Hạch toán hàng hóa dùng để biếu tặng, khuyến mại hay chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ bộ phận bán hàng sao cho đúng quy định? Làm thế nào để xử lý trên sổ sách đối với các khoản chi có đầy đủ hóa đơn nhưng không được trừ khi tính thuế TNDN?
Theo dõi bài viết dưới đây để nắm chắc nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp kế toán Tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng” theo thông tư 99 (áp dụng từ ngày 01/01/2026 thay thế cho thông tư 200):
1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 641 theo thông tư 99
Theo quy định tại thông tư 99, kế toán cần nắm chắc 4 nguyên tắc kế toán với TK 641 như sau:
- Nội dung phản ánh: Tài khoản 641 là tài khoản “Chi phí bán hàng”, dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm:
- Chi phí về lương nhân viên bộ phận bán hàng (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…).
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên bộ phận bán hàng.
- Các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bảo hành công trình xây dựng (đối với doanh nghiệp xây lắp), chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng,…
- Nguyên tắc xử lý chênh lệch giữa kế toán và thuế:
- Không ghi giảm chi phí kế toán: Nếu một khoản chi phí bán hàng có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ và đã hạch toán đúng chế độ kế toán, nhưng không được coi là chi phí hợp lý theo Luật thuế TNDN (ví dụ: chi phí quảng cáo vượt mức khống chế cũ, hoặc chi phí không đúng quy định thuế…), kế toán vẫn phải ghi nhận vào Tài khoản 641.
- Điều chỉnh khi quyết toán: Khoản chi phí này sẽ được điều chỉnh (loại ra) trong tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm để làm tăng thu nhập chịu thuế, chứ không điều chỉnh trên sổ sách kế toán.
- Nguyên tắc về chi phí để có được hợp đồng:
- Các khoản chi phí tăng thêm mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hợp đồng với khách hàng sẽ được phân bổ dần cho từng kỳ kế toán (thay vì ghi nhận hết vào một kỳ nếu hợp đồng kéo dài).
- Nguyên tắc về mở chi tiết và kết chuyển cuối kỳ:
- Mở chi tiết: Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng có thể được mở thêm một số nội dung chi phí.
- Kết chuyển: TK 641 không có số dư cuối kỳ. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
| Bên Nợ | Bên Có |
| Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. |
|
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng không có số dư cuối kỳ và có 7 tài khoản cấp 2 bao gồm:
| Tài khoản | Nội dung phản ánh |
| Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên | Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên bộ phận bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp không chỉ từ nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi mà hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ…. |
| Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì | Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… cho bộ phận bán hàng. |
| Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng | Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,… |
| Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ | Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,… |
| Tài khoản 6415 – Thuế, phí, lệ phí | Phản ánh các khoản chi phí thuế, phí, lệ phí liên quan trực tiếp đến bộ phận bán hàng như: tiền thuê đất,… |
| Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài | Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,… |
| Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác | Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,… |
3. Phương pháp kế toán Tài khoản 641 trong một số giao dịch kinh tế chủ yếu
a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,…
b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242,…
c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
đ) Kế toán chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng
– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,…
– Đối với sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
+ Khi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
+ Khi công tác sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 2413 – Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
+ Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí bán hàng trong từng kỳ, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ.
e) Đối với chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và trích lập và hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng, việc kế toán được thực hiện theo hướng dẫn tại Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có).
h) Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
i) Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng:
– Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hóa)
Có các TK 155, 156,…
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 155, 156,…
k) Số tiền phải trả hộ cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
l) Tiền sử dụng đất, thuê đất phải nộp Nhà nước liên quan đến bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3337).
m) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
n) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
o) Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
4. Tình huống thực tế và cách hạch toán TK 641 theo TT 99
Giả định: Công ty TNHH Thực Phẩm Xanh (Chuyên kinh doanh thực phẩm đóng hộp). Kỳ kế toán: Tháng 12/2025. Trong kỳ kế toán có phát sinh các giao dịch sau:
Tình huống 1: Chi phí nhân viên và Khấu hao (TK 6411, 6414)
Nghiệp vụ: Cuối tháng 12/2025, kế toán tính lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận bán hàng (nhân viên kinh doanh, nhân viên showroom, nhân viên giao hàng). Đồng thời trích khấu hao xe tải giao hàng.
-
-
-
-
-
- Tổng lương phải trả: 200.000.000 đồng.
- Các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và KPCĐ doanh nghiệp phải đóng (giả định tỷ lệ 21.5%): 43.000.000 đồng.
- Khấu hao xe tải giao hàng: 15.000.000 đồng.
-
-
-
-
Hạch toán:
Ghi nhận chi phí lương:
Nợ TK 6411: 200.000.000
Có TK 334: 200.000.000
Ghi nhận chi phí bảo hiểm (phần DN chịu):
Nợ TK 6411: 43.000.000
Có TK 338 (3383, 3384, 3386, 3382): 43.000.000
Ghi nhận khấu hao:
Nợ TK 6414: 15.000.000
Có TK 214: 15.000.000
Tình huống 2: Chi phí dịch vụ mua ngoài – Thuê mặt bằng (TK 6417)
Nghiệp vụ: Ngày 05/12/2025, công ty thanh toán tiền thuê cửa hàng giới thiệu sản phẩm cho đối tác qua chuyển khoản.
-
-
-
-
-
- Giá thuê chưa thuế: 30.000.000 đồng.
- Thuế GTGT (10%): 3.000.000 đồng.
- Tổng thanh toán: 33.000.000 đồng.
-
-
-
-
Hạch toán:
Nợ TK 6417: 30.000.000
Nợ TK 133: 3.000.000
Có TK 112: 33.000.000
Tình huống 3: Hàng biếu tặng khách hàng
Nghiệp vụ: Ngày 20/12/2025, Công ty xuất kho 50 giỏ quà (là sản phẩm của công ty) để biếu tặng tri ân các đối tác lớn nhân dịp cuối năm.
-
-
-
-
-
- Giá vốn (Giá xuất kho): 500.000 đồng/giỏ => Tổng giá vốn: 25.000.000 đồng.
- Giá niêm yết bán ra thị trường (làm căn cứ tính thuế GTGT đầu ra): 800.000 đồng/giỏ => Tổng giá tính thuế: 40.000.000 đồng.
- Thuế GTGT đầu ra phải nộp (10%): 4.000.000 đồng.
-
-
-
-
Hạch toán: Chi phí bao gồm cả giá vốn hàng hóa và thuế GTGT đầu ra.
Nợ TK 6418 (Chi phí bằng tiền/khác): 29.000.000 (25tr giá vốn + 4tr tiền thuế)
Có TK 156: 25.000.000 (Giá vốn)
Có TK 3331: 4.000.000 (Thuế GTGT tính trên giá bán)
Tình huống 4: Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ nhiều kỳ
Nghiệp vụ: Công ty tiến hành sửa chữa lớn khu vực kho hàng (bộ phận bán hàng). Chi phí sửa chữa hoàn thành bàn giao ngày 01/12/2025 là 60.000.000 đồng (chưa VAT). Kế toán quyết định phân bổ chi phí này trong 12 tháng, bắt đầu từ tháng 12/2025.
Hạch toán:
Khi hoàn thành sửa chữa, đưa vào chi phí chờ phân bổ:
Nợ TK 242: 60.000.000
Nợ TK 133: 6.000.000
Có TK 112/331: 66.000.000
Định kỳ phân bổ chi phí vào tháng 12/2025 (60tr / 12 tháng):
Nợ TK 6413 (hoặc 6417 tùy bản chất sửa chữa): 5.000.000
Có TK 242: 5.000.000
Tình huống 5: Chi phí hoa hồng đại lý
Nghiệp vụ: Đại lý A bán được hàng hóa trị giá 500.000.000 đồng. Theo hợp đồng, hoa hồng đại lý được hưởng là 5% trên doanh thu bán được.
-
-
-
-
-
- Tiền hoa hồng: 500.000.000 x 5% = 25.000.000 đồng.
- Đại lý A xuất hóa đơn hoa hồng cho công ty (VAT 10%): 2.500.000 đồng.
- Công ty cấn trừ vào tiền hàng phải thu của Đại lý A.
-
-
-
-
Hạch toán:
Nợ TK 6417: 25.000.000
Nợ TK 133: 2.500.000
Có TK 131 (Chi tiết Đại lý A): 27.500.000
Tình huống 6: Kết chuyển cuối kỳ
Nghiệp vụ: Ngày 31/12/2025, tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh bên Nợ TK 641 trong tháng là 347.000.000 đồng. Kế toán thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh.
Hạch toán:
Nợ TK 911: 347.000.000
Có TK 641: 347.000.000
Tổng kết:
Tóm lại, để hạch toán Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng theo thông tư 99 một cách chính xác. Kế toán cần nắm chắc 3 nguyên tắc cốt lõi sau:
- Mọi chi phí phát sinh phục vụ cho khâu bán hàng (từ lương nhân viên, vận chuyển, đến khuyến mại, biếu tặng…) đều phải được ghi nhận đầy đủ vào TK 641, bất kể khoản chi đó có được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không.
- Sử dụng 7 tài khoản cấp 2 (từ 6411 đến 6418) để phân loại chi phí, giúp ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát ngân sách bán hàng.
- Tài khoản 641 tuyệt đối không có số dư cuối kỳ. Toàn bộ chi phí phải được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, hoặc phân bổ dần (nếu là chi phí chờ phân bổ).
Hy vọng với bài viết hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể tự tin xử lý các nghiệp vụ từ những khoản chi thường xuyên đến các tình huống phức tạp như hàng biếu tặng hay chi phí hoa hồng đại lý.
