Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý hợp đồng không chỉ dừng ở việc ký kết mà còn đòi hỏi khả năng theo dõi, kiểm soát chặt chẽ tiến độ và nghĩa vụ của các bên liên quan. Đối với hợp đồng nhà thầu và hợp đồng người lao động, khối lượng thông tin cần lưu trữ, cập nhật và đối chiếu thường rất lớn. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và giới thiệu đến doanh nghiệp các mẫu file theo dõi hợp đồng bằng excel đối với hợp đồng nhà thầu và hợp đồng người lao động được thiết kế khoa học, có thể ứng dụng ngay.
1. Các loại file theo dõi hợp đồng phổ biến
Tùy vào đặc thù hoạt động và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp thường sử dụng các loại file excel theo dõi hợp đồng sau:
- File theo dõi hợp đồng nhà thầu: Lưu trữ thông tin về hợp đồng xây dựng, cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa; bao gồm số hợp đồng, giá trị, tiến độ thanh toán, thời hạn thực hiện và tình trạng nghiệm thu.
- File theo dõi hợp đồng lao động: Quản lý thông tin nhân sự, thời hạn hợp đồng, loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc), mức lương, phụ cấp và lịch gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
- File tổng hợp đa hợp đồng: Gộp dữ liệu nhiều loại hợp đồng khác nhau để theo dõi trên một bảng tổng hợp, thường dùng khi doanh nghiệp cần báo cáo nhanh tình hình thực hiện hợp đồng theo tháng/quý/năm.
- File theo dõi hợp đồng kèm tiến độ và công nợ: Ngoài thông tin hợp đồng, còn bổ sung cột theo dõi tiến độ công việc và công nợ phải thu/phải trả để hỗ trợ quản lý tài chính và dòng tiền.
2. Tải file theo dõi hợp đồng bằng excel đối với hợp đồng nhà thầu và hợp đồng người lao động
3. Những lưu ý khi quản lý hợp đồng bằng file excel
Quản lý hợp đồng bằng excel mang lại nhiều lợi ích về tính linh hoạt và chi phí, nhưng để khai thác tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo cách thiết lập và vận hành file thật khoa học. Bên cạnh đó, việc tuân thủ các nguyên tắc sau sẽ giúp file excel vừa là công cụ quản lý mạnh mẽ, vừa là kho dữ liệu đáng tin cậy:
- Thiết kế cấu trúc bảng hợp lý: Xác định rõ các cột thông tin cần thiết (số hợp đồng, ngày ký, giá trị, thời hạn, trạng thái…) và sắp xếp theo thứ tự logic để dễ tra cứu.
- Sử dụng định dạng dữ liệu nhất quán: Ngày tháng, số tiền, phần trăm tiến độ cần có cùng một chuẩn định dạng để tránh sai sót khi tính toán hoặc lọc dữ liệu.
- Tích hợp công thức và tính năng lọc: Ứng dụng hàm tính toán, điều kiện định dạng, bộ lọc để nhanh chóng phân loại hợp đồng theo trạng thái hoặc thời hạn sắp hết hiệu lực.
- Bảo mật và phân quyền: Thiết lập mật khẩu cho file hoặc phân quyền truy cập để hạn chế rủi ro chỉnh sửa, xóa nhầm hoặc rò rỉ thông tin.
- Cập nhật thường xuyên: Việc ghi nhận thông tin kịp thời giúp dữ liệu luôn chính xác và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
Tạm kết:
Việc thiết lập và duy trì file theo dõi hợp đồng trên file Excel có vai trò giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý cũng như tạo nên hệ thống dữ liệu minh bạch, dễ kiểm tra và phân tích. Hy vọng những thông tin và các mẫu file mà chúng tôi vừa cung cấp trong bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
