Trong chuỗi hoạt động quản lý kho, phiếu nhập kho là mắt xích quan trọng, góp phần đảm bảo tính cụ thể, minh bạch cho từng đơn hàng, từng lô hàng nhập kho doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp các mẫu cũng như link tải mẫu phiếu nhập kho excel được ban hành theo các thông tư, giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc lựa chọn sử dụng mẫu file phù hợp.
1. Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán được lập nhằm ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ hoặc sản phẩm được nhập vào kho của doanh nghiệp. Đây là căn cứ pháp lý và nghiệp vụ quan trọng để quản lý tồn kho, xác định trách nhiệm giữa các bộ phận có liên quan (bộ phận giao hàng, thủ kho, kế toán…) và phục vụ công tác kiểm kê, hạch toán sau này.
Chức năng chính của phiếu nhập kho:
- Xác nhận việc nhập hàng hóa, vật tư, sản phẩm vào kho thực tế
- Là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, cập nhật số dư hiện có
- Giúp kế toán ghi nhận nghiệp vụ nhập kho vào sổ kế toán
- Tạo cơ sở để đối chiếu với hóa đơn, lệnh nhập, hoặc biên bản kiểm kê, đặc biệt khi phát sinh chênh lệch
- Hỗ trợ quản trị nội bộ về tồn kho, chi phí sản xuất, và kiểm soát nguyên vật liệu
Phiếu nhập kho thường áp dụng trong các trường hợp:
- Nhập hàng hóa, vật tư mua từ bên ngoài
- Nhập lại thành phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất
- Nhập hàng thuê ngoài gia công, chế biến
- Nhập vật tư, tài sản góp vốn
- Nhập kho hàng thừa sau kiểm kê thực tế.
2. Tổng hợp 5 mẫu phiếu nhập kho mới nhất file excel
(1) Mẫu phiếu nhập kho excel theo thông tư 200/2014/TT-BTC
(2) Mẫu phiếu nhập kho excel theo thông tư 133/2016/TT-BTC
(3) Mẫu phiếu nhập kho excel theo thông tư 107
(4) Mẫu phiếu nhập kho excel theo thông tư 88
(5) Mẫu phiếu nhập kho excel theo thông tư 24
3. Hướng dẫn cách ghi phiếu nhập kho đúng quy định
Khi lập phiếu nhập kho, cần thể hiện đầy đủ các thông tin trên biểu mẫu theo đúng quy định, đảm bảo tính minh bạch và dễ đối chiếu trong công tác kế toán – kho vận. Cụ thể:
– Phần tiêu đề ở góc trên bên trái phiếu phải thể hiện rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu xác nhận của tổ chức, đồng thời ghi rõ bộ phận thực hiện việc nhập kho. Mẫu phiếu này dùng trong nhiều tình huống như: tiếp nhận hàng hóa mua ngoài, vật tư tự sản xuất, sản phẩm thuê gia công, nhận góp vốn bằng hiện vật, hoặc hàng thừa khi kiểm kê phát hiện.
– Thông tin chung trên phiếu bao gồm: Số phiếu nhập, ngày lập phiếu, họ tên người giao hàng, căn cứ nhập kho (số hóa đơn, lệnh nhập kho), tên và địa điểm kho tiếp nhận. Các thông tin này giúp truy xuất nguồn gốc hàng hóa chính xác.
– Chi tiết mặt hàng nhập kho được thể hiện tại bảng kê, trong đó:
- Các cột A, B, C, D: Lần lượt ghi số thứ tự, tên hàng hóa, nhãn hiệu – quy cách – chất lượng, mã số hàng (nếu có), và đơn vị tính.
- Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo chứng từ gốc (hóa đơn, lệnh nhập).
- Cột 2: Thủ kho ghi nhận số lượng thực tế đã nhập vào kho.
- Cột 3 và 4: Kế toán điền đơn giá và tính ra thành tiền của từng mặt hàng theo chính sách giá hiện hành của đơn vị (giá hóa đơn hoặc giá hạch toán).
– Phần tổng hợp: Dòng cuối bảng ghi tổng cộng giá trị hàng nhập. Phần “Số tiền viết bằng chữ” thể hiện số tiền tổng cộng đã được quy đổi ra chữ viết để đảm bảo rõ ràng, tránh nhầm lẫn.
– Số liên của phiếu:
- Với hàng mua ngoài, phiếu nhập kho thường được lập thành 2 liên.
- Với vật tư, sản phẩm tự sản xuất hoặc thuê ngoài, nên lập thành 3 liên (viết 1 lần, dùng giấy than).
- Người lập phiếu ký tên và chuyển phiếu cùng hàng hóa cho người giao hàng mang đến kho.
– Quy trình nhập kho: Sau khi tiếp nhận, thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm nhập và cùng người giao hàng ký xác nhận trên phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để cập nhật thẻ kho và sau đó chuyển về kế toán. Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) được giao lại cho người giao hàng giữ làm căn cứ đối chiếu.
Tạm kết:
Lựa chọn sử dụng và tải mẫu phiếu nhập kho excel chuẩn theo thông tư sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác hàng hóa nhập kho, đồng thời đảm bảo các căn cứ pháp lý quan trọng trong kiểm kê, đối chiếu và quyết toán. Hy vọng những thông tin và mẫu file excel mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
