Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kết cấu và nguyên tắc hạch toán và bút toán các giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến tài khoản 138 – Phải thu khác dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC:
1. Tài khoản 138 là gì?
Tài khoản 138 là tài khoản “Phải thu khác“, được dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi các tài khoản phải thu chính (như TK 131, TK 133 và TK 136). Tài khoản này gồm các khoản như tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản bồi thường, tiền lãi, cổ tức, hoặc các khoản chi hộ cần thu hồi.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138 theo thông tư 133/2016/TT-BTC
(1) Phạm vi áp dụng
Theo khoản 1 điều 20, Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở tài khoản 131 và tài khoản 136 và tình hình thanh toán các khoản phải thu này. Trong đó, các khoản phải thu nằm trong TK 138 gồm:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường.
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1288).
- Các khoản chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất, nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất, nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế,…
- Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
(2) Nguyên tắc kế toán với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
Đối với các khoản cầm cố, thế chấp, kỹ quỹ, ký cược, Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn như sau:
- Các khoản tiền, tài sản đem cầm cố, thế chấp ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
- Trường hợp các khoản ký quỹ, ký cược doanh nghiệp được quyền nhận lại nhưng quá hạn thu hồi thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng như đối với các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ.
- Khi lập Báo cáo tài chính, những khoản có kỳ hạn còn lại dưới 12 tháng được phân loại là tài sản ngắn hạn; Những khoản có kỳ hạn còn lại từ 12 tháng trở lên được phân loại là tài sản dài hạn.
- Đối với tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp.
- Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó.
- Các tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết tài sản đang thế chấp) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.
- Trường hợp có các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền hoặc tương đương tiền được quyền nhận lại bằng ngoại tệ thì phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
(3) Nguyên tắc kế toán với tài sản bị thiếu
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, thì khi phát hiện thiếu tài sản, doanh nghiệp phải:
- Phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể.
- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý.
- Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.
- Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.
(4) Nguyên tắc xử lý tổn thất các khoản phải thu khác
Đối với trường hợp phát sinh tổn thất từ các khoản phải thu khác mà sau khi trừ đi số dự phòng đã lập vẫn còn giá trị tổn thất, phần chênh lệch sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138 – Phải thu khác
(1) Kết cấu Bên nợ, Bên có và số dư cuối kỳ
Căn cứ khoản 2, Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của TK 138 – Phải thu khác bao gồm:
Bên nợ TK 138:
Bên nợ TK 138 phải thu khác bao gồm:
- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết.
- Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay.
- Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác.
- Giá trị tài sản mang đi cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên có TK 138:
Tài khoản 138 có bên có phản ánh:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
- Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;
- Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán;
- Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư cuối kỳ:
Tài khoản 138 có số dư bên nợ cuối kỳ phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được. Tài khoản này có thể có số dư bên có để phản ánh số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
(2) Tài khoản cấp 2 của TK 138
Tài khoản 138 – Phải thu khác có 3 tài khoản cấp 2, bao gồm:
- Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.
- Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị tài sản mà doanh nghiệp đem đi cầm cố, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136, 1381, 1386 như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản;…
4. Phương pháp hạch toán Tài khoản 138 – Phải thu khác
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC thì khi thực hiện hạch toán các giao dịch kinh tế chủ yêu liên quan đến các khoản phải thu khác thì thực hiện như sau:
(1) Cách hạch toán các giao dịch kinh tế phổ biến về tài khoản 138
| Trường hợp mẫu | Nội dung nghiệp vụ | Bút toán hạch toán |
|---|---|---|
| TSCĐ SXKD thiếu, chưa rõ nguyên nhân | Ghi nhận giá trị còn lại vào 1381, ghi giảm TSCĐ |
|
| TSCĐ phúc lợi thiếu – ghi giảm TSCĐ | Giảm TSCĐ hình thành từ quỹ phúc lợi |
|
| TSCĐ phúc lợi thiếu – treo chờ xử lý | Ghi nhận giá trị còn lại chờ xử lý |
|
| Tiền, vật tư, hàng hóa thiếu chưa rõ nguyên nhân | Ghi nhận tài sản thiếu vào 1381 |
|
| Xử lý tài sản thiếu theo biên bản | Ghi nhận bồi thường và phần tổn thất |
|
| Xác định ngay người phải bồi thường | Ghi nhận khoản bồi thường và tổn thất |
|
| Cho mượn tài sản tạm thời | Ghi nhận khoản phải thu |
|
| Chi hộ bên thứ ba | Ghi nhận khoản phải thu khác |
|
| Chi hộ trong ủy thác XNK | Ghi nhận chi hộ và bù trừ |
|
| Ghi nhận lãi phải thu, cổ tức, lợi nhuận được chia | Phần đã thu ghi vào tiền; phần chưa thu vào 1388 |
|
| Thu tiền các khoản phải thu khác | Thu tiền, giảm khoản phải thu |
|
| Xử lý nợ phải thu khác không thu hồi | Ghi chi phí và bù đắp bằng dự phòng (nếu có) |
|
| Bán khoản phải thu khác cho công ty mua nợ | Xóa sổ khoản phải thu, ghi nhận dự phòng/chi phí |
|
| Ký quỹ, ký cược bằng tiền | Ghi nhận tiền gửi ký quỹ |
|
| Mang hàng hóa đi cầm cố | Ghi nhận giá trị hàng cầm cố |
|
| Cầm cố bằng TSCĐ | Tách nguyên giá – hao mòn – giá trị còn lại |
|
| Nhận lại tiền/tài sản cầm cố | Xóa sổ 1386 |
|
| Bị phạt trừ vào ký quỹ | Ghi nhận chi phí bị phạt |
|
| Dùng tiền ký quỹ trả người bán | Kết chuyển sang 331 |
|
| Đánh giá lại 138 có gốc ngoại tệ (tỷ giá tăng) | Lãi tỷ giá |
|
| Đánh giá lại 138 có gốc ngoại tệ (tỷ giá giảm) | Lỗ tỷ giá |
|
(2) Ví dụ thực tế về hạch toán các khoản phải thu khác
Để hình dung rõ hơn, dưới đây là một số tình huống thực tế và cách thực hiện hạch toán chi tiết:
Ví dụ 1: Thiếu hàng tồn kho, sau đó có quyết định xử lý (TK 1381, 1388)
Tình huống: Công ty A kiểm kê kho phát hiện thiếu 50 thùng hàng hóa X, giá vốn 1.000.000đ/thùng. Chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý.
Sau đó, biên bản xử lý quy định:
- Nhân viên kho phải bồi thường 20.000.000đ, nộp tiền mặt.
- Phần còn lại tính vào giá vốn hàng bán.
Cách hạch toán:
- Lúc phát hiện thiếu, chưa rõ nguyên nhân:
- Giá trị hàng hóa thiếu: 50 × 1.000.000 = 50.000.000đ
- Nợ TK 1381: 50.000.000
- Có TK 156: 50.000.000
- Khi có quyết định xử lý – nhân viên kho bồi thường 20.000.000đ bằng tiền mặt, phần còn lại 30.000.000đ tính vào giá vốn
- Ghi nhận tiền bồi thường:
- Nợ TK 111: 20.000.000
- Có TK 1381: 20.000.000
- Ghi nhận phần tổn thất tính vào giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632: 30.000.000
- Có TK 1381: 30.000.000
- Ghi nhận tiền bồi thường:
Sau 2 bút toán trên, TK 1381 hết số dư cho nghiệp vụ này.
Ví dụ 2: Ký quỹ tiền thuê văn phòng và bị phạt trừ vào ký quỹ (TK 1386)
Tình huống: Công ty B ký hợp đồng thuê văn phòng, phải ký quỹ 60.000.000đ (trả bằng tiền gửi ngân hàng). Hết năm, do vi phạm điều khoản hợp đồng, công ty bị chủ nhà phạt 5.000.000đ trừ vào tiền ký quỹ, số còn lại được nhận lại bằng chuyển khoản ngân hàng.
Cách hạch toán:
- Khi nộp tiền ký quỹ thuê văn phòng
- Nợ TK 1386: 60.000.000
- Có TK 112: 60.000.000
- Khi bị phạt, chủ nhà trừ 5.000.000đ vào tiền ký quỹ
- Nợ TK 811: 5.000.000
- Có TK 1386: 5.000.000
- Khi nhận lại số tiền ký quỹ còn lại: 60.000.000 – 5.000.000 = 55.000.000đ
- Nợ TK 112: 55.000.000
- Có TK 1386: 55.000.000
Sau các bút toán, TK 1386 = 0; doanh nghiệp ghi nhận chi phí khác 5.000.000đ
Ví dụ 3: Lãi tiền gửi ngân hàng, một phần đã thu tiền, một phần còn phải thu (TK 1388)
Tình huống: Cuối tháng 12, ngân hàng gửi giấy báo lãi tiền gửi của Công ty C là 8.000.000đ, trong đó:
- Đã chuyển vào tài khoản tiền gửi của công ty: 5.000.000đ
- Còn 3.000.000đ sẽ thanh toán vào đầu tháng sau.
Định kỳ xác định lãi phải thu, doanh nghiệp hạch toán thế nào liên quan đến TK 138?
Cách hạch toán:
- Tại ngày xác định lãi phải thu (cuối tháng 12)
- Ghi nhận phần lãi đã thu bằng tiền gửi ngân hàng:
- Nợ TK 112: 5.000.000
- Ghi nhận phần lãi còn phải thu:
- Nợ TK 1388: 3.000.000
- Ghi nhận toàn bộ doanh thu hoạt động tài chính:
- Có TK 515: 8.000.000
- Ghi nhận phần lãi đã thu bằng tiền gửi ngân hàng:
- Đầu tháng 1 năm sau, khi ngân hàng chuyển nốt 3.000.000đ
- Nợ TK 112: 3.000.000
- Có TK 1388: 3.000.000
Sau bút toán này, khoản phải thu khác về lãi tiền gửi đã thu hồi hết.
Tổng kết:
Tài khoản 138 – Phải thu khác là nhóm tài khoản dùng để phản ánh mọi khoản phải thu không thuộc các tài khoản phải thu chuyên biệt, bao gồm: tài sản thiếu chờ xử lý (1381), các khoản ký quỹ – ký cược – cầm cố (1386) và các khoản phải thu khác như bồi thường, lãi, cổ tức… (1388). Khi hạch toán, doanh nghiệp phải ghi nhận đúng bản chất của từng khoản, bảo đảm:
- Tài sản thiếu được treo trên 1381 cho đến khi có quyết định xử lý.
- Tài sản ký cược, ký quỹ, cầm cố được theo dõi trên 1386 cho đến khi hoàn trả hoặc xử lý.
- Các khoản phải thu phát sinh ngoài hoạt động bán hàng, như chi hộ, bồi thường, lãi phải thu… được phản ánh trên 1388.
Mọi nghiệp vụ liên quan đến TK 138 phải được xử lý đúng đối tượng, đúng quyết định của cấp có thẩm quyền, và luôn đảm bảo bù trừ – thu hồi – xử lý nợ theo đúng quy định kế toán. Đây là tài khoản có phạm vi rộng, vì vậy doanh nghiệp cần mở sổ chi tiết rõ ràng để đảm bảo theo dõi chính xác và minh bạch.
