Bạn đang băn khoăn chứng từ kế toán là gì và tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng? Trong bài viết này của ketoan.vn, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu khái niệm, nội dung bắt buộc, quy trình lập – lưu trữ cũng như những sai lầm thường gặp để giúp kế toán viên áp dụng đúng quy định pháp luật.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 3, Khoản 3), chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ hoặc vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Đây được xem là “bằng chứng hợp pháp” chứng minh cho các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, như mua bán hàng hóa, thanh toán tiền, nhận vốn góp hay trả lương cho nhân viên.
Trong thực tế, chứng từ kế toán có thể ở dạng giấy (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho, biên bản thanh lý hợp đồng…) hoặc dạng điện tử (chứng từ kế toán điện tử, hóa đơn điện tử, biên lai điện tử). Dù ở hình thức nào, giá trị pháp lý của chứng từ vẫn được pháp luật công nhận nếu đáp ứng đúng quy định về nội dung bắt buộc, chữ ký và thời gian lưu trữ.
Việc lập và sử dụng chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp có căn cứ ghi sổ sách kế toán, mà còn là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế, kiểm toán hay tòa án kiểm tra, đối chiếu khi cần. Do đó, hiểu rõ khái niệm chứng từ kế toán và áp dụng đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và an toàn trong quản lý tài chính.
2. Vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán không chỉ là giấy tờ mang tính hình thức mà còn mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Một số vai trò khác có thể kể đến như:
- Căn cứ để ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán là nguồn gốc thông tin, làm cơ sở để ghi chép, phản ánh vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế: Chứng từ kế toán giúp ghi lại toàn bộ các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
- Cơ sở để kiểm tra và kiểm soát nội bộ: Chứng từ kế toán là bằng chứng để kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về tài chính, kế toán, giúp phát hiện sai phạm hoặc thiếu sót trong quản lý.
- Căn cứ để kiểm toán và thanh tra tài chính: Trong các cuộc kiểm toán hoặc thanh tra, chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng để xác minh tính đúng đắn của các báo cáo tài chính và các khoản thu chi.
- Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch tài chính: Chứng từ kế toán hợp lệ giúp các giao dịch tài chính được công nhận về mặt pháp lý, phục vụ cho việc quyết toán thuế và các nghĩa vụ tài chính khác với Nhà nước.
3. Phân loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán được phân thành nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu chí. Lợi ích của việc phân loại là giúp kế toán viên có thể dễ dàng quản lý, sắp xếp và sử dụng chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ phát sinh.
3.1 Phân loại theo nội dung kinh tế
- Chứng từ lao động – tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu xác nhận sản phẩm, hợp đồng lao động…
- Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá chất lượng hàng hóa…
- Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, ủy nhiệm chi…
- Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý, biên bản bàn giao sửa chữa lớn…
- Chứng từ bán hàng và thanh toán: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, phiếu xuất bán, biên bản đối chiếu công nợ…
3.2 Phân loại theo tính chất pháp lý
- Chứng từ mệnh lệnh: Do người có thẩm quyền lập để ra lệnh thực hiện (ví dụ: phiếu chi, phiếu xuất kho).
- Chứng từ chấp hành: Phản ánh việc đã thực hiện nghiệp vụ (ví dụ: giấy báo Nợ, giấy báo Có).
- Chứng từ tổng hợp: Ghi nhận kết quả của nhiều nghiệp vụ phát sinh (ví dụ: bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho).
3.3 Phân loại theo trình tự lập và luân chuyển
- Chứng từ gốc: Lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho).
- Chứng từ ghi sổ: Lập dựa trên chứng từ gốc để phục vụ công tác ghi sổ kế toán (ví dụ: nhật ký chứng từ, bảng kê).
3.4 Phân loại theo mức độ khái quát
- Chứng từ chi tiết: Phản ánh một nghiệp vụ cụ thể (ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu chi tiền).
- Chứng từ tổng hợp: Phản ánh nhiều nghiệp vụ cùng loại (ví dụ: bảng kê hóa đơn mua vào, bảng thanh toán lương).
3.5 Phân loại theo địa điểm lập
- Chứng từ nội bộ: Gồm các chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng, bảng kê thanh toán lương, biên bản bàn giao tài sản cố định cho các đơn vị khác, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất
- Chứng từ bên ngoài: Gồm các chứng từ được mua hoặc cung cấp từ bên ngoài như hợp đồng vận chuyển mua ngoài, hóa đơn mua ngoài
3.6 Phân loại theo hình thức
- Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): Là chứng từ được lập trực tiếp tại nơi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, phản ánh trực tiếp nghiệp vụ đó. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, biên bản giao nhận hàng hóa.
- Chứng từ tổng hợp (chứng từ ghi sổ): Là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại hoặc để ghi sổ kế toán. Ví dụ: bảng tổng hợp chứng từ gốc, phiếu kế toán.
3.7 Phân loại theo tính cấp bách
- Chứng từ bình thường: Các chứng từ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh.
- Chứng từ báo động: Các chứng từ đặc biệt như hợp đồng kinh tế bất thường, thanh toán tiền vay chậm, sử dụng vượt định mức…
4. Nội dung bắt buộc trên chứng từ kế toán
Song song với việc hiểu chứng từ kế toán là gì, kế toán viên cần nắm được các thông tin bắt buộc phải có trên chứng từ khi làm việc. Theo Điều 16, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, một chứng từ kế toán hợp pháp phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
-
- Ghi rõ loại chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, biên lai…).
- Mỗi chứng từ phải có số hiệu duy nhất để tiện kiểm tra, đối chiếu.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
-
- Xác định thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
-
- Ghi rõ lý do lập chứng từ, liên quan đến hoạt động thu, chi, mua bán, thanh toán…
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
-
- Thể hiện bằng số và bằng chữ.
- Nếu phát sinh ngoại tệ phải ghi rõ loại tiền và tỷ giá quy đổi.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ
-
- Chữ ký phải đúng thẩm quyền và phù hợp với quy định về quản lý đơn vị.
- Đối với chứng từ điện tử, chữ ký được thay thế bằng chữ ký số theo quy định.
5. Biểu mẫu chứng từ kế toán
Trong kế toán, việc sử dụng đúng biểu mẫu chứng từ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của số liệu. Hiện nay, hệ thống biểu mẫu này được quy định chủ yếu tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (cho doanh nghiệp nhỏ và vừa), mỗi thông tư lại có quy định riêng về mẫu chứng từ áp dụng.
5.1 Biểu mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 200
| TT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
5.2 Biểu mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 133
| TT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
| II. Hàng tồn kho | ||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
| III. Bán hàng | ||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
| IV. Tiền tệ | ||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
| V. Tài sản cố định | ||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
6. Quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ
Quy trình chứng từ kế toán được quy định tại Luật Kế toán 2015 và các Thông tư hướng dẫn (200/2014/TT-BTC, 133/2016/TT-BTC). Một chứng từ hợp pháp phải được lập – kiểm tra – lưu trữ theo đúng trình tự sau:
- Lập chứng từ kế toán
- Bước 1: Xác định nghiệp vụ phát sinh (Mua hàng, thanh toán chi phí, trả lương…)
- Bước 2: Lập chứng từ (Người phụ trách kế toán hoặc bộ phận nghiệp vụ ghi đầy đủ thông tin: tên chứng từ, số hiệu, ngày tháng, nội dung, số tiền, chữ ký.)
- Bước 3: Ký chứng từ (Người lập, kế toán trưởng và người có thẩm quyền (giám đốc, thủ trưởng đơn vị) phải ký đầy đủ. Đối với chứng từ điện tử → ký số theo quy định.)
- Kiểm tra chứng từ kế toán
Kế toán bắt buộc phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán, đáp ứng các điều kiện sau:
- Tính rõ ràng, đầy đủ: có đủ 7 nội dung bắt buộc theo Điều 16 Luật Kế toán 2015.
- Tính hợp pháp: chứng từ đúng mẫu biểu, hóa đơn hợp lệ, đúng quy định thuế.
- Tính chính xác: số liệu khớp với thực tế phát sinh, đơn giá – số lượng – số tiền không sai lệch.
- Tính hợp lý: nội dung nghiệp vụ phải gắn với hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị.
- Lưu trữ chứng từ kế toán
- Nguyên tắc lưu trữ: phải sắp xếp khoa học, dễ tra cứu, đảm bảo an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
- Thời hạn lưu trữ: theo Điều 41, Luật Kế toán 2015:
- Ít nhất 5 năm đối với chứng từ dùng cho quản lý, điều hành thông thường.
- Ít nhất 10 năm đối với chứng từ quan trọng như: báo cáo tài chính, sổ kế toán, chứng từ liên quan đến tài sản cố định, quyết toán thuế.
- Hình thức lưu trữ:
- Bản giấy (truyền thống).
- Chứng từ điện tử (được pháp luật công nhận, tiết kiệm chi phí, dễ tìm kiếm).
7. Sai lầm khi sử dụng chứng từ kế toán cần biết
Trong quá trình làm kế toán, không ít doanh nghiệp và kế toán viên mắc phải các sai sót khi lập và sử dụng chứng từ. Những lỗi này tưởng chừng nhỏ, nhưng có thể khiến chứng từ không hợp lệ, gây khó khăn khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.
Một số lỗi phổ biến có thể kể đến như:
- Thiếu chữ ký, thiếu dấu.
- Lập chứng từ sai ngày, sai số tiền.
- Không khớp hóa đơn, sổ sách.
Những lỗi này xảy ra khá phổ biến, tưởng từng nhỏ nhưng lại khiến chứng từ kế toán bị loại bỏ. Để hạn chế rủi ro, kế toán viên cần cẩn trọng trong từng bước lập và lưu trữ và nên ứng dụng thêm phần mềm kế toán để giảm thiểu lỗ thủ công.
Qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ chứng từ kế toán là gì, ý nghĩa cũng như quy định theo Luật Kế toán hiện hành. Việc nắm vững kiến thức này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính mà còn tránh được rủi ro khi kiểm tra, quyết toán thuế.
