Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh đã trở thành chủ đề được nhiều chủ hộ quan tâm, đặc biệt kể từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Nhiều chủ hộ vẫn đang thắc mắc: Hộ kinh doanh của mình có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không? Làm thế nào để đăng ký và xuất hóa đơn điện tử? Loại hóa đơn nào phù hợp với quy mô kinh doanh của mình? Ketoan.vn sẽ giải đáp chi tiết các thắc mắc về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, từ quy định mới nhất đến hướng dẫn thực hiện cụ thể trong nội dung bài viết dưới đây.
1. Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/06/2025?
Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Từ ngày 01/06/2025, không phải tất cả hộ kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc bắt buộc này chỉ áp dụn cho một số nhóm HKD nhất định, căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể gồm có các nhóm đối tượng như sau:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng có doanh thu hàng năm >1 tỷ đồng
- Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu hoặc lao động ở mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai
2. Các loại hóa đơn điện tử hộ kinh doanh có thể sử dụng
Hộ kinh doanh có thể dựa vào phương thức tính thuế, cách hoạt động để lựa chọn sử dụng hóa đơn phù hợp. Các loại hóa đơn đó gồm có:
2.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Là loại được sử dụng phổ biến nhất, sử dụng rộng rãi cho cả hộ kinh doanh lẫn doanh nghiệp. Nhất là với HKD kê khai thuế hoặc nộp thuế khoán nhưng không có nhu cầu lập hóa đơn cho khách hàng.
Đặc điểm nổi bật:
- Hóa đơn được cấp mã xác thực từ hệ thống của cơ quan thuế và in trên hóa đơn điện tử
- Hóa đơn được lập và gửi qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với Tổng cục Thuế
- Hóa đơn có giá trị pháp lý cao, đảm bảo tính minh bạch
Đối tượng áp dụng
- Dành cho mọi hộ kinh doanh có nhu cầu, kể cả hộ dùng phương pháp nộp thuế khoán hay kê khai
- Hộ kinh doanh chưa có phần mềm kế toán có thể dùng Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký phát hành
Lợi ích mang lại:
- Dễ dàng quản lý, tra cứu và lưu trữ thuận tiện
- Giảm thiểu rủi ro trong gian lận và giả mạo
- Đáp ứng yêu cầu giao dịch với doanh nghiệp
2.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn dành cho hộ kinh doanh tự phát hành mà không qua hệ thống cấp mã của cơ quan thuế.
Điều kiện áp dụng:
- Sử dụng ở các hộ kinh doanh có quy mô lớn, nộp thuế theo phương pháp kê khai và có phần mềm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định
- Được cơ quan thuế quản lý trực tiếp phê duyệt bằng quyết định chấp thuận
Lợi ích:
- Hộ kinh doanh chủ động hơn trong việc phát hành hóa đơn, không cần chờ xác thực
- Phù hợp với hộ kinh doanh có số lượng giao dịch lớn, cần xuất hóa đơn nhanh
Hạn chế:
- Có rủi ro về việc kiểm soát và cần có trách nhiệm bảo mật cao hơn
- Không phù hợp với hộ có quy mô nhỏ và siêu nhỏ
2.3 Hóa đơn bán lẻ viết tay
Theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, loại hóa đơn này không còn được sử dụng trong hệ thống hóa đơn thông thường. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt thì hóa đơn bán lẻ viết tay được phép sử dụng theo quy định. Cụ thể:
- Khi gặp sự cố mất điện, mất mạng dẫn đến việc không thể dùng phần mềm điện tử
- Giao dịch mua bán tại vùng sâu, vùng xa nơi thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ
- Được Chi cục Thuế phê duyệt cấp hóa đơn lẻ viết tay cho từng lần phát sinh
Lưu ý, loại hóa đơn này chỉ là giải pháp tạm thời nên hộ kinh doanh cần có văn bản giải trình lý do và không nên sử dụng thường xuyên.
3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
3.1 Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Trường hợp 1: Hộ kinh doanh tại khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn
Thực hiện đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử theo các bước:
- Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử
- Bước 2: Chọn mục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Bước 3: Kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống và nhấn gửi
Hệ thống sẽ phản hồi kết quả tiếp nhận tờ khai qua email trong vòng 15 phút. Nếu tờ khai được chấp thuận, hộ kinh doanh sẽ nhận email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Cổng thông tin điện tử.
Trường hợp 2: Các trường hợp khác
Đối với hộ kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn, thực hiện đăng ký theo các bước:
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điền đầy đủ thông tin đăng ký
Lưu ý quan trọng: Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi tờ khai đăng ký được chấp nhận, hộ kinh doanh bắt buộc phải ngừng sử dụng và tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế nhưng chưa sử dụng.
3.2 Đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán
Đối với hộ nộp thuế khoán, địa điểm nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử được xác định dựa trên địa điểm hoạt động:
- Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh hoạt động
- Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đã đăng ký kinh doanh
4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Để có thể xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật
Đảm bảo các điều kiện cần thiết để phát hành hóa đơn điện tử:
- Thiết bị có kết nối internet ổn định (máy tính, laptop,…)
- Địa chỉ email hoạt động
Bước 2: Lựa chọn và đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
- Chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp và đăng ký sử dụng phần mềm
- Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Hoàn tất thủ tục đăng ký theo hướng dẫn của cơ quan thuế
Bước 4: Tiến hành phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn thành các bước trên, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm bằng cách:
- Tạo mới hóa đơn điện tử trên hệ thống
- Gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua email
5. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Để đảm bảo quy trình phát hành hóa đơn diễn ra thuận lợi và đúng quy định, hộ kinh doanh cần chú ý các điểm sau:
- Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng: Đảm bảo nhập chính xác các thông tin như mã số thuế, tên và địa chỉ của khách hàng để tránh sai sót không đáng có.
- Tuân thủ thời hạn phát hành hóa đơn: Xuất hóa đơn đúng thời gian quy định để đảm bảo tính hợp pháp.
- Lựa chọn phần mềm uy tín: Sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy, có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế. Nên ưu tiên các phần mềm có đội ngũ hỗ trợ tốt, chi phí hợp lý và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
- Xử lý hóa đơn có sai sót: Trong trường hợp hóa đơn bị sai, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định hiện hành.
6. Giải đáp một số thắc mắc
Câu hỏi: Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?
Trả lời: Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào, tuy nhiên việc lưu giữ hóa đơn đầu vào hợp lệ (bản chính hoặc bản sao/tra cứu từ Cổng thông tin Tổng cục Thuế) sẽ giúp xác định chi phí hợp lý, hợp pháp khi tính thuế. Theo quy định hiện hành về hóa đơn của hộ kinh doanh, các hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và đảm bảo kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
Câu hỏi: Hộ kinh doanh có phải nộp thuế không?
Trả lời: Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chỉ phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi tổng doanh thu trong năm dương lịch vượt mức 100 triệu đồng. Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng trở xuống, hộ kinh doanh được miễn nộp hai loại thuế này.
Lưu ý quan trọng:
Mức doanh thu 100 triệu đồng/năm được tính theo một người đại diện đứng tên khai thuế
Mặc dù không phải nộp thuế, hộ kinh doanh vẫn có trách nhiệm khai báo trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ đúng thời hạn theo quy định
Câu hỏi: Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn VAT không?
Trả lời: Căn cứ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 2 Điều 10 Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi 2013), hộ kinh doanh không thuộc đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, do đó không được phép xuất hóa đơn VAT. Để có thể xuất hóa đơn VAT, hộ kinh doanh cần thực hiện chuyển đổi sang hình thức doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn đầy đủ về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, từ quy định đối tượng bắt buộc sử dụng, các loại hóa đơn có thể áp dụng cho đến quy trình đăng ký và xuất hóa đơn cụ thể. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm chi phí, dễ dàng quản lý và tăng uy tín trong giao dịch. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh hoặc cần hỗ trợ trong quá trình đăng ký, hãy liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để được tư vấn chi tiết.
