Thẻ kho là công cụ không thể thiếu để theo dõi biến động xuất – nhập – tồn một cách chính xác và kịp thời trong việc quản lý vật tư – hàng hóa. Bên cạnh phần mềm kế toán chuyên dụng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng file mẫu thẻ kho bằng excel bởi ưu điểm dễ dàng ghi chép, đối chiếu dữ liệu mà không mất nhiều thời gian lập thủ công. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và giới thiệu những mẫu file được thiết kế khoa học cho doanh nghiệp có thể áp dụng nhanh chóng, hiệu quả.
1. Thẻ kho (sổ kho) là gì?
Thẻ kho (sổ kho) là chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi tình hình xuất nhập – tồn của từng loại hàng hóa hoặc nguyên vật liệu trong kho. Mỗi thẻ kho chỉ áp dụng cho một mã hàng cụ thể, do thủ kho hoặc kế toán kho lập và ghi chép. Nội dung trên thẻ kho thể hiện ngày, số chứng từ, diễn giải, số lượng nhập, xuất và tồn kho cuối ngày.
Sau khi kết thúc tháng, toàn bộ thẻ kho của các mặt hàng sẽ được tập hợp thành sổ kho. Sổ này có xác nhận của Giám đốc và các bên liên quan đến công tác quản lý kho, được chuyển cho bộ phận kế toán để phục vụ hạch toán chi phí, tính giá vốn và các nghiệp vụ liên quan. Dữ liệu trên thẻ kho đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.
– Thẻ kho là nguồn thông tin trọng yếu cho bộ phận kế toán khi thực hiện các công việc như:
- Theo dõi doanh thu và lợi nhuận của kỳ kế toán.
- Đánh giá hiệu quả sản xuất – kinh doanh.
- Xác định giá trị hàng tồn kho, nguồn vốn và tài sản.
- Đối chiếu giữa số liệu nhập kho và hàng tồn thực tế.
2. Tải file mẫu thẻ kho bằng excel chi tiết nhất
Hiện nay, pháp luật chưa quy định bắt buộc phải lập thẻ kho. Tuy nhiên, việc sử dụng thẻ kho mang lại nhiều lợi ích trong quản lý hàng hóa, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi có thẻ kho, việc lập sổ kho sẽ dễ dàng hơn, giúp kế toán tổng hợp chính xác số liệu, quản lý tồn kho hiệu quả và hạn chế sai sót.
3. Cách lập thẻ kho (sổ kho)
Thông thường, mẫu thẻ kho sẽ do phòng kế toán thiết kế và in sẵn, sau đó bàn giao cho thủ kho để sử dụng. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho hàng ngày để ghi đầy đủ, chính xác các thông tin vào thẻ. Dữ liệu trên thẻ kho là căn cứ xác định lượng hàng tồn, mức dự trữ nguyên vật liệu – hàng hóa, cũng như trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Thẻ kho là dạng tờ rời; khi đóng thành tập được gọi là sổ kho. Sau khi hoàn tất kỳ ghi chép, các thẻ rời sẽ được đóng quyển, có chữ ký xác nhận của Giám đốc và các bên liên quan. Mỗi thẻ kho chỉ dùng cho một loại hàng hóa, nguyên vật liệu, dụng cụ hoặc sản phẩm có cùng nhãn hiệu, quy cách, và được lưu tại một kho nhất định.
Khi lập thẻ kho, bộ phận kế toán sẽ ghi sẵn các chỉ tiêu: tên hàng hóa, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số, sau đó chuyển cho thủ kho ghi chép nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Mỗi chứng từ nhập hoặc xuất được ghi trên một dòng, cuối ngày tính số tồn.
Các nội dung chính trên thẻ kho gồm:
- Thông tin kho, người lập, số tờ của thẻ.
- Tên hàng hóa, sản phẩm, nhãn hiệu, quy cách.
- Mã số hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng.
- Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn với các cột:
- Số thứ tự.
- Ngày, tháng, năm của phiếu nhập/xuất.
- Số hiệu chứng từ.
- Diễn giải nghiệp vụ.
- Ngày nhập/xuất.
- Số lượng nhập.
- Số lượng xuất.
- Số lượng tồn sau mỗi lần phát sinh.
- Chữ ký xác nhận của kế toán sau khi kiểm tra.
- Số liệu tổng hợp cuối kỳ.
Cuối mỗi thẻ kho cần có chữ ký, họ tên và dấu mộc (nếu có) của những người liên quan như thủ kho, kế toán và Giám đốc để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quản lý.
Tạm kết:
Việc áp dụng file mẫu thẻ kho bằng excel giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình theo dõi hàng tồn cũng như hạn chế tối đa sai sót trong nhập liệu và báo cáo. Hy vọng những thông tin và mẫu file mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
