Trong cấu thành giá vốn của doanh nghiệp xây lắp, chi phí sử dụng xe, máy thi công luôn chiếm tỷ trọng lớn và đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ. Tuy nhiên, khi nào hạch toán vào chi phí sản xuất chung, khi nào đưa vào chi phí máy thi công?
Theo dõi bài viết dưới đây để nắm chắc nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và phương pháp kế toán Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công theo thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ ngày 01/01/2026 thay thế cho thông tư 200/2014/TT-BTC).
1. Tài khoản 623 là gì? Nguyên tắc kế toán theo thông tư 99
Theo thông tư 99/2025/TT-BTC, Tài khoản 623 là tài khoản “Chi phí sử dụng máy thi công“, dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây, lắp công trình trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây, lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy.
Để hạch toán chính xác TK 623, kế toán cần nắm chắc 3 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Chỉ sử dụng TK 623 cho phương thức “Thi công hỗn hợp”
- TT 99 quy định cụ thể chỉ sử dụng Tài khoản 623 khi thực hiện xây, lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp (vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy).
- Nếu doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn bằng máy, kế toán không sử dụng TK 623. Thay vào đó, hạch toán toàn bộ chi phí xây lắp trực tiếp vào các tài khoản:
- TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
- TK 627: Chi phí sản xuất chung.
Nguyên tắc 2: Tách biệt các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN)
- Theo TT 99, doanh nghiệp không hạch toán vào Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công khoản trích về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp tính trên lương phải trả công nhân sử dụng xe, máy thi công. Theo đó:
- Lương của công nhân điều khiển máy được hạch toán vào TK 623 (cụ thể là TK 6231).
- Các khoản trích (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN) tính trên lương công nhân lái máy: Hạch toán vào Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung), không hạch toán vào TK 623.
Nguyên tắc 3: Xử lý chi phí vượt mức bình thường
- Trong quá trình thi công, nếu phát sinh phần chi phí sử dụng máy vượt trên mức bình thường (do lãng phí, hỏng hóc lớn bất thường, ngừng máy chờ việc…):
- Không được tính vào giá thành công trình xây lắp (Tức là không kết chuyển sang TK 154).
- Phải kết chuyển ngay vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán trong kỳ.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
| Bên Nợ | Bên Có |
| Các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công phát sinh (chi phí vật liệu cho máy hoạt động, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa xe, máy thi công…). Chi phí vật liệu, chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công. |
|
Tài khoản 623 – “Chi phí sử dụng máy thi công” không có số dư cuối kỳ và có 6 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6231 – Chi phí nhân công: Dùng để phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công, phục vụ máy thi công như: Vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu… cho xe, máy thi công.
- Tài khoản này không phản ánh khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành được tính trên lương của công nhân sử dụng xe, máy thi công. Các khoản trích này được phản ánh vào Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
- Tài khoản 6232 – Chi phí vật liệu: Dùng để phản ánh chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ…), vật liệu khác phục vụ xe, máy thi công.
- Tài khoản 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Dùng để phản ánh công cụ, dụng cụ lao động liên quan tới hoạt động của xe, máy thi công.
- Tài khoản 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: Dùng để phản ánh chi phí khấu hao xe, máy thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình.
- Tài khoản 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Dùng để phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài như thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công; tiền mua bảo hiểm xe, máy thi công; chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…
- Tài khoản 6238 – Chi phí bằng tiền khác: Dùng để phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công.
3. Phương pháp kế toán Tài khoản 632 với một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công: Tổ chức đội máy thi công riêng chuyên thực hiện các khối lượng thi công bằng máy hoặc giao máy thi công cho các đội, xí nghiệp xây lắp:
a) Nếu tổ chức đội xe, máy thi công riêng, được phân cấp hạch toán và có tổ chức kế toán riêng thì công việc kế toán được tiến hành như sau:
– Hạch toán các chi phí liên quan tới hoạt động của đội xe, máy thi công, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627
Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 214,…
– Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào bên Nợ Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có các TK 621, 622, 627.
– Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành ca xe, máy thực hiện trên Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang căn cứ vào giá thành ca máy (theo giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ) cung cấp cho các đối tượng xây, lắp (công trình, hạng mục công trình); tùy theo phương thức tổ chức công tác kế toán và mối quan hệ giữa đội xe máy thi công với đơn vị xây, lắp công trình để ghi sổ:
+ Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp dịch vụ xe, máy lẫn nhau giữa các bộ phận, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán dịch vụ xe, máy lẫn nhau giữa các bộ phận trong nội bộ, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33311) (thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán nội bộ về ca xe, máy bán dịch vụ) (nếu có).
b) Nếu không tổ chức đội xe, máy thi công riêng; hoặc có tổ chức đội xe, máy thi công riêng nhưng không tổ chức kế toán riêng cho đội thì toàn bộ chi phí sử dụng xe, máy (kể cả chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời như: phụ cấp lương, phụ cấp lưu động của xe, máy thi công) sẽ hạch toán như sau:
– Căn cứ vào số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231)
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
– Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232, 6233)
Có các TK 152, 153, 242,…
– Trường hợp mua vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232, 6233)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Trích khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở Đội xe, máy thi công, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (sửa chữa xe, máy thi công, điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…), ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Chi phí bằng tiền khác phát sinh, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,…
– Căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế ca xe, máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt trên mức bình thường)
Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
4. Tình huống thực tế
Giả định: Công ty Cổ phần Xây dựng ABC, trong tháng 12/2025, Công ty ABC thi công công trình đường giao thông nông thôn (Hạng mục san lấp mặt bằng). Công ty áp dụng phương thức thi công hỗn hợp (vừa dùng máy xúc, máy ủi kết hợp nhân công sửa ta-luy thủ công). Doanh nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng mà hạch toán tập trung.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến máy thi công như sau:
1. Chi phí nguyên vật liệu (Xăng dầu)
Ngày 05/12, mua 1.000 lít dầu Diezen chạy máy xúc, đơn giá chưa thuế 20.000đ/lít, thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng chuyển khoản.
Phân tích: Dầu Diezen là nhiên liệu trực tiếp vận hành máy => Hạch toán vào TK 6232.
Định khoản:
Nợ TK 6232 – Chi phí vật liệu: 20.000.000đ
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 2.000.000đ
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 22.000.000đ
2. Chi phí nhân công và Các khoản trích theo lương
Cuối tháng, bảng thanh toán lương cho bộ phận máy thi công là 50.000.000đ. Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) theo tỷ lệ quy định hiện hành (giả sử doanh nghiệp chịu 21,5%).
Phân tích:
-
-
-
-
- Tiền lương lái máy => Hạch toán vào TK 6231.
- Các khoản bảo hiểm doanh nghiệp chịu => Theo Thông tư 99, khoản này KHÔNG vào 623 mà phải sang TK 627.
-
-
-
Định khoản:
Ghi nhận chi phí lương:
Nợ TK 6231 – Chi phí nhân công: 50.000.000đ
Có TK 334 – Phải trả người lao động: 50.000.000đ
Ghi nhận các khoản trích theo lương (21,5%):
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 10.750.000đ (Lưu ý: Không ghi Nợ 6231)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: 10.750.000đ
3. Chi phí khấu hao và dịch vụ mua ngoài
Trích khấu hao máy xúc, máy ủi sử dụng tại công trình: 30.000.000đ.
Chi sửa chữa nhỏ máy xúc bằng tiền mặt: 5.500.000đ (đã bao gồm VAT 10%).
Định khoản:
Khấu hao:
Nợ TK 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: 30.000.000đ
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 30.000.000đ
Sửa chữa nhỏ:
Nợ TK 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: 5.000.000đ
Nợ TK 1331: 500.000đ
Có TK 111: 5.500.000đ
4. Kết chuyển cuối kỳ và Xử lý chi phí vượt mức bình thường
Tổng hợp chi phí phát sinh Bên Nợ TK 623 trong tháng là:
-
-
-
- 6231: 50.000.000đ
- 6232: 20.000.000đ
- 6234: 30.000.000đ
- 6237: 5.000.000đ
- Tổng cộng: 105.000.000đ
-
-
Tình huống phát sinh: Do thời tiết mưa bão kéo dài 5 ngày, máy phải ngừng hoạt động nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả lương chờ việc và trích khấu hao (chi phí cố định). Bộ phận kỹ thuật xác định phần chi phí lãng phí này là 5.000.000đ (vượt trên mức bình thường). Phần còn lại 100.000.000đ là chi phí hợp lý tính vào giá thành.
Phân tích theo Thông tư 99:
100 triệu hợp lý => Sang TK 154.
5 triệu lãng phí (vượt mức) => Sang TK 632 (Giá vốn), không được treo ở 154.
Định khoản:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang: 100.000.000đ
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 5.000.000đ
Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công: 105.000.000đ
Tổng kết:
Tóm lại, để hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đến Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, kế toán cần nắm chắc 3 điều cốt lõi sau:
- Không sử dụng TK 623 nếu thi công hoàn toàn bằng máy, chỉ sử dụng TK 623 khi thi công theo phương thức hỗn hợp (thủ công kết hợp máy).
- Tách bạch các khoản trích theo lương: Lương nhân công lái máy thì hạch toán vào TK 623 nhưng bảo hiểm (BHXH, BHYT,…) của lái máy phải hạch toán vào Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung).
- Cuối kỳ, trước khi kết chuyển sang TK 154 để tính giá thành, cần kiểm tra và tách phần chi phí vượt trên mức bình thường (nếu có) để đưa vào TK 632 (Giá vốn hàng bán).
Trên đây là bài viết hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp hạch toán chi phí sử dụng máy thi công theo thông tư 99/2025/TT-BTC. Chúc các bạn áp dụng thành công!
