Trong thực tế kế toán, không ít khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa thể thanh toán ngay do chưa đủ chứng từ hoặc chưa đến hạn chi trả. Tài khoản 335 theo Thông tư 99 được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí phải trả này, giúp doanh nghiệp phản ánh đúng chi phí theo từng kỳ. Để tránh nhầm lẫn với dự phòng phải trả và hạch toán sai, kế toán cần nắm rõ nguyên tắc và cách sử dụng tài khoản 335 trong nội dung dưới đây của Ketoan.vn.
1. Tài khoản 335 – Chi phí phải trả theo Thông tư 99 là gì?
Tài khoản 335 – Chi phí phải trả theo Thông tư 99/2025/TT-BTC dùng để phản ánh các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận hoặc đã cung cấp trong kỳ báo cáo nhưng chưa thực chi do chưa có đủ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán, và được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ.
Tài khoản 335 còn phản ánh các khoản phải trả khác:
- Khoản phải trả cho người lao động: Như tiền lương nghỉ phép trong kỳ.
- Chi phí sản xuất, kinh doanh cần trích trước:
- Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa vụ có kế hoạch. Doanh nghiệp tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng hoạt động.
- Chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái phiếu trả sau (khi trái phiếu đáo hạn).
2. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 335 theo Thông tư 99
a) Doanh nghiệp phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả để ghi nhận trên sổ kế toán và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục, cụ thể:
- Các khoản dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại nhưng thường chưa xác định được thời gian thanh toán cụ thể; Các khoản chi phí phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại chắc chắn về thời gian phải thanh toán
- Các khoản dự phòng phải trả ước tính được nhưng có thể chưa xác định được chắc chắn số sẽ phải trả (ví dụ khoản chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp,…); Các khoản chi phí phải trả xác định được chắc chắn số sẽ phải trả
- Trên Báo cáo tình hình tài chính, các khoản dự phòng phải trả được trình bày tách biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả khác trong khi chi phí phải trả là một phần của các khoản phải trả thương mại hoặc phải trả khác.
b) Các khoản trích trước không được phản ánh vào Tài khoản 335 – Chi phí phải trả mà được phản ánh là dự phòng phải trả, như:
- Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp
- Các khoản dự phòng phải trả khác (quy định trong Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả).
c) Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
d) Về nguyên tắc, các khoản chi phí phải trả phải được quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế được điều chỉnh tăng/giảm chi phí của các bộ phận có liên quan.
đ) Việc vốn hóa chi phí đi vay phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 – Chi phí đi vay. Nhà thầu không vốn hóa lãi vay khi đi vay để phục vụ việc thi công, xây dựng công trình, tài sản cho khách hàng, kể cả trường hợp đối với khoản vay riêng, ví dụ: Nhà thầu xây lắp vay tiền để thi công xây dựng công trình cho khách hàng, công ty đóng tàu theo hợp đồng cho chủ tàu,…
e) Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Bên Nợ
- Kết cấu các khoản chi phí thực tế phát sinh đã được tính vào chi phí phải trả
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí
Bên Có
- Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh
Số dư bên Có
- Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán
4. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
a) Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, ghi:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
b) Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, nếu số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
c) Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính phải chi trong thời gian ngừng việc theo thời vụ hoặc ngừng việc theo kế hoạch, ghi:
Nợ các TK 623, 627
Có TK 335 – Chi phí phải trả.
d) Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí trích trước, ghi:
Nợ các TK 623, 627 (nếu số chi phí thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích trước)
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (số đã trích trước)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 153, 331, 334,…
Có các TK 623, 627 (nếu số chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn số đã trích trước).
đ) Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh)
Nợ các TK 627, 241 (lãi vay được vốn hóa)
Có TK 335 – Chi phí phải trả
5. Ví dụ minh họa về nghiệp vụ hạch toán tài khoản 335
Giả sử, Công ty Cổ phần ABC là một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ. Trong Quý 1 năm 2025, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí phải trả như sau:
Tình huống 1: Trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất
Công ty ABC có chính sách cho công nhân sản xuất được nghỉ phép 12 ngày/năm. Để đảm bảo chi phí được ghi nhận đều đặn vào các kỳ, kế toán sẽ thực hiện trích trước chi phí này.
Dữ liệu: Tổng quỹ lương nghỉ phép kế hoạch cho cả năm 2025 của bộ phận sản xuất là: 120.000.000 VNĐ. Công ty thực hiện trích trước chi phí này theo từng quý.
Tính toán:
Mức trích trước cho Quý 1/2025 = 120.000.000 / 4 quý = 30.000.000 VNĐ.
Hạch toán (Theo nghiệp vụ a):
Kế toán lập bút toán trích trước chi phí lương phép vào cuối Quý 1/2025:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 30.000.000
Có TK 335 – Chi phí phải trả: 30.000.000
Tình huống 2: Thanh toán lương nghỉ phép thực tế
Sang tháng 4/2025 (thuộc Quý 2), một số công nhân bắt đầu nghỉ phép và công ty thanh toán tiền lương cho họ.
Dữ liệu: Tổng số tiền lương nghỉ phép thực tế công ty trả trong Quý 2 là 25.000.000 VNĐ. Số đã trích trước cho Quý 1 là 30.000.000 VNĐ.
So sánh: Số thực tế trả (25.000.000) < Số đã trích trước (30.000.000). Chênh lệch thừa là 5.000.000 VNĐ.
Hạch toán (Theo nghiệp vụ b):
Kế toán ghi nhận bút toán thanh toán lương phép và xử lý phần chênh lệch:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả: 30.000.000 (Ghi giảm toàn bộ số đã trích trước của kỳ trước)
Có TK 334 – Phải trả người lao động: 25.000.000 (Số tiền thực tế phải trả)
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 5.000.000 (Ghi giảm chi phí vì trích thừa)
Tình huống 3: Trích trước lãi vay phải trả
Trong Quý 1, công ty ABC có vay ngân hàng một khoản 500.000.000 VNĐ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất 12%/năm, trả lãi sau (trả theo quý).
Tính toán:
Lãi vay phải trả cho Quý 1/2025 = 500.000.000 * 12% / 4 quý = 15.000.000 VNĐ.
Hạch toán (Theo nghiệp vụ đ):
Vào cuối Quý 1/2025, dù chưa đến hạn trả tiền lãi, kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí lãi vay của quý này:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 15.000.000
Có TK 335 – Chi phí phải trả: 15.000.000
Khi công ty thực tế trả tiền lãi cho ngân hàng vào đầu Quý 2, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 335: 15.000.000
Có TK 112: 15.000.000
6. Lưu ý khi hạch toán tài khoản 335 theo Thông tư 99
Khi áp dụng Tài khoản 335 – Chi phí phải trả theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Điều kiện trích trước: Chỉ trích trước các khoản chi phí chắc chắn phát sinh, đã có kế hoạch, dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nghiêm cấm ghi nhận các khoản không đủ điều kiện.
- Phân biệt TK 335 và TK 352: TK 335 chỉ phản ánh các nghĩa vụ có thời điểm thanh toán và giá trị xác định chắc chắn; TK 352 dùng cho các nghĩa vụ chưa chắc chắn về thời gian hoặc giá trị.
- Quyết toán cuối kỳ: Kế toán phải đối chiếu số đã trích trước với chi phí thực tế phát sinh. Nếu có chênh lệch, phải điều chỉnh tăng/giảm chi phí của các bộ phận liên quan.
- Giải trình trong BCTC: Các khoản chi phí trích trước chưa sử dụng hết đến cuối năm cần được giải trình rõ trong Thuyết minh Báo cáo tài chính để đảm bảo tính minh bạch.
- Vốn hóa lãi vay: Phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 – Chi phí đi vay. Đặc biệt: Nhà thầu vay tiền để thi công công trình cho khách hàng không được vốn hóa lãi vay vào giá trị tài sản.
Việc hạch toán đúng tài khoản 335 theo Thông tư 99 giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý, tránh sai lệch số liệu và nhầm lẫn với các khoản dự phòng. Kế toán cần trích trước có căn cứ, đối chiếu với chi phí thực tế và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, minh bạch.
