Để hoạt động kinh doanh được quản lý minh bạch và tuân thủ đúng quy định thuế, hộ kinh doanh cần lập và theo dõi đầy đủ sổ sách kế toán. Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, có 7 loại sổ quan trọng giúp chủ hộ nắm rõ doanh thu, chi phí, hàng tồn, dòng tiền và nghĩa vụ thuế. Nội dung dưới đây của ketoan.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại sổ và cách ghi chép để đảm bảo số liệu chính xác, hợp lệ.
1. 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh
Để quản lý tài chính minh bạch và phục vụ kê khai thuế chính xác, hộ kinh doanh phải lập và theo dõi đầy đủ 7 loại sổ sách kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Mỗi sổ phản ánh một mảng dữ liệu quan trọng như doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, nghĩa vụ thuế hay dòng tiền. Dưới đây là mô tả chi tiết từng loại sổ và lưu ý khi ghi chép để đảm bảo số liệu hợp lệ.
1.1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1-HKD)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được sử dụng để ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh. Đây là căn cứ quan trọng để theo dõi doanh thu thực tế và đối chiếu với dữ liệu khai thuế.
Tải ngay mẫu sổ số S1 - HKDMục đích sử dụng:
- Theo dõi chính xác số doanh thu từng ngày, từng giao dịch
- Đối chiếu với hóa đơn đã lập và số liệu khai thuế
- Là cơ sở xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN và phục vụ kiểm tra của cơ quan thuế
Nội dung bắt buộc ghi trên sổ
- Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ bán ra (tên, số lượng, đơn giá)
- Giá trị thanh toán của từng giao dịch
- Tổng doanh thu phát sinh trong ngày/kỳ
Nếu hộ kinh doanh được áp dụng chính sách giảm thuế theo nghị quyết của Quốc hội, doanh thu ghi trên sổ vẫn phải theo giá trị gốc chưa giảm thuế. Phần thuế được giảm sẽ kê khai riêng trên phụ lục đi kèm hồ sơ thuế.
Lưu ý khi ghi sổ:
- Doanh thu trong sổ phải khớp tuyệt đối với số liệu kê khai thuế GTGT và thuế TNCN
- Ghi chép liên tục – kịp thời – đầy đủ ngay khi phát sinh giao dịch
- Lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan để phục vụ đối chiếu
- Rà soát lại doanh thu trước khi lập tờ khai để tránh sai lệch dữ liệu
1.2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số S2-HKD)
Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa được sử dụng để theo dõi đầy đủ tình hình nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh. Giá trị ghi trên sổ là giá gốc thực tế phải trả, bao gồm cả thuế GTGT nếu hộ kinh doanh không được khấu trừ thuế.
Mục đích sử dụng:
- Quản lý tồn kho chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hóa
- Căn cứ xác định giá vốn khi bán hàng
- Hỗ trợ kiểm kê và đối chiếu số tồn thực tế cuối kỳ
Nội dung ghi trên sổ:
- Thông tin hàng hóa, vật tư: tên, mã, đơn vị tính
- Số lượng nhập – xuất – tồn
- Giá trị tương ứng cho từng lần nhập/xuất
- Tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Trường hợp mua của nông dân, ngư dân… không có hóa đơn: Hộ kinh doanh chỉ cần lập Bảng kê mẫu 01 để ghi nhận giá trị đầu vào hợp lệ.
Lưu ý khi theo dõi sổ:
- Khi xuất kho phải xác định phương pháp tính giá vốn (bình quân gia quyền, FIFO…) và áp dụng thống nhất cả năm
- Giá vốn phải được xác định đầy đủ trước khi lập tờ khai thuế để đảm bảo số liệu lợi nhuận chính xác
- Lưu trữ chứng từ mua hàng, biên bản kiểm kê để phục vụ đối chiếu
1.3. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (mẫu số S3-HKD)
Sổ chi phí được sử dụng để ghi nhận toàn bộ chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh, bao gồm chi phí mua sắm dịch vụ và chi phí vận hành thường xuyên.
Mục đích sử dụng:
- Quản lý chi phí theo từng khoản mục
- Là cơ sở xác định thu nhập tính thuế
- Giảm rủi ro bị xuất toán chi phí khi kiểm tra
Nội dung ghi trên sổ:
- Các khoản chi thực tế phát sinh như điện, nước, viễn thông, thuê mặt bằng, vận chuyển, nhân công, khấu hao tài sản, các chi phí dịch vụ mua ngoài khác
- Chứng từ kèm theo cho từng khoản chi
Lưu ý:
- Chi phí nguyên vật liệu đã ghi S2-HKD sẽ không ghi lại ở sổ này để tránh trùng chi phí
- Cuối kỳ phải đối chiếu số liệu với tờ khai thuế, chi phí không hợp lệ có thể bị loại trừ khi quyết toán
1.4. Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN (mẫu số S4-HKD)
Sổ này dùng để ghi nhận tất cả các khoản thuế, phí, lệ phí mà hộ kinh doanh phải nộp trong kỳ, giúp theo dõi nghĩa vụ thuế còn phải nộp và đã nộp.
Mục đích sử dụng:
- Quản lý đầy đủ các nghĩa vụ tài chính của Nhà nước
- Theo dõi tiến độ nộp thuế từng kỳ
- Tránh nợ đọng thuế và xử phạt chậm nộp
Nội dung cần ghi:
- Thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài
- Các khoản thuế khác nếu phát sinh
- Số phải nộp – đã nộp – còn nợ từng kỳ
Lưu ý:
- Cập nhật dữ liệu theo từng quý và đối chiếu với phần mềm khai thuế điện tử
- Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp tờ khai được kê khai bổ sung theo đúng quy định pháp luật
- Lưu hồ sơ khai thuế và chứng từ nộp tiền để phục vụ kiểm tra sau này
1.5. Sổ theo dõi thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của NLĐ (mẫu số S5-HKD)
Sổ này được sử dụng khi hộ kinh doanh có thuê lao động, nhằm ghi chép đầy đủ tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương (như BHXH, BHYT nếu thuộc diện áp dụng).
Mục đích sử dụng:
- Quản lý chi phí tiền lương và nghĩa vụ liên quan
- Là căn cứ để chứng minh chi phí hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra
- Theo dõi từng nhân viên để đối chiếu với bảng lương, hợp đồng
Nội dung cần ghi trên sổ:
- Họ tên nhân viên, vị trí làm việc
- Số ngày công, mức lương, phụ cấp (nếu có)
- Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT…
- Tổng tiền lương phải trả và đã trả trong kỳ
Lưu ý:
- Có thể ghi theo từng nhân viên hoặc tổng hợp theo tháng
- Nên lưu kèm bảng chấm công, bảng lương và hợp đồng lao động
- Dữ liệu trong sổ là bằng chứng xác thực giúp cơ quan thuế xác minh chi phí nhân công
1.6. Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S6-HKD)
Sổ quỹ tiền mặt dùng để ghi nhận toàn bộ giao dịch thu – chi bằng tiền mặt trong hoạt động kinh doanh.
Mục đích sử dụng:
- Theo dõi biến động quỹ tiền mặt hàng ngày
- Đảm bảo nguồn tiền luôn minh bạch, rõ ràng
- Phục vụ kiểm tra đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu
Nội dung ghi trên sổ:
- Sổ tiền thu – chi từng nghiệp vụ
- Thời điểm phát sinh giao dịch
- Chứng từ kèm theo (Phiếu thu, phiếu chi)
Lưu ý quan trọng:
- Không để tồn quỹ âm tại bất kỳ thời điểm nào
- Nếu tồn quỹ quá lớn nên lập phiếu rút hoặc điều chuyển để hợp lý hóa nguồn vốn
- Cập nhật sổ thường xuyên, liên tục để số liệu luôn chính xác
1.7. Sổ tiền gửi ngân hàng (mẫu số S7-HKD)
Sổ này dùng để theo dõi toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản ngân hàng sử dụng cho hoạt động kinh doanh: nộp tiền, rút tiền, chuyển khoản…
Mục đích sử dụng:
- Quản lý biến động số dư tài khoản
- Đối chiếu chứng từ ngân hàng khi kê khai
- Tăng tính minh bạch tài chính cho hộ kinh doanh
Nội dung cần ghi:
- Ngày giao dịch
- Số tiền gửi, rút hoặc chuyển khoản
- Biên nhận, chứng từ liên quan từng nghiệp vụ
Lưu ý:
- Nên sử dụng tài khoản riêng cho mục đích kinh doanh để thuận tiện quản lý
- Với giao dịch có giá trị lớn nên ưu tiên chuyển khoản hoặc lưu chứng từ thu chi đầy đủ
- Số liệu trên sổ cần đối chiếu định kỳ với sao kê ngân hàng
2. Sổ sách hộ kinh doanh được lập khi nào?
Hộ kinh doanh cần mở và ghi chép sổ sách kế toán ngay từ khi bắt đầu hoạt động hoặc từ đầu mỗi kỳ kế toán hàng năm để đảm bảo tính liên tục trong quản lý doanh thu – chi phí – tồn kho. Đây vừa là quy định theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, vừa là công cụ giúp chủ hộ kiểm soát tài chính hiệu quả.
Việc không lập sổ sách có thể gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu, yêu cầu giải trình doanh thu hoặc đối chiếu chứng từ. Dù hộ kinh doanh nộp thuế khoán không bắt buộc phải lập đầy đủ 7 sổ như phương pháp kê khai, nhưng việc duy trì sổ sách vẫn mang lại nhiều lợi ích: kiểm soát tiền tốt hơn, giảm thất thoát và sẵn sàng chuyển đổi sang kê khai khi cần.
3. Một số lưu ý khi lập sổ sách cho hộ kinh doanh
Trong quá trình lập và quản lý sổ sách kế toán, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ghi theo đúng trình tự thời gian (ngày → tháng), liên tục và không bỏ sót.
- Ghi đầy đủ thông tin: ngày, số chứng từ, nội dung, số tiền, chữ ký theo quy định.
- Dùng đúng mẫu sổ và đúng loại sổ cho từng nghiệp vụ phát sinh.
- Cập nhật định kỳ (hằng ngày/tuần/tháng) để số liệu luôn chính xác.
- Khóa sổ cuối kỳ và lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra – đối chiếu
Duy trì 7 loại sổ sách đúng quy định không chỉ hỗ trợ kê khai thuế thuận lợi mà còn giúp hộ kinh doanh kiểm soát hiệu quả tình hình tài chính, hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra. Ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, chủ hộ nên chủ động lập và cập nhật sổ thường xuyên để dữ liệu luôn rõ ràng, minh bạch, tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh ổn định và phát triển.
