Kể từ ngày 01/01/2026, sổ sách kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được quy định theo thông tư 152/2025/TT-BTC thay thế cho thông tư 88/2021/TT-BTC trước đây. Theo đó, có 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh và được phân loại chi tiết theo từng đối tượng hộ kinh doanh:
| Nhóm đối tượng HKD | Loại sổ sách kế toán áp dụng | Ký hiệu mẫu sổ |
| 1. HKD không thuộc diện chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | S1a-HKD |
| 2. HKD nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | S2a-HKD |
| 3. HKD nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế | Bộ 04 loại sổ chi tiết:
1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ 2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí 3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 4. Sổ chi tiết tiền |
|
| 4. HKD có hoạt động chịu các loại thuế khác (XNK, TTĐB, Tài nguyên, BVMT…) | Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Sử dụng thêm loại sổ này bên cạnh các sổ tương ứng với nhóm trên) | S3a-HKD |
1. Mẫu số S1a-HKD (Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ)
Mẫu sổ S1a-HKD được thiết kế dành riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Mục đích sử dụng:
- Dùng để ghi chép doanh thu từ việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh.
- Làm căn cứ để hộ kinh doanh kê khai, xác định mình có thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và TNCN theo quy định của pháp luật thuế hay không.
- Sử dụng để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế khi cần thiết.
2. Mẫu số S2a-HKD (Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ)
Mẫu sổ S2a-HKD được thiết kế dành riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu.
Mục đích sử dụng:
- Xác định nghĩa vụ thuế: Sổ dùng để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % thuế.
- Căn cứ kê khai: Số liệu trên sổ là cơ sở để tính ra số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp trong kỳ.
- Đối chiếu dữ liệu: Hộ kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi và đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo hoặc dữ liệu từ cơ quan thuế.
3. Mẫu số S2b-HKD (Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ)
Mẫu sổ S2b-HKD áp dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.
Mục đích sử dụng:
- Ghi chép doanh thu: Sử dụng để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % thuế GTGT.
- Xác định nghĩa vụ thuế: Làm căn cứ để xác định doanh thu và tính toán số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.
- Theo dõi và đối chiếu: Giúp hộ kinh doanh theo dõi, đối chiếu số liệu thuế GTGT với thông báo hoặc dữ liệu từ cơ quan thuế.
4. Mẫu số S2c-HKD (Sổ chi tiết doanh thu, chi phí)
Mẫu sổ S2c-HKD được áp dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế. Đây là loại sổ nằm trong bộ hồ sơ kế toán dành cho các hộ kinh doanh cần xác định chính xác phần thu nhập thực tế để tính thuế TNCN.
Mục đích sử dụng:
- Xác định nghĩa vụ thuế TNCN: Sổ dùng để tổng hợp doanh thu và các chi phí hợp lý nhằm xác định chênh lệch (thu nhập), từ đó làm căn cứ tính số thuế TNCN phải nộp theo quy định.
- Theo dõi chi phí: Giúp hộ kinh doanh quản lý chi tiết các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
- Đối chiếu số liệu: Làm cơ sở để hộ kinh doanh đối chiếu với dữ liệu nộp thuế TNCN do cơ quan thuế cung cấp.
5. Mẫu số S2d-HKD (Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa)
Sổ S2d-HKD được áp dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế. Đây là công cụ quan trọng để hộ kinh doanh quản lý hàng tồn kho và xác định giá vốn hàng bán.
Mục đích sử dụng: Sổ được mở để theo dõi, quản lý về tình hình nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Thông qua sổ này, chủ hộ có thể nắm bắt chính xác số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa hiện có tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó làm căn cứ để tính toán chi phí hợp lý khi xác định thu nhập tính thuế.
6. Mẫu số S2e-HKD (Sổ chi tiết tiền)
Sổ S2e-HKD được sử dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.
Mục đích sử dụng: Sổ này được mở để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt và tình hình gửi vào, rút ra tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi dùng để thanh toán) tại tài khoản của hộ kinh doanh ở các ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
7. Mẫu số S3a-HKD (Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác)
Mẫu sổ S3a-HKD dành riêng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác ngoài thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).
Sổ này được sử dụng để theo dõi các nghĩa vụ thuế đặc thù bao gồm:
- Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Thuế bảo vệ môi trường.
- Thuế tài nguyên.
- Thuế sử dụng đất.
Các lưu ý về sổ sách kế toán hộ kinh doanh cần chú ý
- Tổ chức nhân sự làm kế toán
- Người thực hiện: Người đại diện hộ kinh doanh có thể tự mình ghi chép sổ sách hoặc bố trí người làm kế toán.
- Đối tượng được phép: Hộ kinh doanh có thể bố trí người thân trong gia đình (cha mẹ, vợ/chồng, con, anh chị em ruột) hoặc thuê dịch vụ làm kế toán chuyên nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Hình thức và Lưu trữ sổ sách
- Lựa chọn hình thức: Hộ kinh doanh được linh hoạt lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán) trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.
- Thời hạn lưu trữ: Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu là 05 năm. Riêng đối với hóa đơn, thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
- Tính linh hoạt trong việc sử dụng biểu mẫu
- Sửa đổi và bổ sung: Ngoài các mẫu sổ hướng dẫn, hộ kinh doanh có thể bổ sung thêm các sổ khác hoặc sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
- Yêu cầu bắt buộc khi sửa đổi: Khi sửa đổi biểu mẫu, vẫn phải đảm bảo ghi rõ các thông tin cơ bản: Tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện hộ kinh doanh.
- Lưu ý về việc chọn mẫu sổ theo phương pháp tính thuế
- Hộ kinh doanh cần xác định đúng nghĩa vụ thuế của mình để áp dụng đúng loại sổ:
- Hộ không chịu thuế GTGT và TNCN: Chỉ sử dụng duy nhất Mẫu số S1a-HKD (Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ).
- Hộ nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu: Sử dụng Mẫu số S2a-HKD để làm căn cứ xác định doanh thu và tính thuế.
- Hộ nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế: Phải thực hiện bộ 04 mẫu sổ từ S2b-HKD đến S2e-HKD.
- Hoạt động thuế đặc thù: Nếu có các loại thuế khác (xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên…), phải sử dụng thêm Mẫu số S3a-HKD.
- Hộ kinh doanh cần xác định đúng nghĩa vụ thuế của mình để áp dụng đúng loại sổ:
- Lưu ý về phương pháp chuyên môn
- Xác định giá xuất kho: Đối với sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD), đơn giá xuất kho phải được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại.
- Theo dõi tiền gửi: Đối với tiền gửi ngân hàng (Mẫu S2e-HKD), hộ kinh doanh có thể theo dõi riêng từng ngân hàng hoặc từng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để dễ dàng đối chiếu.
