Tài khoản 332 theo Thông tư 99 được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán, nhà cung cấp và nhà thầu xây lắp phát sinh trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và đầu tư. Qua nội dung bài viết dưới đây của Ketoan.vn sẽ giúp bạn nắm rõ nguyên tắc kế toán và phạm vi phản ánh của tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ chính xác, hạn chế sai sót khi hạch toán và lập báo cáo tài chính.
1. Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là gì?
Tài khoản 331 theo Thông tư 99 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Ngoài ra, tài khoản 331 cũng phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ.
2. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 331 theo Thông tư 99
a) Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
b) Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
c) Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.
d) Khi hạch toán chi tiết các khoản phải trả người bán, doanh nghiệp phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
| Bên Nợ | Bên Có |
|
|
Số dư bên Có:
|
|
4. Phương pháp kế toán 1 số giao dịch kinh tế chủ yếu
4.1 Mua vật tư, hàng hóa về nhập kho hoặc mua TSCĐ về dùng ngay,… chưa trả tiền cho người bán:
a) Trường hợp mua trong nội địa, ghi:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213,… (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
b) Trường hợp nhập khẩu, ghi:
– Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213,…
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
– Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
– Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp không được khấu trừ phải tính vào giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập khẩu, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211,…
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
4.2. Trường hợp doanh nghiệp thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hóa đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
4.3. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, 341,…
4.4. Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
4.5. Nhận dịch vụ được cung cấp (vận chuyển hàng hóa, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
Nợ các TK 241, 242, 627, 641, 642,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
4.6. Chiết khấu thanh toán doanh nghiệp được hưởng khi mua vật tư, hàng hóa do thanh toán trước thời hạn được trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
4.7. Trường hợp vật tư, hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 152, 153, 156,…
4.8. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không xác định được chủ nợ hoặc đã xác định được là không phải trả nợ và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 711 – Thu nhập khác.
4.9. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
4.10. Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý để hưởng hoa hồng.
– Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý để trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán để trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112,…
4.11. Kế toán khoản phải trả cho người bán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu:
– Khi trả trước một khoản tiền ủy thác mua hàng theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mở LC,… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)
Có các TK 111, 112, 341,…
– Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, doanh nghiệp thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
– Khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)
Có các TK 111, 112,…
– Phí ủy thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận ủy thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác).
– Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
– Đơn vị nhận ủy thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các Tài khoản 138 – Phải thu khác và Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác.
5. Ví dụ minh họa
Giả sử Doanh nghiệp SX ABC phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, dịch vụ và thanh toán với nhà cung cấp. Dưới đây là các tình huống mẫu bám sát đúng từng điểm nghiệp vụ.
1. Mua trong nước, hàng về nhập kho, chưa thanh toán
Dữ liệu: Mua NVL giá chưa VAT: 100.000.000; VAT 10%: 10.000.000; tổng: 110.000.000đ.
Trường hợp VAT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 152 100.000.000
Nợ TK 1331 10.000.000
Có TK 331 (NCC A) 110.000.000
Trường hợp VAT không được khấu trừ (giá nhập kho gồm cả VAT):
Nợ TK 152 110.000.000
Có TK 331 (NCC A) 110.000.000
2. Hàng nhập khẩu, ghi nhận thuế nhập khẩu và VAT NK
Dữ liệu: Giá tính thuế NK (CIF) 200.000.000; thuế NK 5%: 10.000.000; không có TTĐB, BVMT; VAT NK 10% tính trên (200.000.000 + 10.000.000) = 21.000.000.
Ghi nhận hàng nhập khẩu:
Nợ TK 156 200.000.000
Có TK 331 (NCC nước ngoài) 200.000.000
Có TK 3333 – Thuế nhập khẩu 10.000.000
VAT NK được khấu trừ:
Nợ TK 1331 21.000.000
Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng NK phải nộp 21.000.000
Trường hợp VAT NK không được khấu trừ (tính vào giá):
Nợ TK 156 21.000.000
Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng NK phải nộp 21.000.000
3. Nhận khối lượng xây lắp hoàn thành (đầu tư XDCB)
Dữ liệu: Giá trị KLXL chưa VAT: 1.000.000.000; VAT 10%: 100.000.000; tổng: 1.100.000.000
VAT được khấu trừ:
Nợ TK 241 1.000.000.000
Nợ TK 1331 100.000.000
Có TK 331 (Nhà thầu xây lắp) 1.100.000.000
VAT không được khấu trừ:
Nợ TK 241 1.100.000.000
Có TK 331 (Nhà thầu xây lắp) 1.100.000.000
4. Ứng trước tiền cho người bán và nhận lại tiền ứng
Ứng trước 50.000.000 qua ngân hàng:
Nợ TK 331 (NCC B) 50.000.000
Có TK 112 50.000.000
Sau đó nhà cung cấp hoàn lại tiền ứng:
Nợ TK 112 50.000.000
Có TK 331 (NCC B) 50.000.000
5. Nhận dịch vụ (điện, nước, vận chuyển, kiểm toán…)
Dữ liệu: Dịch vụ kiểm toán 60.000.000; VAT 10%: 6.000.000; tổng: 66.000.000
Nợ TK 642 60.000.000
Nợ TK 1331 6.000.000
Có TK 331 (Cty kiểm toán) 66.000.000
6. Chiết khấu thanh toán được hưởng
Dữ liệu: Công nợ phải trả 55.000.000; được CKTT 1.100.000 khi trả sớm
Nợ TK 331 (NCC C) 1.100.000
Có TK 515 – Doanh thu HĐTC 1.100.000
7. Trả lại hàng hoặc được giảm giá
Dữ liệu: Trả lại NVL giá chưa VAT 20.000.000; VAT 10%: 2.000.000; tổng giảm trừ: 22.000.000
Nợ TK 331 (NCC A) 22.000.000
Có TK 1331 2.000.000
Có TK 152 20.000.000
8. Xóa nợ phải trả không còn nghĩa vụ thanh toán
Dữ liệu: Khoản phải trả 10.000.000 xác định không phải trả
Nợ TK 331 (NCC D) 10.000.000
Có TK 711 – Thu nhập khác 10.000.000
9. Nhà thầu chính ghi nhận khối lượng của nhà thầu phụ
Dữ liệu: KLXL của thầu phụ chưa VAT 300.000.000; VAT 10%: 30.000.000
Nợ TK 632 300.000.000
Nợ TK 1331 30.000.000
Có TK 331 (Nhà thầu phụ) 330.000.000
10. Nhận hàng bán đại lý hưởng hoa hồng
Khi bán hàng đại lý, thu tiền khách 220.000.000:
Nợ các TK 111/112/131 220.000.000
Có TK 331 (Bên giao đại lý) 220.000.000
Xác định hoa hồng đại lý được hưởng: 10.000.000; VAT 10%: 1.000.000
Nợ TK 331 (Bên giao đại lý) 11.000.000
Có TK 511 – Doanh thu BH&CCDv 10.000.000
Có TK 3331 1.000.000
Thanh toán tiền còn lại cho bên giao đại lý: 209.000.000
Nợ TK 331 (Bên giao đại lý) 209.000.000
Có TK 112 209.000.000
11. Ủy thác nhập khẩu tại đơn vị giao ủy thác
Ứng trước mở LC cho đơn vị nhận ủy thác: 100.000.000
Nợ TK 331 (Đơn vị nhận ủy thác) 100.000.000
Có TK 112 100.000.000
Khi nhận hàng do bên nhận ủy thác giao trả: hạch toán như hàng nhập khẩu thông thường (xem mục 2).
Thanh toán tiền hàng và chi phí liên quan: 250.000.000
Nợ TK 331 (Đơn vị nhận ủy thác) 250.000.000
Có TK 112 250.000.000
Phí ủy thác 5.000.000; VAT 10%: 500.000; tính vào giá trị hàng:
Nợ TK 156 5.000.000
Nợ TK 1331 500.000
Có TK 331 (Đơn vị nhận ủy thác) 5.500.000
6. Giải đáp một số câu hỏi
Tài khoản 331 theo Thông tư 99 có dùng để phản ánh cả ứng trước cho người bán không?
TK 331 không chỉ phản ánh số tiền còn nợ người bán mà còn bao gồm số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho người bán, nhà cung cấp, nhà thầu xây lắp nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng bàn giao.
Khi nào TK 331 có thể có số dư bên Nợ?
Tài khoản 331 theo Thông tư 99 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp:
- Đã ứng trước nhiều hơn số phải trả
- Đã thanh toán vượt số nợ thực tế của từng đối tượng cụ thể
Khi lập báo cáo tài chính, cần phân loại số dư chi tiết vào Tài sản (ứng trước) hoặc Nguồn vốn (còn phải trả) theo đúng bản chất từng khoản.
Tài khoản 331 dư nợ là tài sản hay nguồn vốn?
Tài khoản 331 theo Thông tư 99 thuộc nhóm nợ phải trả, thường có số dư bên Có, thể hiện số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu TK 331 có số dư bên Nợ (doanh nghiệp đã trả trước tiền nhưng chưa nhận hàng hoặc dịch vụ), thì số dư này được coi là tài sản (khoản phải thu).
Nhìn chung, tài khoản 332 theo Thông tư 99 là căn cứ quan trọng để quản lý và kiểm soát các khoản phải trả cho người bán trong doanh nghiệp. Hạch toán đúng tài khoản, theo dõi chi tiết từng đối tượng và xử lý chính xác các khoản thanh toán, ứng trước hay giảm trừ sẽ giúp số liệu công nợ phản ánh đúng bản chất và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán hiện hành.
