Trong doanh nghiệp, kế toán công nợ giữ vai trò quan trọng trong việc ghi chép, theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả phát sinh. Công tác này giúp quản lý dòng tiền minh bạch, hạn chế rủi ro nợ xấu và đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn. Bài viết dưới đây của ketoan.vn sẽ phân tích chi tiết khái niệm, nhiệm vụ và yêu cầu nghiệp vụ của kế toán công nợ, đồng thời chia sẻ công cụ hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả.
1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là bộ phận trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh và quản lý các khoản phải thu và phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh. Trong đó:
- Công nợ phải thu là số tiền khách hàng còn nợ sau khi mua hàng hóa, dịch vụ,
- Công nợ phải trả là số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán ngay.
Mục đích của kế toán công nợ là giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tình trạng phải thu, phải trả, từ đó quản lý dòng tiền hiệu quả và đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn.
Hạch toán công nợ chính xác không chỉ ngăn ngừa thất thoát vốn, phát sinh nợ xấu mà còn tạo ra cơ sở dữ liệu quan trọng để ban lãnh đạo phân tích tài chính, dự báo dòng tiền và đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời. Đồng thời, việc quản lý công nợ minh bạch còn góp phần duy trì uy tín với khách hàng, đối tác và giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, phát triển bền vững.
2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ
Kế toán công nợ được xem là người gác cửa dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động tài chính luôn ổn định, minh bạch và hiệu quả. Vai trò của kế toán công nợ như sau:
Quản lý và kiểm soát dòng tiền
- Theo dõi chi tiết về các khoản phải thu, phải trả để doanh nghiệp chủ động dòng tiền
- Đảm bảo các khoản thu được thu đúng hạn, hạn chế nợ xấu
- Lên kế hoạch chi trả cho nhà cung cấp, cơ quan thuế, nhân viên… đúng hạn
Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong tài chính
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ công nợ phát sinh, giúp số liệu tài chính minh bạch
- Cung cấp thông tin chính xác để Ban lãnh đạo ra quyết định về tài chính, đầu tư và kinh doanh
Hỗ trợ quản lý quan hệ với đối tác
- Theo dõi công nợ với khách hàng để có chính sách thu hồi nợ hiệu quả
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp để duy trì uy tín, tận dụng chính sách chiết khấu/thanh toán
Hạn chế rủi ro tài chính
- Phát hiện kịp thời các khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn để có biện pháp xử lý
- Giảm thiểu rủi ro mất vốn và thất thoát tài sản
Hỗ trợ lập báo cáo và quyết định kinh doanh
- Cung cấp số liệu công nợ chính xác cho báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
- Giúp ban lãnh đạo có cơ sở đưa ra quyết định về chính sách tín dụng, đầu tư và quản lý tài chính
3. Nhiệm vụ của kế toán công nợ
Kế toán công nợ có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo dòng tiền và tình hình tài chính doanh nghiệp luôn được ổn định. Cụ thể về nhiệm vụ của kế toán công nợ như sau:
Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế
- Tiếp nhận các hợp đồng bán hàng hoặc mua hàng có liên quan đến công nợ.
- Cập nhật thông tin về khách hàng, nhà cung cấp mới – mã đối tác mới vào hệ thống hoặc sổ sách kế toán. Cập nhật ngay các thay đổi như chuyển nhượng, đổi tên, điều khoản hợp đồng…
- Rà soát điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng, chiết khấu, để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót cho các bước sau đó
Kiểm tra công nợ định kỳ
- Theo dõi các khoản công nợ chưa thanh toán — xác minh thông tin như giá, số lượng, thời hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc hóa đơn
- Giám sát hạn mức tín dụng, tình trạng nợ quá hạn, tình hình nợ ở từng khách hàng hoặc nhà cung cấp cụ thể
- Lập báo cáo tổng hợp công nợ định kỳ rồi gửi cho quản lý hoặc kế toán trưởng để theo dõi chính xác tình hình tài chính
Theo dõi tiến trình thanh toán từ khách hàng
- Cập nhật thông tin thanh toán (số tiền, thời gian, phương thức) ngay sau khi khách hàng trả tiền
- Gửi biên bản đối chiếu công nợ định kỳ để xác nhận và làm căn cứ thu hồi nợ
- Thông báo và nhắc nợ với khách hàng, phối hợp với bộ phận kinh doanh để đẩy nhanh tiến độ thu hồi
Đôn đốc và trực tiếp thu hồi nợ
- Chủ động nhắc nợ khách hàng đến hạn thanh toán và xử lý các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi
- Lập kế hoạch thu hồi nợ, báo cáo tình trạng nợ khó đòi, đề xuất biện pháp giải quyết với ban lãnh đạo
- Áp dụng các biện pháp thu hồi như thông báo qua email, gọi điện thoại, áp dụng phạt theo hợp đồng hoặc các bước pháp lý khi cần thiết
Xử lý công nợ tạm ứng và ủy thác
- Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ – nhắc nhở kịp thời người/nơi đã được tạm ứng kế toán phải hoàn trả
- Định khoản, kiểm tra chứng từ liên quan đến công nợ ủy thác; đảm bảo các số liệu khớp hợp đồng và điều chỉnh khi cần thiết
Theo dõi các khoản vay và nợ nội bộ
- Quản lý hợp đồng vay mượn, tính, đăng ký đạt hạn, xử lý thanh lý hợp đồng khi kết thúc
- Lập bút toán nợ, theo dõi tỷ giá hạch toán và thanh toán lãi khi cần thiết
Ghi nhận, định khoản và lưu trữ chứng từ kế toán
- Thực hiện bút toán đầy đủ và chính xác cho mọi nghiệp vụ công nợ phát sinh (hiện ghi, giảm nợ, điều chỉnh chiết khấu…)
- Lưu giữ các chứng từ như hóa đơn, phiếu thu-chi, biên bản đối chiếu, giúp minh bạch tài chính và tiện kiểm toán sau này
Lập báo cáo, phân tích và tham mưu cho lãnh đạo
- Tổng hợp, phân tích tình hình công nợ theo chu kỳ (tháng/quý/năm), liệt kê các khoản nợ, đối tác, thời hạn — làm căn cứ để đưa ra biện pháp xử lý hoặc chiến lược tài chính
- Tham mưu cho lãnh đạo về chính sách tín dụng, hạn mức, chiết khấu hoặc biện pháp thu hồi công nợ phù hợp với tình hình thực tế
Hỗ trợ kiểm toán và đảm bảo tuân thủ
- Hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và bên ngoài, cung cấp chứng từ và giải trình thông tin liên quan đến công nợ
- Tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kế toán, pháp luật tài chính, thuế (GAAP, IFRS, VAS, Luật Kế toán, Thông tư 200…) để đảm bảo quy trình minh bạch và hợp pháp
Giải quyết tranh chấp, đề xuất xử lý nợ đặc biệt
- Xử lý các khiếu nại, tranh chấp liên quan đến công nợ — làm việc với bộ phận liên quan để giải quyết một cách chính xác và công bằng
- Thực hiện cấn trừ công nợ, đổi hàng lấy nợ, hoặc xử lý nợ dưới dạng khác khi được cấp phép và đảm bảo hợp pháp hóa bằng chứng từ
4. Các tài khoản kế toán công nợ thường sử dụng
Khi hạch toán công nợ, kế toán sẽ sử dụng 1 số tài khoản để theo dõi tình hình phải thu, phải trả và các khoản liên quan. Cụ thể như:
| Tài khoản | Nội dung quản lý |
| TK 131 | Công nợ phải thu từ khách hàng (Nợ phải thu) |
| TK 331 | Công nợ phải trả cho nhà cung cấp (Nợ phải trả) |
| TK 141 | Công nợ từ nội bộ doanh nghiệp (Tạm ứng/Hoàn ứng) |
| TK 136 | Công nợ giữa các chi nhánh và công ty (Khoản phải thu nội bộ) |
| TK 336 | Công nợ giữa các chi nhánh và công ty (Khoản phải trả nội bộ) |
| TK 138 | Những khoản phải thu khác |
5. Yêu cầu nghiệp vụ của kế toán công nợ
Để đảm bảo công tác quản lý tài chính hiệu quả, kế toán công nợ cần đáp ứng những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể cho cả công nợ phải thu và công nợ phải trả.
5.1 Yêu cầu nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu
Đối với nợ phải thu, kế toán có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ khoản tiền khách hàng nợ doanh nghiệp. Nghiệp vụ bao gồm:
- Kiểm tra và ghi nhận hóa đơn bán hàng: Đảm bảo thông tin về giá trị, số lượng, thời hạn thanh toán khớp với hợp đồng và hóa đơn.
- Theo dõi tình trạng công nợ: Lập sổ chi tiết theo từng khách hàng, cập nhật số tiền đã thanh toán, số còn nợ và ngày đến hạn.
- Đối chiếu công nợ định kỳ: Gửi biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận, hạn chế rủi ro tranh chấp.
- Đôn đốc và thu hồi nợ: Thực hiện nhắc nợ bằng email, điện thoại; báo cáo các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi và đề xuất phương án xử lý.
- Lập báo cáo tuổi nợ (Aging Report): Phân loại công nợ theo số ngày quá hạn để đánh giá rủi ro nợ xấu và đưa ra kế hoạch thu hồi.
- Kỹ năng cần có: Khả năng giao tiếp, đàm phán tốt; thành thạo Excel (SUMIFS, VLOOKUP, Pivot Table) và phần mềm kế toán/ERP để quản lý dữ liệu chính xác.
5.2 Yêu cầu nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả
Với công nợ phải trả, kế toán cần phải quản lý chặt chẽ các khoản nợ với nhà cung cấp, đối tác. Yêu cầu nghiệp vụ như sau:
- Kiểm tra chứng từ mua hàng: Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho để ghi nhận chính xác nghĩa vụ thanh toán.
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp: Cập nhật số tiền đã thanh toán và số còn nợ theo từng đối tác, đảm bảo không bỏ sót hoặc ghi nhận sai lệch.
- Lập kế hoạch thanh toán: Dựa trên hạn thanh toán và dòng tiền hiện có để sắp xếp lịch trả nợ phù hợp, tránh phát sinh phí phạt hay ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp: Thực hiện định kỳ hàng tháng/quý, lập biên bản xác nhận công nợ để đảm bảo minh bạch.
- Kiểm soát tạm ứng và công nợ nội bộ: Theo dõi các khoản tạm ứng mua hàng hoặc ứng trước tiền cho nhà cung cấp, hạch toán kịp thời khi quyết toán.
- Kỹ năng cần có: Tư duy tổ chức công việc tốt, cẩn thận trong lưu trữ chứng từ, khả năng phân tích dòng tiền để tham mưu cho lãnh đạo.
6. Tải file quản lý công nợ mới nhất
Mẫu file quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn
Tải ngay File quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn
Mẫu file theo dõi công nợ phải thu, phải trả
Tải ngay File theo dõi công nợ phải thu, phải trả
Có thể thấy, kế toán công nợ không chỉ đơn thuần là ghi chép số liệu mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ minh bạch giúp tối ưu dòng tiền, duy trì uy tín với khách hàng và đối tác. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng quy trình công nợ chặt chẽ, đồng thời trang bị cho kế toán những kỹ năng và công cụ cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
