Tài khoản 138 theo Thông tư 99 được dùng để phản ánh các khoản phải thu khác ngoài hoạt động bán hàng và nội bộ. Đây là tài khoản kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi đúng bản chất các khoản phải thu phát sinh. Để hiểu rõ phạm vi, nguyên tắc và cách hạch toán tài khoản 138 theo Thông tư 99, bạn hãy xem chi tiết nội dung ngay bên dưới của ketoan.vn ngay dưới đây.
1. Tài khoản 138 theo Thông tư 99 là gì?
Tài khoản 138 theo Thông tư 99 vẫn được giữ nguyên bản chất như Thông tư 200. Đây là tài khoản hạch toán Phải thu khác để phản ánh các khoản công nợ như TK 131 – Phải thu khách hàng, TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ, TK 136 – Phải thu nội bộ.
Về tên gọi, TK 138 vẫn được giữ nguyên, tuy nhiên Thông tư 99 đã có 1 số điều chỉnh quan trọng về mặt cơ cấu tài khoản cấp 2 để phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù nghiệp vụ phát sinh mới.
| Tiêu chí | Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC | Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC |
| Tên tài khoản | TK 138 – Phải thu khác | Giữ nguyên: TK 138 – Phải thu khác |
| Hệ thống tài khoản cấp 2 | Gồm 3 tài khoản:
• 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý • 1385 – Phải thu về cổ phần hóa • 1388 – Phải thu khác |
Có sự thay đổi trong cấu trúc:
• Giữ lại 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý • Giữ lại 1388 – Phải thu khác • Bỏ 1385 – Phải thu về cổ phần hóa • Bổ sung 1383 – Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (mới) |
2. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 138
Tài khoản 138 được sử dụng để phản ánh các khoản phải thu không thuộc phạm vi các tài khoản công nợ thông thường. Việc hạch toán TK 138 phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản phải thu phát sinh trong doanh nghiệp theo đúng bản chất kinh tế.
Cụ thể, TK 138 bao gồm các nhóm nghiệp vụ sau:
- Giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý theo biên bản kiểm kê.
- Các khoản bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể (trong hoặc ngoài doanh nghiệp) gây ra và đã xác định trách nhiệm bồi thường.
- Tài sản phi tiền tệ cho đơn vị khác mượn, không bao gồm trường hợp cho vay tiền (cho vay tiền phải ghi nhận tại TK 1283).
- Các khoản chi phí XDCB, chi phí sản xuất – kinh doanh… không được phê duyệt, phải thu hồi từ cá nhân hoặc bộ phận liên quan.
- Các khoản chi hộ phải thu, như chi phí ngân hàng, giám định, vận chuyển, bốc xếp, thuế nhập khẩu… trong giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu.
- Cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền hoặc bằng tài sản phi tiền tệ từ hoạt động đầu tư tài chính.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu đã nộp nhưng được khấu trừ hoặc hoàn lại theo quy định (ví dụ: xăng sinh học, xăng nhập khẩu).
- Giá trị tài sản doanh nghiệp mang đi đầu tư trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Các khoản phải thu khác không thuộc các nhóm trên nhưng doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi.
3. Kết cấu của tài khoản 138 – Phải thu khác
Do tính chất của các khoản phải thu ngoài phạm vi công nợ thông thường, TK 138 được thiết kế để phản ánh nhiều loại nghiệp vụ khác nhau. Vì vậy, kế toán cần nắm rõ cách ghi nhận từng khoản trên từng bên của tài khoản để đảm bảo theo dõi chính xác và xử lý đúng quy định. Kết cấu TK 138 được trình bày như sau:
Bên Nợ
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý.
- Khoản phải thu từ cá nhân, tập thể (trong hoặc ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) của hàng nhập khẩu đã nộp nhưng được khấu trừ hoặc hoàn.
- Giá trị tài sản doanh nghiệp góp vào hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền từ hoạt động đầu tư tài chính.
- Các khoản chi hộ, thu hộ bên thứ ba hoặc các khoản phải thu khác.
- Chênh lệch đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ khi tỷ giá tăng.
Bên Có
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu sang tài khoản liên quan theo biên bản xử lý.
- Ghi nhận số thuế TTĐB nhập khẩu đã được khấu trừ hoặc hoàn.
- Ghi nhận giá trị tài sản hoặc lợi ích được chia từ hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Doanh nghiệp thu hồi được các khoản phải thu khác.
- Chênh lệch đánh giá lại khoản phải thu ngoại tệ khi tỷ giá giảm.
Số dư cuối kỳ
- Dư Nợ: Phản ánh các khoản phải thu khác còn tồn tại chưa thu hồi tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán
4. Cách hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác
Tài khoản 138 được sử dụng để phản ánh nhiều loại nghiệp vụ phải thu khác nhau. Việc hạch toán cần căn cứ vào bản chất của khoản phải thu, nguyên nhân phát sinh và tính chất tài sản liên quan. Dưới đây là các trường hợp hạch toán phổ biến theo Thông tư 99.
4.1 Thiếu TSCĐ hữu hình dùng cho SXKD, chưa rõ nguyên nhân
Khi kiểm kê phát hiện thiếu TSCĐ phục vụ sản xuất kinh doanh và đang chờ xác định nguyên nhân:
Nợ TK 1381 – Giá trị còn lại chưa rõ nguyên nhân
Nợ TK 214 – Hao mòn lũy kế
Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ
4.2. Thiếu TSCĐ dùng cho phúc lợi, chưa rõ nguyên nhân
Nếu TSCĐ thuộc quỹ phúc lợi bị thiếu và đang trong quá trình xác minh:
Nợ TK 214 – Hao mòn
Nợ TK 3533 – Giá trị còn lại của TSCĐ phúc lợi
Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ
Đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý:
Nợ TK 1381
Có TK 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
4.3. Thiếu tiền mặt, vật tư, hàng hóa khi kiểm kê
Mọi trường hợp thiếu hụt tài sản (tiền mặt, vật tư, hàng hóa, công cụ…) phải được lập biên bản, xác lập trách nhiệm, điều tra nguyên nhân và trình lãnh đạo phê duyệt hướng xử lý.
a) Đã xác định được nguyên nhân
- Nếu do sai sót ghi sổ → kế toán phải hiệu chỉnh hoặc bổ sung chứng từ.
- Nếu hao hụt trong định mức:
Nợ TK 632
Có TK 152, 153, 155, 156
- Nếu có cá nhân/tập thể phải bồi thường:
Nợ TK 1388 – Khoản phải thu bồi thường
Nợ TK 334 – Trừ bồi thường vào lương
Nợ TK 632 – Phần tổn thất còn lại sau khi trừ bồi thường
Có TK 111, 112, 152, 153, 155, 156…
b) Chưa xác định được nguyên nhân (chờ xử lý)
Nợ TK 1381
Có TK 111, 152, 153, 155, 156,…
Khi có quyết định xử lý chính thức:
Nợ TK 111, 112 – Nếu nộp bồi thường
Nợ TK 1388 – Nếu phải thu bồi thường
Nợ TK 334 – Nếu trừ lương
Nợ TK 632 – Giá trị tổn thất sau bồi thường
Nợ TK 811 – Giá trị còn lại của TSCĐ bị thiếu
Có TK 1381
4.4. Ghi nhận tài sản phi tiền tệ mang cho mượn
Khi doanh nghiệp cho tổ chức/cá nhân khác mượn vật tư, hàng hóa, công cụ…:
Nợ TK 1388
Có TK 152, 153, 155, 156,…
4.5. Hạch toán các khoản chi hộ và khoản phải thu khác
Mọi khoản chi hộ cần thu lại hoặc khoản phải thu phát sinh ngoài hoạt động bán hàng:
Nợ TK 1388
Có các tài khoản liên quan
4.6. Nghiệp vụ ủy thác xuất – nhập khẩu (tại bên nhận ủy thác)
a) Khi chi hộ cho bên giao ủy thác
Nợ TK 1388 – Nếu bên giao chưa chuyển tiền
Nợ TK 3388 – Nếu khấu trừ vào khoản ứng trước
Có TK 111, 112
b) Khi bù trừ chi hộ sau khi nhận thanh toán
Nợ TK 3388
Có TK 1388
c) Các khoản thuế liên quan
Kế toán chi tiết thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế TTĐB thực hiện theo quy định tại TK 333 và TK 338.
4.7. Cổ tức và lợi nhuận được chia chưa thu
Khi doanh nghiệp có quyền nhận cổ tức/lợi nhuận nhưng chưa thu được:
Nợ TK 1388
Có TK 515
4.8. Thu các khoản phải thu khác
Khi thu tiền:
Nợ TK 111, 112
Có TK 1388
4.9. Xử lý khoản phải thu theo quyết định cơ quan có thẩm quyền
Nợ TK 111, 112 – Thu bồi thường
Nợ TK 334 – Trừ lương
Nợ TK 2293 – Bù đắp từ dự phòng
Nợ TK 642 – Nếu tính vào chi phí quản lý
Có TK 1388
4.10. Bán khoản phải thu cho công ty mua bán nợ
Nợ TK 111, 112 – Số tiền thực thu
Nợ TK 2293 – Sử dụng dự phòng đã trích
Nợ các TK liên quan – Phần chênh lệch lỗ
Có TK 1388 – Xóa sổ khoản phải thu
4.11. Thu hồi chi phí không được phê duyệt
Nếu phát sinh các khoản chi XDCB hoặc chi phí SXKD không được cấp thẩm quyền phê duyệt:
Nợ TK 1388
Có TK 241, 641, 642…
4.12 Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) hàng nhập khẩu
a) Ghi nhận số thuế TTĐB phải nộp
Nợ TK 1383
Có TK 3332
b) Khi thực nộp thuế
Nợ TK 3332
Có TK 111, 112
c) Khấu trừ thuế TTĐB nhập khẩu với thuế TTĐB bán ra
Nợ TK 3332 – Phần thuế được khấu trừ
Nợ TK 632 – Nếu thuế nhập khẩu lớn hơn thuế phải nộp bán ra
Có TK 1383
d) Phải nộp thêm thuế
Nợ TK 3332
Có TK 111, 112
e) Được hoàn thuế TTĐB nhập khẩu
Nợ TK 111, 112
Có TK 1383
5. Ví dụ minh họa
Trong kỳ kiểm kê, Công ty A phát hiện thiếu 10 thùng hàng hóa trị giá 12.000.000 đồng và tạm ghi nhận chờ xử lý. Sau khi xác minh, doanh nghiệp kết luận nhân viên kho làm mất hàng và phải bồi thường 8.000.000 đồng, phần còn lại 4.000.000 đồng được tính vào hao hụt. Đồng thời, công ty phát sinh khoản chi hộ đơn vị B là 3.300.000 đồng cần thu hồi và ghi nhận thêm khoản cổ tức phải thu từ hoạt động đầu tư tài chính với số tiền 15.000.000 đồng.
Bút toán hạch toán như sau:
Kiểm kê phát hiện thiếu hàng hóa chưa rõ nguyên nhân
Nợ TK 1381: 12.000.000
Có TK 156: 12.000.000
Khi có kết luận xử lý và xác định người gây ra trách nhiệm
Số phải bồi thường: 8.000.000 đồng
Hao hụt còn lại tính vào chi phí: 4.000.000 đồng
Ghi nhận khoản bồi thường phải thu:
Nợ TK 1388: 8.000.000
Có TK 1381: 8.000.000
Ghi nhận phần hao hụt còn lại:
Nợ TK 632: 4.000.000
Có TK 1381: 4.000.000
Khi thu tiền bồi thường của nhân viên kho
Nợ TK 111: 8.000.000
Có TK 1388: 8.000.000
Khi chi hộ đơn vị B phí vận chuyển 3.300.000 đồng
Nợ TK 1388: 3.300.000
Có TK 111: 3.300.000
Khi đơn vị B hoàn trả:
Nợ TK 111: 3.300.000
Có TK 1388: 3.300.000
Khi ghi nhận cổ tức, lợi nhuận được chia mà doanh nghiệp chưa thu
Nợ TK 1388: 15.000.000
Có TK 515: 15.000.000
Khi thu được tiền:
Nợ TK 112: 15.000.000
Có TK 1388: 15.000.000
Hiểu và vận dụng đúng tài khoản 138 theo Thông tư 99 giúp kế toán quản lý chặt chẽ các khoản phải thu khác, xử lý kịp thời các khoản bồi thường, chi hộ, tài sản thiếu hay cổ tức phải thu. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo số liệu tài chính chính xác, đầy đủ và tuân thủ quy định kế toán hiện hành.
