanh nghiệp mới lập hồ sơ báo giảm thì đơn vị sẽ bị truy thu tiền BHYT của các tháng 3,4,5,6 năm 2025.
Mức truy thu là 4,5% × 10.000.000 × 4 tháng = 1.800.000 đồng.
3.2. Hướng dẫn hạch toán truy thu BHYT khi báo giảm BHXH
Hạch toán phần bị truy thu BHYT:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác phần bị truy thu BHYT
4. Ai chịu trách nhiệm khi bị truy thu BHYT do báo giảm chậm?
Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, khi doanh nghiệp chậm thực hiện báo giảm lao động, cơ quan BHXH sẽ tính truy thu phần chi phí bảo hiểm y tế (BHYT) tương ứng với thời gian phát sinh chậm báo. Điều đáng lưu ý là toàn bộ khoản truy thu này thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, không được phân bổ lại cho người lao động.
Cụ thể, mức đóng BHYT hiện nay là 4,5% trên tiền lương tháng. Trong điều kiện bình thường, người lao động sẽ đóng 1,5%, còn doanh nghiệp đóng 3%. Tuy nhiên, trong trường hợp báo giảm trễ, do lỗi phát sinh từ phía người sử dụng lao động, nên doanh nghiệp buộc phải nộp toàn bộ 4,5% thay cho cả hai bên. Đây là một nguyên tắc mang tính trách nhiệm pháp lý, nhằm đảm bảo quyền lợi bảo hiểm cho người lao động không bị gián đoạn dù doanh nghiệp có sơ suất về mặt thủ tục.
Nói cách khác, người lao động không bị yêu cầu hoàn trả hay đóng thêm bất kỳ chi phí nào liên quan đến phần BHYT truy thu do lỗi hành chính của công ty.
5. Một số thắc mắc thường gặp đối với việc truy thu BHYT khi báo giảm BHXH
Báo giảm BHXH chậm bao lâu thì bị truy thu BHYT?
Căn cứ theo Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017, nếu đơn vị không báo giảm trong tháng phát sinh giảm (tức là không thực hiện chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đó), thì thẻ BHYT đã cấp sẽ vẫn có hiệu lực đến hết tháng kế tiếp. Khi đó, doanh nghiệp sẽ bị truy thu BHYT của tháng kế tiếp – dù người lao động đã nghỉ việc.
Cơ quan BHXH có thu hồi thẻ BHYT đã cấp không?
Không. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ đã cấp, dù người lao động đã nghỉ việc. Vì vậy, nếu doanh nghiệp báo giảm trễ, thẻ BHYT vẫn còn hiệu lực sử dụng và doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm thanh toán đủ BHYT của tháng có hiệu lực đó.
Truy thu BHYT có phát sinh lãi chậm nộp không?
Trong đa số trường hợp, truy thu BHYT do lỗi báo giảm chậm không bị tính lãi, vì đây là phần đóng thêm để đảm bảo quyền lợi BHYT của người lao động vẫn duy trì. Tuy nhiên, nếu phát sinh truy thu do kê khai sai, gian lận hoặc trốn đóng thì có thể bị tính lãi theo quy định tại Điều 122 Luật BHXH 2014.
Tạm kết:
Quản trị nhân sự hiệu quả không chỉ nằm ở tuyển dụng hay giữ chân nhân tài mà còn thể hiện ở việc tuân thủ đầy đủ và kịp thời các thủ tục liên quan đến BHXH, đặc biệt là báo giảm lao động và hạch toán truy thu BHYT khi báo giảm BHXH đúng cách. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
