Nộp báo cáo tài chính là nghĩa vụ bắt buộc hằng năm của mọi doanh nghiệp, và việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp tránh rủi ro bị trả hồ sơ hoặc phạt vi phạm. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng số hóa, doanh nghiệp cần nắm rõ cách nộp báo cáo tài chính qua mạng để thao tác nhanh, chính xác và không gặp lỗi. Bài viết dưới đây của ketoan.vn sẽ giúp kế toán hiểu rõ những bước cần chuẩn bị, hướng dẫn nộp chi tiết và các lỗi thường gặp khi nộp online.
1. Cần chuẩn bị gì khi nộp BCTC qua mạng?
Để quá trình nộp báo cáo tài chính online diễn ra suôn sẻ và không gặp lỗi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:
- Chữ ký số còn hiệu lực: Doanh nghiệp cần phải có chữ ký số hợp lệ được Tổng cục Thuế chấp thuận. Nếu chữ ký hết hạn hoặc phát sinh lỗi thì cần liên hệ với nhà cung cấp để xử lý trước khi nộp BCTC.
- Cập nhật phần mềm HTKK: Cài đặt phiên bản mới nhất để tránh lỗi khi lập và kết xuất file XML.
- Tài khoản eTax: Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản đăng nhập, nếu chưa đăng ký thì cần thực hiện theo hướng dẫn trên cổng thông tin của Tổng cục thuế.
- Bộ BCTC đúng quy định: Chuẩn bị hồ sơ, biểu mẫu theo đúng thông tư mà chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu: Đảm bảo số liệu chính xác trước khi xuất file xml từ phần mềm để tránh sai sót
- Xuất đúng định dạng: Xuất đúng định dạng xml tương thích với hệ thống Thuế điện tử để có thể up và nộp thành công.
2. Hướng dẫn cách nộp báo cáo tài chính
Để nộp báo cáo tài chính đúng hạn và không gặp lỗi, kế toán cần nắm rõ quy trình nộp qua phần mềm HTKK và Cổng Thuế điện tử. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn chuẩn bị hồ sơ, xuất file XML và gửi BCTC online nhanh chóng, chính xác.
2.1 Cách nộp báo cáo tài chính qua phần mềm HTKK
Nộp báo cáo tài chính qua phần mềm HTKK là quy trình bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp trước khi gửi hồ sơ lên Cổng Thuế điện tử (eTax). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để kế toán có thể thực hiện nhanh chóng và đúng chuẩn.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK
Sau khi cài đặt phiên bản HTKK mới nhất từ website của Tổng cục Thuế, bạn hãy đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
Bước 2: Nhập số liệu
Chọn “Báo cáo tài chính” sau đó chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp rồi nhập đầy đủ số liệu vào các mẫu báo cáo: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Bước 3: Kiểm tra và xuất file xml
Sau khi nhập số liệu xong thì tiến hành kiểm tra kỹ số liệu để đảm bảo không có lỗi sai sót. Click mục “Kết xuất xml” để tạo file BCTC định dạng hợp lệ để nộp qua cổng Thuế điện tử.
2.2 Cách nộp báo cáo tài chính qua cổng thuế điện tử
2.2 Cách nộp báo cáo tài chính qua cổng thuế điện tửSau khi đã kết xuất file XML từ phần mềm HTKK hoặc phần mềm kế toán, doanh nghiệp sẽ thực hiện nộp báo cáo tài chính trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử (eTax). Cách nộp báo cáo tài chính trên thuế điện tử như sau:
Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn. sau đó chọn mục doanh nghiệp và đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp, mật khẩu và mã xác nhận hiển thị trên màn hình.
Bước 2: Chọn “Kê khai” => “Nộp tờ khai”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các loại tờ khai có thể nộp trực tuyến.
Bước 3: Chọn loại báo cáo tài chính cần nộp theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Các biểu mẫu bắt buộc nộp gồm có: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Bước 4: Tải file báo cáo tài chính đã được chuẩn bị ở dạng xml đã được tạo trên phần mềm HTKK bằng cách chọn “Tệp tờ khai” và tải lên hệ thống.
Bước 5: Ký điện tử, nhập mã pin để xác nhận sau đó gửi tờ khai lên hệ thống.
Bước 6: Vào phần “Tra cứu” => “Tờ khai” để nhập khoảng thời gian cần tra cứu để kiểm tra kết quả nộp BCTC.
3. Một số lỗi thường gặp khi nộp BCTC qua mạng
Việc nộp báo cáo tài chính online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tuy nhiên trong quá trình thực hiện, kế toán vẫn có thể gặp một số lỗi phổ biến. Dưới đây là các lỗi thường xảy ra nhất kèm hướng dẫn xử lý để đảm bảo quá trình nộp báo cáo tài chính:
- Không đăng nhập được hệ thống Thuế điện tử: Nguyên nhân có thể là do nhập sai mã số thuế, mật khẩu, mã xác thực hoặc quên mật khẩu, dẫn đến việc tài khoản bị khóa. Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Nếu quên mật khẩu, bạn có thể chọn “Quên mật khẩu” để lấy lại nếu cần. Trường hợp tài khoản bị khóa thì cần liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ ngay.
- File xml không hợp lệ hoặc bị từ chối: Nguyên nhân có thể do phần mềm HTKK chưa được cập nhật phiên bản mới, file xml bị sai cấu trúc, chỉnh sửa thủ công hoặc xuất không đúng mẫu thông tư quy định. Lúc này, bạn chỉ cần cập nhật lại phần mềm HTKK theo phiên bản mới nhất, xuất lại file xml và không chỉnh sửa lại file.
- Chữ ký số không nhận hoặc báo lỗi: Có thể do thiết bị không nhận USB Token, driver token bị lỗi/chưa cài hoặc đã hết hạn. Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại USB token đã được cắm đúng cổng chưa, cập nhật driver, thời hạn chứng từ số hoặc đổi trình duyệt.
- Hệ thống báo quá tải: Tình trạng này thường xảy ra vào dịp cuối năm do đó bạn có thể truy cập lại vào khung giờ có lượng truy cập ít hơn và chủ động đảm bảo kết nối internet ổn định khi gửi báo cáo.
Việc nộp báo cáo tài chính sẽ trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ, thao tác đúng quy trình và chủ động xử lý những lỗi phát sinh trong quá trình nộp trực tuyến. Hiểu rõ cách nộp báo cáo tài chính qua HTKK và Cổng Thuế điện tử không chỉ giúp kế toán hoàn thành nghĩa vụ đúng hạn, mà còn giảm thiểu rủi ro bị phạt hoặc phải nộp lại. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và áp dụng đúng hướng dẫn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hoàn tất BCTC online nhanh chóng, chính xác và an toàn.
