Mẫu phiếu giao hàng vừa có tác dụng giúp kiểm soát số lượng, tình trạng hàng hóa vừa là chứng từ quan trọng để đối chiếu, chứng minh việc giao hàng đã hoàn tất. Để giúp bạn sử dụng ngay mà không tốn thời gian tự thiết kế, bài viết sau đây của ketoan.vn đã tổng hợp đầy đủ khái niệm, nội dung cần có và bộ mẫu phiếu giao hàng tiện chỉnh sửa, tải về miễn phí.
1. Phiếu giao hàng là gì?
Phiếu giao hàng là chứng từ xác nhận việc giao – nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua, ghi rõ số lượng, chủng loại và tình trạng hàng tại thời điểm giao. Đây là tài liệu giúp chứng minh bên bán đã giao đúng hàng, và bên mua đã kiểm tra, tiếp nhận đầy đủ theo đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận trước đó.
Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán như sau:
- Biên bản được lập ngay tại thời điểm giao hàng, không chờ xuất hóa đơn hay hoàn tất hợp đồng
- Bên mua cần kiểm tra số lượng, chủng loại và ký xác nhận biên bản sau khi nhận đủ hàng theo thỏa thuận
- Biên bản phải thể hiện đủ thông tin của hai bên cũng như thông tin chi tiết về hàng hóa
- Biên bản được lập song song và đính kèm với phiếu xuất kho và phiếu nhập kho để đảm bảo thống nhất dữ liệu cho kế toán lưu kho và đối chiếu
2. Tải mẫu phiếu giao hàng dùng ngay
Dưới đây là các mẫu phiếu giao hàng chuẩn, dễ chỉnh sửa và sử dụng ngay trên Word/Excel. Bạn chỉ cần tải về, điền thông tin và in ra để phục vụ việc giao – nhận hàng hóa nhanh chóng, hạn chế sai sót và thuận tiện đối chiếu.
2.1 Mẫu phiếu giao hàng đơn giản
Tải ngay Mẫu phiếu giao hàng đơn giản
2.2 Mẫu phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho
2.3 Mẫu phiếu giao hàng và nghiệm thu
2.4 Mẫu phiếu giao hàng nội bộ
2.5 Mẫu phiếu giao hàng hóa 3 bên
2.6 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa
2.7 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh
Tải ngay Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh
3. Thông tin cần có trong mẫu phiếu giao hàng
Mặc dù pháp luật không quy định mẫu thống nhất, nhưng để đảm bảo việc giao – nhận rõ ràng và hạn chế tranh chấp, một phiếu giao hàng chuẩn cần bao gồm các nội dung sau:
- Tiêu đề biên bản được viết in hoa, đặt ở đầu văn bản
- Thông tin hai bên giao và bên nhận: Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, số điện thoại liên hệ
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, số lượng giao, số lượng đặt, tình trạng thực tế
- Thời gian và địa điểm giao hàng: Ngày, giờ và nơi giao hàng
- Xác nhận giao – nhận: Mô tả hàng hóa có đúng – đủ không, thỏa thuận xử lý nếu có phát sinh
- Chữ ký xác nhận của bên giao – bên nhận và người lập phiếu
4. Một số lưu ý cần nhớ khi lập biên bản giao hàng
Để biên bản giao hàng có giá trị pháp lý và đảm bảo tính chính xác trong đối chiếu – hạch toán, khi lập biên bản doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Biên bản giao hàng phải được lập đúng thời điểm khi việc giao – nhận hàng đã hoàn tất, thông nhất trên phiếu xuất kho, hóa đơn
- Bên nhận cần kiểm tra đầy đủ hàng hóa trước khi ký xác nhận để ghi nhận chính xác
- Thông tin các bên phải chính xác
- Người ký phiếu phải là người đại diện hợp pháp hoặc là người được ủy quyền, ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (nếu cần)
- Đính kèm với các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, nhập kho, hóa đơn và hình ảnh hàng hóa
- Ghi rõ các phát sinh và hướng xử lý
- Chỉ sử dụng 1 mẫu biên bản trong toàn bộ hệ thống để đảm bảo đồng nhất thông tin giữa các bộ phận
Sử dụng đúng mẫu phiếu giao hàng không chỉ giúp ghi nhận giao – nhận rõ ràng mà còn tăng tính minh bạch khi đối chiếu, kiểm tra và hạch toán. Với những mẫu biểu có sẵn và danh sách lưu ý quan trọng trong bài viết, doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng ngay vào thực tế để tối ưu quy trình giao hàng. Hãy tải về bộ mẫu phù hợp và sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống để đảm bảo tính chính xác, đồng bộ và chuyên nghiệp.
