Đóng mã số thuế hộ kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi hộ kinh doanh ngừng hoạt động, chấm dứt kinh doanh hoặc rơi vào các trường hợp phải thu hồi theo quy định pháp luật. Nếu không thực hiện đúng và kịp thời, hộ kinh doanh có thể tiếp tục phát sinh nghĩa vụ thuế, bị xử phạt hoặc gặp rủi ro khi muốn quay lại kinh doanh. Bài viết sau của Ketoan.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào cần đóng mã số thuế hộ kinh doanh, thủ tục thực hiện và những lưu ý quan trọng cần tránh.
1. Đóng mã số thuế hộ kinh doanh là gì?
Đóng mã số thuế hộ kinh doanh là việc làm thủ tục với cơ quan thuế để chấm dứt mã số thuế đã được cấp khi hộ kinh doanh không còn hoạt động hoặc không tiếp tục kinh doanh. Sau khi mã số thuế được đóng, hộ kinh doanh không phải kê khai và nộp các khoản thuế phát sinh mới.
Nói đơn giản, khi hộ kinh doanh nghỉ bán, dừng kinh doanh hoặc chuyển sang mô hình khác, việc đóng mã số thuế giúp kết thúc nghĩa vụ thuế, tránh bị truy thu, phạt chậm kê khai hay phát sinh rủi ro về sau.
2. Khi nào phải đóng mã số thuế hộ kinh doanh?
Theo Khoản 2 Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, hộ kinh doanh bắt buộc phải đóng mã số thuế trong các trường hợp sau:
- Chấm dứt hoạt động kinh doanh, không còn phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy phép tương đương.
- Bị chia, sáp nhập hoặc hợp nhất theo quy định của pháp luật.
- Bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Chủ hộ kinh doanh chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật.
Ngoài ra, căn cứ Điều 105 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh còn bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh – đồng nghĩa với việc phải thực hiện đóng mã số thuế – trong các trường hợp:
- Kê khai hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh không trung thực hoặc giả mạo.
- Ngừng hoạt động kinh doanh từ 06 tháng trở lên nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
- Không đủ điều kiện về chủ thể để thành lập hộ kinh doanh.
- Không nộp báo cáo theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trong thời hạn quy định.
- Theo quyết định của Tòa án hoặc theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền.
3. Thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh 2025
3.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Khi thực hiện thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh, hộ kinh doanh cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 24/ĐK-TCT, ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
- Bản sao quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có).
3.2 Các bước đóng mã số thuế hộ kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hộ kinh doanh chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, gồm đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế và các giấy tờ liên quan (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hộ kinh doanh nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hoạt động kinh doanh, theo một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nộp điện tử qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (ký và gửi hồ sơ điện tử).
- Trường hợp thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông, hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh; cơ quan này sẽ chuyển thông tin sang cơ quan thuế.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Tùy hình thức nộp, cơ quan thuế thực hiện như sau:
- Hồ sơ giấy nộp trực tiếp: tiếp nhận, đóng dấu, cấp phiếu hẹn trả kết quả.
- Hồ sơ gửi bưu chính: ghi nhận ngày nhận; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan thuế sẽ thông báo bổ sung trong 02 ngày làm việc.
- Hồ sơ điện tử: hệ thống tự động xác nhận tiếp nhận, thường trong 15 phút kể từ khi gửi.
Bước 4: Nhận kết quả
Cơ quan thuế trả kết quả giải quyết theo đúng thời hạn và phương thức đã đăng ký, hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh.
3.3 Hướng dẫn đóng mã số thuế hộ kinh doanh online
Để tiết kiệm thời gian, hộ kinh doanh có thể đóng mã số thuế online qua Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử
Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử đã được cấp. Trường hợp chưa có tài khoản, hộ kinh doanh cần đăng ký tài khoản theo hướng dẫn trên hệ thống.
Bước 2: Chọn chức năng chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Tại giao diện chính, chọn:
- Đăng ký thuế
- Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế
- Chọn chức năng Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
- Chọn Tờ khai mẫu 24/ĐK-TCT – Đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Bước 3: Nhập thông tin và đính kèm hồ sơ
Điền đầy đủ thông tin theo mẫu tờ khai và đính kèm các hồ sơ liên quan (nếu hệ thống yêu cầu).
Bước 4: Ký điện tử và nộp hồ sơ
Kiểm tra lại thông tin, thực hiện ký số điện tử và gửi hồ sơ. Hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận trong vòng khoảng 15 phút kể từ khi nhận hồ sơ.
Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả
Hộ kinh doanh truy cập mục Tra cứu hồ sơ để theo dõi trạng thái xử lý. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ, thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế qua hệ thống hoặc email đã đăng ký.
4. Lưu ý cần nhớ khi đóng mã số thuế hộ kinh doanh
Khi đóng mã số thuế hộ kinh doanh, cần lưu ý 3 điểm quan trọng sau để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt:
- Đóng đúng thời điểm: Chỉ thực hiện đóng mã số thuế sau khi đã chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Việc chậm làm thủ tục có thể khiến hộ kinh doanh tiếp tục phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế: Theo Điểm a Khoản 1 Điều 104 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh phải thanh toán hết các khoản nợ thuế và nghĩa vụ tài chính liên quan trước khi nộp hồ sơ đóng mã số thuế. Nếu còn nợ thuế, cơ quan thuế không chấp nhận việc chấm dứt mã số thuế.
- Đóng đồng thời các đơn vị phụ thuộc (nếu có): Trường hợp hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc, cần thực hiện đóng mã số thuế của các đơn vị này cùng lúc với mã số thuế chính để đảm bảo quản lý thuế thống nhất.
5. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Đóng mã số thuế hộ kinh doanh rồi có mở lại được không?
Trả lời:Có thể, nếu thuộc các trường hợp được khôi phục theo Điều 40 Luật Quản lý thuế 2019, như: được hủy quyết định thu hồi giấy đăng ký kinh doanh; muốn hoạt động trở lại khi cơ quan thuế chưa ban hành thông báo chấm dứt mã số thuế; hoặc bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng chưa bị chấm dứt mã số thuế.
Câu hỏi: Ngừng kinh doanh nhưng không đóng mã số thuế có bị phạt không?
Trả lời: Có. Hộ kinh doanh ngừng hoạt động nhưng không làm thủ tục đóng mã số thuế có thể bị phạt từ 5–10 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời bị hạn chế kê khai thuế, xuất hóa đơn hoặc vay vốn ngân hàng.
Câu hỏi: Đóng mã số thuế hộ kinh doanh có phải hủy hóa đơn không?
Trả lời: Không bắt buộc vì khi đóng mã số thuế, chủ hộ chỉ cần thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019. Tuy nhiên, chủ hộ nên liên hệ trực tiếp với cơ uqan thuế để được hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp.
Việc đóng mã số thuế hộ kinh doanh không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn giúp hộ kinh doanh kết thúc đúng nghĩa vụ thuế, tránh bị truy thu và xử phạt về sau. Để quá trình đóng mã số thuế diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh cần xác định đúng thời điểm, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế và thực hiện đúng quy trình theo quy định. Trong trường hợp chuẩn bị chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp, việc đóng mã số thuế HKD đúng cách sẽ là bước quan trọng để bắt đầu hoạt động kinh doanh mới một cách minh bạch và hợp pháp.
