Hướng dẫn cập nhật địa chỉ hộ kinh doanh luôn là vấn đề được nhiều chủ hộ kinh doanh quan tâm. Việc thay đổi địa điểm liệu có phát sinh thêm gì không? Khi nào cần thực hiện? Hồ sơ và thủ tục ra sao? Nếu bạn cũng đang có những thắc mắc chung này, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây của Ketoan.vn nhé!
1. Khi nào cần thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh?
Hộ kinh doanh bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nơi đặt trụ sở kinh doanh. Cụ thể, các trường hợp thường gặp gồm:
- Chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng phường/xã: Đây là tình huống xảy ra khá thường xuyên (chuyển mặt bằng khác, đổi số nhà, mở rộng sang căn liền kề, dời vị trí bán hàng trong cùng khu vực….). Lúc này, địa chỉ trên giấy phép cũ không còn chính xác nên HKD cần phải thay đổi địa chỉ để cơ quan quản lý ghi nhận đúng nơi hoạt động
- Chuyển địa điểm sang phường xã hoặc tỉnh thành phố khác: Đổi địa điểm kinh doanh sang địa bàn hành chính khác đồng nghĩa với việc cơ quan quản lý thuế cũng thay đổi. Trường hợp này cần phải làm thủ tục thay đổi địa điểm mới.
- Địa chỉ thay đổi nhiều do điều chỉnh hành chính Nhà nước: Sự thay đổi đơn vị hành chính Nhà nước sẽ làm thay đổi tên của số nhà, tuyến đường, quận huyện hoặc tỉnh. Thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký Hộ kinh doanh cũ không còn khớp với địa chỉ thực tế. Do đó, chủ hộ cần cập nhật lại để tránh sai lệch khi xuất hóa đơn, giao dịch ngân hàng hay làm việc với cơ quan thuế.
- Trụ sở hộ kinh doanh gắn với nơi cư trú của chủ hộ chuyển chỗ ở: Nhiều hộ kinh doanh đăng ký trụ sở ngay tại địa chỉ nhà ở. Nếu chủ hộ chuyển nơi cư trú sang địa chỉ khác, thông tin đăng ký kinh doanh cũng cần được điều chỉnh cho thống nhất.
- Thay đổi địa điểm theo hợp đồng thuê hoặc yêu cầu của chủ mặt bằng: Khi hết hạn hợp đồng thuê, phải trả lại mặt bằng hoặc chủ nhà yêu cầu di dời, hộ kinh doanh buộc phải chuyển sang địa điểm mới. Trường hợp này thường gặp ở các shop bán lẻ, quán ăn, dịch vụ… và cần nhanh chóng làm thủ tục thay đổi địa chỉ để không bị gián đoạn hoạt động.
- Địa chỉ trên giấy phép không phản ánh đúng thực tế kinh doanh: Nếu bạn mở rộng hoặc thu hẹp diện tích, chuyển khu vực kinh doanh chính trong cùng tòa nhà, hoặc thay đổi vị trí hoạt động khiến địa chỉ đăng ký không còn đúng với thực tế, bạn cũng nên cập nhật lại cho chính xác.
2. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ hộ kinh doanh mới nhất
2.1 Thủ tục thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh trong cùng phường xã
2.1.1 Hồ sơ chuẩn bị thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh
Nếu hộ kinh doanh thay đổi địa chỉ nhưng vẫn nằm trong cùng địa phận một phường/xã, chủ hộ cần chủ động chuẩn bị hồ sơ có các loại giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (Phụ lục III-1 ban hành kèm Nghị định 01/2021/NĐ-CP)
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Hợp đồng thuê/mượn địa điểm kinh doanh
- Văn bản cho phép sử dụng địa điểm do chủ sở hữu ký
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu địa điểm thuộc quyền sở hữu của chủ hộ
- Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ kinh doanh
- Giấy ủy quyền kèm bản sao CCCD/CMND của người được ủy quyền nếu chủ hộ nhờ người khác nộp hồ sơ
2.1.2 Thủ tục thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chủ hộ điền đầy đủ thông tin vào thông báo thay đổi địa chỉ, chuẩn bị bản gốc Giáy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và các giấy tờ liên quan đến địa điểm mới.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn nộp hồ sơ qua 1 trong 2 cách sau:
- Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của UBND phường/xã nơi đặt địa chỉ kinh doanh mới
- Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố.
Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ là Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND phường/xã.
2.2 Thủ tục thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh sang phường/xã hoặc tỉnh/thành phố khác
Đối với trường hợp hộ kinh doanh thay đổi địa chỉ sang một phường/xã hoặc tỉnh/thành phố khác thì cần phải thay đổi cơ quan quản lý. Chủ hộ có thể thực hiện lựa chọn một trong hai phương án sau:
- Giải thể hộ kinh doanh tại địa chỉ cũ và đăng ký lại tại địa chỉ mới
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh
2.2.1 Hồ sơ và thủ tục giải thể và đăng ký lại hộ kinh doanh tại địa chỉ mới
Bước 1: Chấm dứt mã số thuế tại cơ quan quản lý cũ
- Thực hiện quyết toán và hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế
- Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại Chi cục Thuế đang quản lý
Bước 2: Nộp hồ sơ giải thể hộ kinh doanh tại UBND quận/huyện cũ
- Chuẩn bị hồ sơ giải thể hộ kinh doanh cá thể gồm các giấy tờ:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh daonh
- Thông báo xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế do cơ quan thuế cấp
- Mẫu 18/TB-ĐKT – Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế
- Bản sao biên bản họp của các thành viên hộ gia đình về việc chấm dứt hoạt động
Bước 3: Đăng ký hộ kinh doanh mới tại địa chỉ mới
Quy trình thực hiện đăng ký hộ kinh doanh thông thường tại UBND phường/xã nơi đặt địa điểm kinh doanh mới
2.2.2 Hồ sơ, thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh
Nếu hộ kinh doanh không giải thể thì chủ hộ cần làm thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh. Quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Hồ sơ chuẩn bị gồm có các loại giấy tờ
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (Ghi rõ việc chuyển địa điểm kinh doanh)
- Biên bản họp các thành viên nếu hộ kinh doanh do nhiều thành viên đăng ký
- Bản sao công chứng CCCD/CMND của các thành viên
- Bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh mới
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại UBND phường/xã nơi đặt địa điểm kinh doanh mới.
Thời gian xử lý trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
3. Lưu ý khi cần biết thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh
Khi thực hiện thủ tục chuyển đổi địa chỉ hộ kinh doanh, chủ hộ nên chú ý đến một số vấn đề sau:
- Chủ hộ cần phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài chính nếu được cơ quan thuế quản lý yêu cầu
- Chủ hộ kinh doanh cá thể phải đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi
- Nếu hộ kinh doanh chuyển trụ sở mà không đăng ký sẽ bị phạt hành chính theo quy định tại Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
- Bên cạnh trụ sở chính đã đăng ký thì hộ kinh doanh phải thông báo cho cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi tiến hành hoạt động kinh doanh đối với các địa điểm đăng ký còn lại
Qua nội dung bài viết hướng dẫn cập nhật địa chỉ hộ kinh doanh, hy vọng chủ hộ đã nắm rõ về thời điểm cần thay đổi, hồ sơ cần chuẩn bị gì và các thực hiện ra sao trong từng trường hợp cụ thể. Bởi việc chủ động cập nhật địa chỉ đúng hạn vừa thể hiện trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật vừa giúp hộ kinh doanh hoạt động ổn định, tránh bị xử phạt hoặc gián đoạn các thủ tục thuế, hóa đơn sau này.
