Khi sử dụng lợi nhuận sau thuế để trả cổ tức bằng cổ phiếu, kế toán có được ghi tăng ngay vào Vốn góp của chủ sở hữu (TK 4111) hay phải thông qua tài khoản trung gian nào? Tại thời điểm chưa có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, bút toán ghi Có TK 4118 – Vốn khác đóng vai trò gì?
Theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và cách hạch toán của Tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối theo thông tư 99/2025/TT-BTC.
1. Nguyên tắc kế toán
Theo thông tư 99/2025/TT-BTC, Tài khoản 421 là tài khoản “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối“, dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp (nếu có) theo quy định của pháp luật. Trong đó, việc phân chia lợi nhuận hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải đảm bảo rõ ràng, rành mạch và đúng cơ chế tài chính hiện hành hoặc quy định của pháp luật liên quan.
Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng kế toán cần nắm khi làm việc với TK 421:
- Nguyên tắc hạch toán chi tiết:
- Phải hạch toán chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh của từng năm tài chính (năm trước, năm nay).
- Đồng thời theo dõi chi tiết theo từng nội dung phân chia lợi nhuận của doanh nghiệp (trích lập các quỹ, bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu, chia cổ tức, lợi nhuận cho các cổ đông, cho các nhà đầu tư).
- Nguyên tắc điều chỉnh hồi tố:
- Khi áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố các sai sót trọng yếu của các năm trước nhưng năm nay mới phát hiện dẫn đến phải điều chỉnh số dư đầu năm phần lợi nhuận sau thuế chưa phân phối thì doanh nghiệp phải:
- Điều chỉnh tăng hoặc giảm số dư đầu năm của TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước trên sổ kế toán.
- Điều chỉnh tăng hoặc giảm chỉ tiêu “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” trên Báo cáo tình hình tài chính theo quy định tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 29 – Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót và Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 17 – Thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Khi áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố các sai sót trọng yếu của các năm trước nhưng năm nay mới phát hiện dẫn đến phải điều chỉnh số dư đầu năm phần lợi nhuận sau thuế chưa phân phối thì doanh nghiệp phải:
- Nguyên tắc về phân phối lợi nhuận và cổ tức:
- Đối vối khoản mục phi tiền tệ: Các doanh nghiệp khi phân phối lợi nhuận cần cân nhắc đến các khoản mục phi tiền tệ nằm trong lợi nhuận sau thuế chưa phân phối có thể ảnh hưởng đến luồng tiền và khả năng chi trả cổ tức, lợi nhuận của doanh nghiệp, như:
- Khoản lãi do đánh giá lại tài sản mang đi góp vốn; do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ; do đánh giá lại các công cụ tài chính;
- Các khoản mục phi tiền tệ khác…
- Đối với cổ tức: Doanh nghiệp phải loại khoản cổ tức ưu đãi phải trả theo bản chất của cổ phiếu ưu đãi và đảm bảo nguyên tắc:
- Nếu cổ phiếu ưu đãi được phân loại là nợ phải trả, doanh nghiệp không ghi nhận cổ tức phải trả cho cổ phần ưu đãi từ lợi nhuận sau thuế chưa phân phối;
- Nếu cổ phiếu ưu đãi được phân loại là vốn chủ sở hữu, khoản cổ tức ưu đãi phải trả được kế toán tương tự như việc trả cổ tức của cổ phiếu phổ thông.
- Đối vối khoản mục phi tiền tệ: Các doanh nghiệp khi phân phối lợi nhuận cần cân nhắc đến các khoản mục phi tiền tệ nằm trong lợi nhuận sau thuế chưa phân phối có thể ảnh hưởng đến luồng tiền và khả năng chi trả cổ tức, lợi nhuận của doanh nghiệp, như:
- Nguyên tắc quản trị lỗ:
- Doanh nghiệp phải theo dõi trong hệ thống quản trị nội bộ số lỗ tính thuế và số lỗ không tính thuế, trong đó:
- Khoản lỗ tính thuế là khoản lỗ tạo ra bởi các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
- Khoản lỗ không tính thuế là khoản lỗ tạo ra bởi các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Khi chuyển lỗ theo quy định của pháp luật thuế, doanh nghiệp chỉ được chuyển phần lỗ tính thuế làm căn cứ giảm trừ số thuế phải nộp trong tương lai.
- Doanh nghiệp phải theo dõi trong hệ thống quản trị nội bộ số lỗ tính thuế và số lỗ không tính thuế, trong đó:
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
| Bên Nợ | Bên Có |
|
|
Tài khoản 421 là tài khoản lưỡng tính có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có. Cụ thể:
- Số dư bên Nợ: Phản ánh số lỗ hoạt động kinh doanh chưa xử lý tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
- Số dư bên Có: Thể hiện số lợi nhuận sau thuế chưa phân phối hoặc chưa sử dụng tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Tài khoản 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối có 2 tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối lũy kế đến cuối năm trước: Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ thuộc các năm trước.
- Tài khoản 4211 còn dùng để phản ánh số điều chỉnh tăng hoặc giảm số dư đầu năm của TK 4211 khi áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố các sai sót trọng yếu của năm trước, năm nay mới phát hiện.
- Đầu năm sau, kế toán kết chuyển số dư đầu năm từ TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay sang TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối lũy kế đến cuối năm trước”.
- Tài khoản 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay: Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ của năm nay.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của Tài khoản 421
a) Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh:
– Trường hợp lãi, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (4212).
– Trường hợp lỗ, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (4212)
Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
b) Tại thời điểm doanh nghiệp không có quyền từ chối nghĩa vụ chi trả cổ tức, lợi nhuận bằng tiền cho các cổ đông, thành viên góp vốn của công ty theo quy định của pháp luật, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 332 – Phải trả cổ tức, lợi nhuận.
Khi trả cổ tức, lợi nhuận bằng tiền, ghi:
Nợ TK 332 – Phải trả cổ tức, lợi nhuận
Có các TK 111, 112,… (số tiền thực trả).
c) Trường hợp công ty cổ phần sử dụng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để trả cổ tức bằng cổ phiếu, ghi:
– Tại thời điểm doanh nghiệp phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 4118 – Vốn khác.
– Khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 4118 – Vốn khác
Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu.
d) Các doanh nghiệp không phải là công ty cổ phần sử dụng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để tăng thêm hoặc bổ sung vốn điều lệ, tại thời điểm doanh nghiệp quyết định sử dụng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để tăng thêm hoặc bổ sung vốn điều lệ, ghi:
– Tại thời điểm doanh nghiệp phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 4118 – Vốn khác.
– Khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 4118 – Vốn khác
Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu.
đ) Khi doanh nghiệp trích các quỹ từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có các TK 414, 418, 353,…
e) Đầu kỳ kế toán năm, kết chuyển lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay sang lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước, ghi:
– Trường hợp TK 4212 có số dư Có (lãi), ghi:
Nợ TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
Có TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước.
– Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (lỗ), ghi:
Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay.
4. Tình huống thực tế và cách hạch toán Tài khoản 421 theo thông tư 99/2025/TT-BTC
Ví dụ 1: Kết chuyển lãi, trích lập quỹ và trả cổ tức bằng tiền mặt
Tình huống: Tại Công ty Cổ phần ABC, năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2025.
Lợi nhuận sau thuế TNDN năm 2025 là: 5.000.000.000đ.
Sang ngày 01/01/2026, kế toán thực hiện kết chuyển lợi nhuận.
Tháng 04/2026, Đại hội đồng cổ đông quyết định phân phối lợi nhuận năm 2025 như sau:
Trích Quỹ đầu tư phát triển (10%): 500.000.000đ.
Chia cổ tức bằng tiền mặt cho cổ đông: 2.000.000.000đ.
Hướng dẫn hạch toán:
1. Cuối năm 2025 (31/12/2025): Kết chuyển lãi năm nay
Nợ TK 911: 5.000.000.000đ
Có TK 4212 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay): 5.000.000.000đ
2. Đầu năm 2026 (01/01/2026): Chuyển thành lợi nhuận năm trước
Nợ TK 4212: 5.000.000.000đ
Có TK 4211 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước): 5.000.000.000đ
3. Tháng 04/2026: Khi có Nghị quyết phân phối lợi nhuận Ghi nhận nghĩa vụ trả cổ tức và trích quỹ (lấy từ TK 4211 vì là lợi nhuận năm cũ):
Nợ TK 4211: 2.500.000.000đ
Có TK 414 (Quỹ ĐTPT): 500.000.000đ
Có TK 332 (Phải trả cổ tức, lợi nhuận): 2.000.000.000đ (Lưu ý: Lúc này chưa ghi giảm tiền, chỉ ghi nhận nghĩa vụ nợ).
4. Khi thực chi tiền trả cổ tức:
Nợ TK 332: 2.000.000.000đ
Có TK 112: 2.000.000.000đ
Ví dụ 2: Trả cổ tức bằng cổ phiếu
Tình huống: Công ty Cổ phần XYZ quyết định sử dụng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối để chia cổ tức bằng cổ phiếu nhằm tăng vốn điều lệ.
Giá trị cổ tức chia bằng cổ phiếu: 10.000.000.000đ.
Ngày 15/06/2025: Hoàn tất thủ tục phát hành cổ phiếu trả cổ tức.
Ngày 01/07/2025: Công ty nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi (ghi nhận vốn điều lệ mới).
Cách hạch toán:
1. Ngày 15/06/2025 (Thời điểm phát hành cổ phiếu): Kế toán chưa ghi tăng ngay vào Vốn góp chủ sở hữu (TK 4111) mà phải treo qua TK 4118.
Nợ TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối): 10.000.000.000đ
Có TK 4118 (Vốn khác): 10.000.000.000đ
2. Ngày 01/07/2025 (Thời điểm có Giấy ĐKKD mới): Chính thức ghi nhận tăng vốn điều lệ.
Nợ TK 4118 (Vốn khác): 10.000.000.000đ
Có TK 4111 (Vốn góp của chủ sở hữu): 10.000.000.000đ
Ví dụ 3: Điều chỉnh hồi tố do sai sót trọng yếu
Tình huống: Năm 2026, kế toán Công ty M phát hiện năm 2024 đã bỏ sót một khoản chi phí giá vốn hàng bán trị giá 200.000.000đ. Đây là sai sót trọng yếu cần điều chỉnh hồi tố.
Các hạch toán:
Do sai sót thuộc năm 2024 (năm trước), nên khi điều chỉnh vào năm 2026, kế toán không được ghi vào TK 4212 (lợi nhuận năm nay) mà phải điều chỉnh trực tiếp vào số dư đầu kỳ của TK 4211.
Tại sổ kế toán năm 2026, ghi bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 4211 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước): 200.000.000đ (Làm giảm lợi nhuận đầu kỳ)
Có TK liên quan (Ví dụ: TK 156, 155… tùy bản chất sai sót): 200.000.000đ
Lưu ý: Đồng thời phải điều chỉnh cột “Số đầu năm” trên Báo cáo tài chính năm 2026 đối với chỉ tiêu “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối”.
Tổng kết:
Tóm lại, để hạch toán đúng Tài khoản 421 theo quy định mới của Thông tư 99/2025/TT-BTC, kế toán cần ghi nhớ 3 nguyên tắc vàng:
- Phân loại lỗ: Theo dõi riêng lỗ tính thuế và lỗ không tính thuế.
- Tăng vốn: Luôn hạch toán qua tài khoản trung gian TK 4118 – Vốn khác khi trả cổ tức bằng cổ phiếu.
- Hồi tố: Mọi sai sót trọng yếu năm cũ phải điều chỉnh vào số dư đầu kỳ của TK 4211, tuyệt đối không ghi vào lợi nhuận năm nay.
Nắm vững các nguyên tắc này sẽ giúp sổ sách kế toán của doanh nghiệp luôn minh bạch và tuân thủ đúng pháp luật. Hy vọng bài viết hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm chắc nguyên tắc và cách hạch toán TK 421 chính xác nhất!
