Hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc kế toán, kết cấu và cách hạch toán các giao dịch kinh tế phổ biến cho Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC.
1. Tài khoản 136 là gì?
Tài khoản 136 là tài khoản “Phải thu nội bộ“, dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau. Tài khoản này được dùng để theo dõi các khoản vốn kinh doanh được cấp, chuyển giao; hoặc các giao dịch như tạm ứng, thanh toán chi phí, cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ.
2. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
Theo khoản 1 điều 19 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, thì nguyên tắc kế toán đối với các khoản phải thu nội bộ tại tài khoản 136 như sau:
(1) Phạm vi áp dụng
Tài khoản 136 này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với đơn vị hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới) hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau.
Trong đó, theo thông tư 133 thì các đơn vị cấp dưới là đơn vị hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán như chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy…
(2) Nội dung
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, nội dung các khoản phải thu nội bộ được phản ánh vào tài khoản 136 đối với các đơn vị cấp trên và cấp dưới như sau:
| Đối với đơn vị cấp trên | Đối với đơn vị cấp dưới |
|
|
(3) Nguyên tắc
Theo hướng dẫn chi tiết tại thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp phải:
- Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ.
- Doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán.
- Vào cuối kỳ kế toán:
- Phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”, Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” với từng đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán.
- Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc hoặc đơn vị nội bộ khác, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” (theo chi tiết từng đối tượng).
- Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
(1) Bên nợ, bên có và số dư cuối kỳ
Bên nợ TK 136 gồm:
- Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới.
- Các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác.
- Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp lên.
- Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về các khoản cấp trên phải giao xuống.
- Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ với nhau.
- Các khoản phải thu nội bộ khác.
Bên có TK 136 gồm:
- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị cấp dưới;
- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ với cùng một đối tượng.
Số dư cuối kỳ:
Tài khoản 136 có số dư cuối kỳ bên nợ, phản ánh số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ.
(2) Tài khoản cấp 2 của TK 136
Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ có 2 tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấp trên để phản ánh số vốn kinh doanh hiện có ở các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc do đơn vị cấp trên giao.
- Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: Phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ ngoài vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc.
4. Cách hạch toán Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
(1) Đối với đơn vị cấp dưới (hạch toán phụ thuộc)
| Trường hợp | Nội dung nghiệp vụ | Bút toán |
|---|---|---|
| Nhận vốn do công ty mẹ giao xuống | Tăng vốn kinh doanh tại đơn vị cấp dưới |
|
| Chi hộ, trả hộ cấp trên / đơn vị nội bộ | Phát sinh khoản phải thu nội bộ |
|
| Nhận thông báo cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi | Ghi nhận khoản được cấp |
|
| Đơn vị cấp trên chấp nhận bù lỗ | Bù lỗ SXKD cho cấp dưới |
|
| Bán hàng nội bộ – đơn vị được phân cấp ghi doanh thu | Ghi nhận doanh thu nội bộ |
|
| Đồng thời ghi giá vốn |
|
|
| Cung cấp hàng hóa/dịch vụ nội bộ – không được ghi doanh thu | Chỉ phản ánh khoản phải thu nội bộ |
|
| Thu tiền / vật tư / tài sản từ cấp trên hoặc đơn vị nội bộ | Thanh toán khoản phải thu nội bộ |
|
| Bù trừ phải thu – phải trả nội bộ | Bù trừ cùng đối tượng nội bộ |
|
Dưới đây là các ví dụ thực tế để hiểu hơn về cách hạch toán phải thu nội bộ tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc:
Ví dụ 1: Đơn vị cấp dưới chi hộ Tổng công ty
Tình huống: Đơn vị A (cấp dưới, hạch toán phụ thuộc) thanh toán tiền điện văn phòng 20.000.000đ cho cả tòa nhà, trong đó phần của Tổng công ty là 20.000.000đ (đơn vị A chi hộ, sẽ được hoàn trả).
Cách hạch toán:
- Khi đơn vị A chi hộ tiền điện cho Tổng công ty:
- Ghi nhận khoản phải thu nội bộ:
- Nợ TK 1368: 20.000.000
- Có TK 111: 20.000.000 (hoặc Có TK 112 nếu trả bằng chuyển khoản)
- Ghi nhận khoản phải thu nội bộ:
- Khi Tổng công ty chuyển khoản hoàn trả cho đơn vị A:
- Nợ TK 112: 20.000.000
- Có TK 1368: 20.000.000
Sau 2 bước, TK 1368 về 0, đơn vị cấp dưới không còn khoản phải thu nội bộ này nữa.
Ví dụ 2: Đơn vị cấp dưới được cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi
Tình huống: Cuối năm, Tổng công ty thông báo trích từ lợi nhuận để cấp cho đơn vị B một khoản quỹ khen thưởng, phúc lợi 100.000.000đ. Sau đó, Tổng công ty chuyển tiền về cho đơn vị B.
Cách hạch toán:
- Khi nhận được thông báo/quyết định cấp quỹ:
- Ghi nhận khoản phải thu nội bộ và tăng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
- Nợ TK 1368: 100.000.000
- Có TK 353: 100.000.000
- Ghi nhận khoản phải thu nội bộ và tăng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
- Khi Tổng công ty chuyển tiền quỹ về cho đơn vị B:
- Nợ TK 111 (hoặc 112): 100.000.000
- Có TK 1368: 100.000.000
=> Kết quả là TK 353 tăng 100.000.000 (có quỹ để chi thưởng, phúc lợi) và tài khoản 1368 hết số dư sau khi nhận tiền.
Ví dụ 3: Đơn vị cấp dưới bán hàng nội bộ và được phân cấp ghi nhận doanh thu
Tình huống: Đơn vị C (cấp dưới, hạch toán phụ thuộc) xuất bán hàng hóa cho một đơn vị nội bộ khác trong cùng Tổng công ty:
- Giá bán chưa thuế: 150.000.000đ
- Thuế GTGT 10%: 15.000.000đ
- Tổng tiền nội bộ phải thu: 165.000.000đ
- Giá vốn hàng xuất bán: 100.000.000đ
Đơn vị C được phân cấp ghi nhận doanh thu khi bán nội bộ.
Cách hạch toán:
- Khi ghi nhận bán hàng nội bộ:
- Ghi nhận doanh thu nội bộ và khoản phải thu nội bộ:
- Nợ TK 1368: 165.000.000
- Có TK 511: 150.000.000
- Có TK 333: 15.000.000
- Ghi nhận doanh thu nội bộ và khoản phải thu nội bộ:
- Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632: 100.000.000
- Có TK 156 (hoặc 155): 100.000.000
- Khi đơn vị nội bộ (hoặc Tổng công ty) thanh toán tiền cho đơn vị C:
- Nợ TK 112 (hoặc 111): 165.000.000
- Có TK 1368: 165.000.000
(2) Đối với đơn vị cấp trên (tổng công ty/ công ty mẹ)
| Trường hợp | Nội dung nghiệp vụ | Bút toán |
|---|---|---|
| Giao vốn bằng tiền cho đơn vị cấp dưới | Hình thành khoản phải thu nội bộ vốn kinh doanh |
|
| Giao vốn bằng TSCĐ | Ghi nhận giá trị còn lại của TSCĐ giao xuống |
|
| Nhận lại vốn kinh doanh cấp dưới hoàn trả | Giảm khoản phải thu nội bộ |
|
| Bán hàng nội bộ – cấp trên ghi doanh thu ngay thời điểm chuyển giao | Ghi nhận doanh thu nội bộ |
|
| Đồng thời ghi giá vốn |
|
|
| Chuyển giao hàng hóa/dịch vụ nội bộ chưa ghi doanh thu | Ghi nhận giá vốn và thuế (nếu có) |
|
| Khi đơn vị cấp dưới bán ra ngoài → cấp trên ghi doanh thu | Ghi nhận doanh thu nội bộ |
|
| Ghi giá vốn |
|
|
| Phải thu về lãi SXKD từ đơn vị cấp dưới | Ghi nhận phần lợi nhuận phải thu |
|
| Chi hộ, trả hộ cho cấp dưới | Ghi nhận khoản phải thu |
|
| Thu tiền lãi / hoàn trả / thanh toán từ cấp dưới | Giảm khoản phải thu nội bộ |
|
| Bù trừ phải thu – phải trả nội bộ | Đối trừ giao dịch nội bộ |
|
Dưới đây là ví dụ thực tế hướng dẫn cách hạch toán các khoản phải thu nội bộ tại tài khoản 136 tại các đơn vị cấp trên:
Ví dụ 1 – Giao vốn cho đơn vị cấp dưới bằng TSCĐ
Tình huống:
Tổng công ty giao cho đơn vị trực thuộc một máy in công nghiệp:
- Nguyên giá TSCĐ: 120.000.000đ
- Hao mòn lũy kế: 40.000.000đ
- Giá trị còn lại: 80.000.000đ
Đơn vị cấp trên phải ghi nhận đây là khoản phải thu nội bộ về vốn kinh doanh.
Cách hạch toán:
- Ghi nhận giao vốn bằng TSCĐ:
- Nợ TK 1361: 80.000.000 (giá trị còn lại)
- Nợ TK 214: 40.000.000 (hao mòn tích lũy chuyển giao)
- Có TK 211: 120.000.000 (nguyên giá)
Sau bút toán này:
- Tổng công ty ghi giảm TSCĐ
- Phát sinh khoản phải thu nội bộ đối với đơn vị cấp dưới (TK 1361)
Ví dụ 2 – Đơn vị cấp dưới phải hoàn lại vốn kinh doanh
Tình huống: Đơn vị trực thuộc hoàn trả lại một phần vốn kinh doanh cho công ty mẹ. Số tiền hoàn trả: 200.000.000đ, chuyển khoản ngân hàng.
Cách hạch toán:
- Khi nhận được tiền hoàn vốn:
- Nợ TK 112: 200.000.000
- Có TK 1361: 200.000.000
Sau bút toán, số phải thu nội bộ về vốn kinh doanh giảm và công ty mẹ tăng tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ 3 – Bán hàng nội bộ: Cấp trên ghi nhận doanh thu ngay khi chuyển giao
Tình huống: Tổng công ty xuất hàng hóa cho đơn vị cấp dưới:
- Giá bán chưa thuế: 300.000.000đ
- Thuế GTGT 10%: 30.000.000đ
- Tổng phải thu nội bộ: 330.000.000đ
- Giá vốn hàng xuất: 220.000.000đ
Tổng công ty được phân cấp ghi doanh thu ngay thời điểm chuyển giao hàng hóa nội bộ.
Cách hạch toán:
- Ghi nhận doanh thu nội bộ:
- Nợ TK 1368: 330.000.000
- Có TK 511: 300.000.000
- Có TK 333: 30.000.000
- Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632: 220.000.000
- Có TK 154/155/156: 220.000.000
- Khi đơn vị cấp dưới thanh toán tiền cho công ty mẹ:
- Nợ TK 112: 330.000.000
- Có TK 1368: 330.000.000
Sau bút toán, Tổng công ty ghi nhận doanh thu – giá vốn đầy đủ, TK 1368 về 0 sau khi thu tiền.
Kết luận:
Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc phản ánh đúng các quan hệ công nợ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trong cùng một doanh nghiệp hoặc tổng công ty. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc hạch toán TK 136 yêu cầu kế toán phải xác định rõ bản chất từng nghiệp vụ: giao vốn, chi hộ – trả hộ, bán hàng nội bộ, bù lỗ, cấp quỹ hay phát sinh doanh thu – giá vốn nội bộ.
Việc ghi nhận đúng mã tài khoản chi tiết (1361, 1368) giúp doanh nghiệp theo dõi minh bạch các khoản vốn đầu tư nội bộ, công nợ nội bộ và các khoản phân bổ cho từng đơn vị, đồng thời đảm bảo đối chiếu chính xác với TK 336 – Phải trả nội bộ. Điểm cốt lõi của TK 136 là mọi nghiệp vụ phải được phản ánh kịp thời – nhất quán – có chứng từ hợp lệ, đảm bảo thông tin tài chính nội bộ rõ ràng, hỗ trợ công tác quản trị và lập báo cáo tài chính hợp nhất.
