Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là chứng từ quan trọng giúp xác nhận số lượng, chất lượng và tình trạng hàng tại thời điểm bàn giao giữa các bên. Tài liệu này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý phục vụ đối chiếu công nợ và xử lý tranh chấp. Bài viết dưới đây của ketoan.vn cung cấp các mẫu biên bản phổ biến và hướng dẫn sử dụng đúng chuẩn.
1. Khi nào cần dùng đến biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa được sử dụng ngay tại thời điểm thực tế giao – nhận hàng giữa bên bán và bên mua, hoặc giữa các bên liên quan theo hợp đồng. Đây là chứng từ bắt buộc để xác nhận số lượng, chủng loại, chất lượng, tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao, đảm bảo giao dịch minh bạch và đúng thỏa thuận.
Căn cứ vào Luật Thương mại 2005, biên bản giao nhận hàng hóa phải được lập trong những trường hợp sau:
- Giao hàng cho khách từ đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
- Nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Bàn giao hàng hóa giữa kho – chi nhánh – bộ phận nội bộ.
- Bàn giao cho đơn vị vận chuyển hoặc nhận lại hàng từ đơn vị vận chuyển.
Biên bản được lập ngay thời điểm giao nhận, nhằm đảm bảo trách nhiệm của các bên và là căn cứ pháp lý khi đối chiếu, giải quyết tranh chấp hoặc hạch toán kế toán.
2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa
Để thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình giao – nhận và lưu trữ chứng từ, dưới đây là bộ mẫu biên bản giao nhận hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất. Bạn có thể xem và tải về từng mẫu theo đúng nghiệp vụ cần dùng.
2.1 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
2.2 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
2.3 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
2.4 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
2.5 Mẫu bàn giao công trình, vật tư xây dựng
Tải mẫu bàn giao công trình, vật tư xây dựng
2.6 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng anh
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng anh
3. Cách trình bày biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa cần được trình bày mạch lạc và đầy đủ thông tin để đảm bảo tính pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, đối chiếu công nợ và hạn chế tranh chấp. Dưới đây là hướng dẫn cách trình bày biên bản đúng chuẩn và dễ áp dụng trong mọi giao dịch.
- Thông tin bắt buộc phải có trong biên bản giao hàng hóa: Tiêu đề, thông tin các bên, căn cứ thực hiện, thông tin hàng hóa, thời gian và địa điểm giao nhận, xác nhận giao nhận và chữ ký
- Nội dung yêu cầu phải ghi rõ ràng, dễ đọc, phần hàng hóa nên trình bày ở dạng bảng biểu để tránh bị nhầm lẫn
- Sử dụng 1 mẫu duy nhất, chỉ thay đổi thông tin ở mỗi lần giao nhận để đảm bảo tính nhất quán
- Font chữ phổ biến (12–14pt), căn lề chuẩn, ngôn ngữ trung tính – chính xác – không cảm tính.
- Nên đính kèm chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc hình ảnh kiểm đếm.
- Lập ít nhất 2 bản, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ khi đối chiếu hoặc xử lý tranh chấp.
4. Lưu ý khi sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa
Để biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị pháp lý và phục vụ tốt cho hạch toán, đối chiếu và xử lý tranh chấp, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:
- Lập biên bản đúng thời điểm: Thực hiện ngay tại thời điểm hoàn tất giao – nhận và đảm bảo trùng khớp với thời gian trên phiếu xuất kho, hóa đơn.
- Kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa: Bên mua phải đối chiếu đầy đủ số lượng, chủng loại, tình trạng và chất lượng trước khi ký xác nhận.
- Ghi chính xác thông tin các bên: Bao gồm tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ, người đại diện, số điện thoại, email… để tăng tính pháp lý của biên bản.
- Người ký phải có thẩm quyền: Đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, ghi rõ họ tên – chức vụ và đóng dấu (nếu cần).
- Lập đủ số bản và lưu trữ đúng quy định: Thông thường 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản để phục vụ đối chiếu, kiểm toán và lưu hồ sơ.
- Đính kèm chứng từ liên quan: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn hoặc hình ảnh hàng hóa (khi có chênh lệch) giúp tăng tính xác minh.
- Ghi rõ phát sinh: Trường hợp hàng bị thiếu, hỏng hoặc sai so với thỏa thuận, cần mô tả cụ thể và nêu hướng xử lý như giao bù hoặc đổi trả.
- Dùng chung một mẫu thống nhất: Áp dụng mẫu biên bản chuẩn cho các bộ phận (mua hàng – kho – kế toán) để tránh thiếu sót và đảm bảo sự đồng nhất.
Sử dụng đúng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, giảm thiểu rủi ro tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hàng hóa. Việc lập biên bản đúng thời điểm, ghi đầy đủ thông tin và lưu trữ chứng từ kèm theo sẽ hỗ trợ kế toán và các bộ phận liên quan kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải về các mẫu biên bản phù hợp để áp dụng ngay cho từng nghiệp vụ, đảm bảo tuân thủ pháp lý và tối ưu quy trình giao – nhận hàng hóa.
