Khi hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, bạn đang hạch toán vào Thu nhập khác (TK 711) hay ghi giảm Chi phí quản lý (Có TK 642)? Chi phí sửa chữa lớn văn phòng được phép ghi thẳng một lần vào chi phí trong kỳ hay bắt buộc phải tập hợp qua TK 2413 để phân bổ dần?
Theo dõi bài viết dưới đây, để nắm chắc nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế cho thông tư 200 kể từ ngày 01/01/2026):
1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 642 theo thông tư 99
(1) Phạm vi phản ánh
Theo thông tư 99/2025/TT-BTC, Tài khoản 642 là tài khoản “Chi phí quản lý doanh nghiệp” dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm:
- Các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…).
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp.
- Tiền thuê đất của bộ phận quản lý, lệ phí môn bài.
- Khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp.
- Dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…).
- Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).
(2) Nguyên tắc tách biệt thuế và kế toán
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
(3) Nguyên tắc tổ chức và kết chuyển
- Mở tài khoản chỉ tiết: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp.
- Kết chuyển: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. Cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
| Bên Nợ | Bên Có |
|
|
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ và có 8 tài khoản cấp 2 bao gồm:
| Tài khoản | Nội dung phản ánh |
| Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý | Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,… của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp, các khoản khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên quản lý trong trường hợp doanh nghiệp không chỉ từ nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi mà hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. |
| Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý | Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… |
| Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng | Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng, phương tiện làm việc dùng cho công tác quản lý. |
| Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ | Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho công tác quản lý doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,… |
| Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí | Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: lệ phí môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản thuế, phí, lệ phí khác. |
| Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng | Phản ánh các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp,… |
| Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài | Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như chi phí thuê TSCĐ, chi phí điện, nước,… |
| Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác | Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách ở bộ phận quản lý, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,… |
3. Phương pháp kế toán Tài khoản 642 trong một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
3.2. Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: Xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,… ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 242, 331,…
3.3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331,…
3.4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,… ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
3.5. Lệ phí môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,…
3.7. Kế toán dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán:
– Trường hợp số dự phòng nợ phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước chưa sử dụng hết, doanh nghiệp trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
– Trường hợp số dự phòng nợ phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước chưa sử dụng hết, doanh nghiệp hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
3.8. Khi trích lập dự phòng phải trả (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng) tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ví dụ như dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp,…, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở thời điểm kết thúc kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở thời điểm kết thúc kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.9. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,…
3.10. Kế toán chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp:
– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,…
– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
+ Khi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
+ Khi công tác sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ.
+ Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong từng kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
3.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
3.12. Thuế GTGT đầu vào liên quan đến bộ phận quản lý doanh nghiệp không được khấu trừ nếu được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
3.13. Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý; Sản phẩm, hàng hóa dùng để biểu, tặng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
3.14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.15. Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
4. Tình huống thực tế
Giả định: Công ty Cổ phần ABC nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừu trong tháng 12/2025 phát sinh các giao dịch sau:
Tình huống 1: Chi phí nhân sự bộ phận quản lý (TK 6421)
Nghiệp vụ: Cuối tháng 12/2025, kế toán tính lương cho bộ phận Văn phòng (Giám đốc, Kế toán, Hành chính, Nhân sự).
-
-
-
- Tổng lương phải trả (Lương cơ bản + Phụ cấp trách nhiệm): 200.000.000 đ.
- Các khoản trích theo lương tính vào chi phí doanh nghiệp (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN – giả sử tỷ lệ trích nộp là 23,5%): 47.000.000 đ.
-
-
Hạch toán:
Ghi nhận chi phí lương:
Nợ TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý): 200.000.000 đ
Có TK 334 (Phải trả người lao động): 200.000.000 đ
Ghi nhận các khoản bảo hiểm DN phải đóng:
Nợ TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý): 47.000.000 đ
Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): 47.000.000 đ
Lưu ý: Toàn bộ 247 triệu này được tính vào chi phí quản lý trong kỳ.
Tình huống 2: Chi phí dịch vụ mua ngoài & Đồ dùng văn phòng (TK 6427, 6423)
Nghiệp vụ:
-
-
-
- Ngày 05/12, nhận hóa đơn tiền điện phục vụ tòa nhà văn phòng: Giá chưa thuế 10.000.000 đ, thuế GTGT 800.000 đ (8%). Thanh toán bằng chuyển khoản.
- Ngày 10/12, mua văn phòng phẩm (giấy, mực in, kẹp file) về sử dụng ngay (không nhập kho): Giá chưa thuế 2.000.000 đ, thuế GTGT 200.000 đ (10%). Thanh toán bằng tiền mặt.
-
-
Hạch toán:
Tiền điện (Dịch vụ mua ngoài):
Nợ TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): 10.000.000 đ
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 800.000 đ
Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 10.800.000 đ
Văn phòng phẩm (Đồ dùng dùng ngay):
Nợ TK 6423 (Chi phí đồ dùng văn phòng): 2.000.000 đ
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào): 200.000 đ
Có TK 111 (Tiền mặt): 2.200.000 đ
Tình huống 3: Chi phí khấu hao TSCĐ (TK 6424)
Nghiệp vụ: Ngày 31/12, kế toán thực hiện bút toán trích khấu hao tài sản cố định tháng 12.
-
-
-
- Khấu hao tòa nhà văn phòng làm việc: 15.000.000 đ.
- Khấu hao xe ô tô phục vụ đưa đón Ban Giám đốc: 5.000.000 đ.
-
-
Hạch toán:
Nợ TK 6424 (Chi phí khấu hao TSCĐ): 20.000.000 đ
Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ): 20.000.000 đ
Tình huống 4: Dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 6426)
Nghiệp vụ: Tại ngày 31/12/2025, Công ty đánh giá lại các khoản nợ.
-
-
-
- Khách hàng X đang nợ 500.000.000 đ đã quá hạn 1 năm. Theo quy định, phải trích lập dự phòng 50% (tương đương 250.000.000 đ).
- Số dư TK 2293 (Dự phòng nợ phải thu khó đòi) đang có từ năm trước chuyển sang là: 150.000.000 đ.
-
-
Phân tích:
-
-
-
- Số cần lập năm nay: 250.000.000 đ.
- Số đã có (chưa dùng): 150.000.000 đ.
- => Phải trích lập bổ sung: 100.000.000 đ.
-
-
Hạch toán:
Nợ TK 6426 (Chi phí dự phòng): 100.000.000 đ
Có TK 2293 (Dự phòng tổn thất tài sản): 100.000.000 đ
Ngược lại: Nếu số dư cũ là 300 triệu, còn số cần lập năm nay chỉ là 250 triệu -> Doanh nghiệp sẽ Hoàn nhập 50 triệu (Ghi Nợ 2293 / Có 6426) -> Giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận.
Tình huống 5: Chi phí Kế toán ghi nhận nhưng Thuế loại bỏ (TK 6428)
Nghiệp vụ:
Ngày 20/12, công ty bị Cảnh sát PCCC phạt vi phạm hành chính do thiếu thiết bị an toàn tại văn phòng. Biên lai nộp phạt là 5.000.000 đ. Nộp bằng tiền mặt.
Phân tích:
-
-
-
- Về mặt Kế toán: Đây là tiền thực sự chi ra cho hoạt động quản lý, làm giảm tiền mặt -> Phải ghi nhận chi phí.
- Về mặt Thuế: Tiền phạt vi phạm hành chính không được trừ khi tính thuế TNDN.
-
-
Hạch toán:
Nợ TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác): 5.000.000 đ (Kế toán nên mở chi tiết hoặc đánh dấu khoản này là “Chi phí không hợp lý”)
Có TK 111 (Tiền mặt): 5.000.000 đ
Xử lý cuối kỳ (Quyết toán thuế TNDN): Khi làm tờ khai quyết toán thuế TNDN năm 2025, kế toán lấy số tiền 5.000.000 đ này điền vào chỉ tiêu B4 – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Việc này làm tăng số thuế phải nộp, nhưng đảm bảo sổ sách kế toán phản ánh đúng thực tế dòng tiền.
Tổng kết cuối kỳ (Kết chuyển)
Cuối ngày 31/12, sau khi tập hợp toàn bộ chi phí trên (Tổng bên Nợ TK 642), kế toán thực hiện bút toán khóa sổ:
Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh): Tổng số tiền đã hạch toán vào 642 trong kỳ
Có TK 642 (Chi phí quản lý DN): Tổng số tiền
Sau bút toán này, TK 642 không còn số dư.
Tổng kết:
Tóm lại, để hạch toán Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng hướng dẫn của thông tư 99/2025/TT-BTC. Kế toán cần lưu ý 3 vấn đề sau:
- Kế toán cần bóc tách chi tiết ngay từ đầu vào 8 tài khoản cấp 2 (từ 6421 đến 6428) dựa trên tính chất chi phí (nhân sự, khấu hao, dịch vụ mua ngoài hay bằng tiền khác).
- Tuân thủ nguyên tắc cơ sở dồn tích. Chi phí phát sinh kỳ nào phải ghi nhận kỳ đó, không phụ thuộc vào thời điểm chi tiền. Đặc biệt lưu ý việc trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi/tái cơ cấu (TK 6426) phải dựa trên chênh lệch giữa số cần lập và số dư hiện có.
- Mọi khoản chi thực tế phục vụ quản lý có hóa đơn chứng từ đều phải được ghi nhận vào Nợ TK 642 (kể cả khoản bị khống chế định mức hay tiền phạt).
Hy vọng với bài viết dẫn chi tiết trên, bạn đã tự tin xử lý các nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 99!
