Kế toán thanh toán là một trong những vị trí quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả và hạn chế rủi ro công nợ. Với vai trò đảm bảo mọi khoản thu – chi minh bạch, đúng quy định, kế toán thanh toán góp phần duy trì uy tín của công ty với đối tác và nhân viên. Trong bài viết này, ketoan.vn sẽ giúp bạn hiểu chi tiết công việc, quy trình và các bút toán cơ bản mà kế toán thanh toán cần nắm rõ.
1. Kế toán thanh toán là gì?
Kế toán thanh toán là một bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ chi trả, thu – nộp phát sinh trong doanh nghiệp, tuân thủ theo Luật Kế toán 2015. Đây chính là cầu nối trực tiếp giữa dòng tiền của công ty với đối tác, nhà cung cấp và nhân viên nội bộ.
So với các vị trí khác như kế toán công…, kế toán thanh toán tập trung nhiều hơn vào dòng tiền thực tế như thu tiền, chi tiền, kiểm soát quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Chính vì vậy, vai trò của họ không chỉ đơn thuần là hạch toán số liệu, mà còn là “người gác cổng” giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch tài chính, hạn chế rủi ro thất thoát, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
2. Công việc của kế toán thanh toán
Bên cạnh nhiệm vụ thực hiện chi trả, kế toán thanh toán còn phải chịu trách nhiệm kiểm soát các hoạt động thu chi hàng ngày của doanh nghiệp.
Theo dõi, quản lý các khoản chi
- Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác theo hợp đồng và chứng từ hợp lệ.
- Đảm bảo các khoản chi nội bộ như lương, tạm ứng, hoàn ứng được hạch toán đầy đủ.
- Kiểm tra, đối chiếu để tránh chi trùng hoặc vượt hạn mức đã được phê duyệt.
Theo dõi, quản lý các khoản thu
- Ghi nhận các khoản tiền khách hàng thanh toán từ bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Quản lý việc thu cổ tức, vốn góp hoặc các nguồn thu khác.
- Đối chiếu công nợ phải thu, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn.
Quản lý quỹ tiền mặt
- Lập phiếu thu – chi, cập nhật sổ quỹ hàng ngày.
- Kiểm kê, đối chiếu quỹ tiền mặt với thủ quỹ và sổ kế toán.
- Đảm bảo số dư quỹ phù hợp với nhu cầu chi tiêu và quy định của doanh nghiệp.
Quản lý thanh toán qua ngân hàng
- Thực hiện ủy nhiệm chi, chuyển khoản, rút tiền theo yêu cầu.
- Đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng với sổ kế toán định kỳ.
- Lưu trữ sao kê, chứng từ ngân hàng để phục vụ kiểm toán và báo cáo.
Đảm bảo chứng từ thanh toán hợp lệ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu – chi.
- Lập, lưu trữ đầy đủ hồ sơ thanh toán để minh bạch và sẵn sàng cho việc kiểm tra.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh.
3. Quy trình kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
Để đảm bảo hoạt động thu – chi diễn ra minh bạch, hạn chế sai sót và tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kế toán thanh toán rõ ràng.. Thông thường, quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
3.1 Quy trình xử lý nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền mặt
Quy trình thu – chi tiền mặt giúp đảm bảo giao dịch minh bạch và đúng quy định, từ khâu tiếp nhận chứng từ, lập phiếu thu/chi đến hạch toán và kiểm kê quỹ cuối ngày. Việc phối hợp giữa kế toán và thủ quỹ giúp hạn chế sai sót và ngăn ngừa rủi ro thất thoát.
Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán chi tiền mặt
- Bước 1: Tiếp nhận thủ tục thanh toán, kiểm tra bộ chứng từ xem đã đầy đủ, hợp lệ, hợp lý và nội dung thanh toán đã đúng với quy định công ty hay không
- Bước 2: Xem xét và phê duyệt hồ sơ thanh toán
- Bước 3: Lập phiếu chi và trình ký với kế toán trưởng, Giám đốc
- Bước 4: Chuyển chứng từ cho thủ quỹ và tiến hành thanh toán
- Bước 5: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi tiền mặt vào sổ sách
- Bước 6: Đối chiếu số liệu giữ sổ quỹ kế toán và sổ quỹ thủ quỹ vào cuối ngày và thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt
Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thu tiền mặt
- Bước 1: Tiếp nhận thủ tục thanh toán về khoản thu tiền mặt và kiểm tra chứng từ phát sinh có liên quan
- Bước 2: Lập phiếu thu và trình ký với kế toán trưởng và Giám đốc
- Bước 3: Chuyển chứng từ cho thủ quỹ tiến hành thu tiền
- Bước 4: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu tiền mặt vào sổ sách kế toán
- Bước 5: Đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của kế toán và sổ quỹ của kế toán vào cuối ngày, kiểm kê quỹ tiền mặt
>>> Xem thêm: Phiếu kế toán là gì? Cách lập, vai trò và file mẫu tải miễn phí
3.2 Quy trình xử lý nghiệp vụ liên quan đến thu – chi tiền gửi ngân hàng
Thanh toán qua ngân hàng an toàn và thuận tiện, thường áp dụng cho giao dịch giá trị lớn. Kế toán lập ủy nhiệm chi hoặc căn cứ giấy báo Có để ghi nhận, đồng thời định kỳ đối chiếu sổ sách với sao kê nhằm đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch.
| Quy trình chi tiền gửi ngân hàng | Quy trình thu tiền gửi ngân hàng |
| Bước 1: Lập ủy nhiệm chi/lập séc | Bước 1: Tiếp nhận giấy báo Có từ ngân hàng và kiểm tra nội dung giao dịch |
| Bước 2: Trình ký lên kế toán trưởng và Giám đốc | Bước 2: Ghi nhận khoản thu tiền gửi ngân hàng vào sổ kế toán |
| Bước 3: Chuyển chứng từ ra ngân hàng để thực hiện giao dịch | Bước 3: Đối chiếu số dư của sổ kế toán tiền gửi ngân hàng và sao kê tài khoản do ngân hàng cung cấp định kỳ |
| Bước 4: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi tiền gửi ngân hàng vào sổ kế toán | |
| Bước 5: Đối chiếu sổ quỹ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng (tùy theo yêu cầu của quản lý từng doanh nghiệp kiểm tra định kỳ hàng ngày, hàng tuần hay cuối tháng) |
4. Hướng dẫn cách hạch toán nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán thường xử lý các nghiệp vụ thu – chi hằng ngày, vì vậy việc hạch toán đúng giúp số liệu minh bạch và dễ dàng lập báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ cơ bản như thu – chi tiền mặt, giao dịch qua ngân hàng đều có nguyên tắc định khoản riêng cần nắm rõ.
|
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh |
Hạch toán |
Hồ sơ kế toán kèm theo |
| Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt | ||
| Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 112 |
|
| Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 141 |
|
| Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 131 |
|
| Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT thu bằng tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 511 Có TK 3331 |
|
| Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng | Nợ TK 111
Có TK 131 |
|
| Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt | ||
| Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng | Nợ TK 112
Có TK 111 |
|
| Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên công ty đi công tác | Nợ TK 141
Có TK 111 |
|
| Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt | Nợ TK 331
Có TK 111 |
|
| Chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho | Nợ TK 152
Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
| Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa | Nợ TK 331
Có TK 111 |
|
| Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) | Nợ TK 627
Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 111 |
|
| Các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền qua ngân hàng | ||
| Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng | Nợ TK 112
Có TK 111 |
|
| Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty, nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng | Nợ TK 112
Có TK 141 |
|
| Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng giao dịch chuyển khoản | Nợ TK 112
Có TK 131 |
|
| Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT, khách hàng chuyển khoản trả tiền ngay | Nợ TK 112
Có TK 511 Có TK 3331 |
|
| Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản | Nợ TK 112
Có TK 131 |
|
| Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền qua ngân hàng | ||
| Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 112 |
|
| Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc | Nợ TK 141
Có TK 112 |
|
| Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản | Nợ TK 331
Có TK 112 |
|
| Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản | Nợ TK 152
Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
| Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản | Nợ TK 331
Có TK 112 |
|
| Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) qua giao dịch chuyển khoản | Nợ TK 627
Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112 |
|
| Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên | Nợ TK 334
Có TK 112 |
|
5. Các loại chứng từ, sổ sách mà kế toán thanh toán cần biết
Để đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ pháp luật, kế toán thanh toán cần phải sử dụng nhiều loại chứng từ, sổ sách khác nhau. Đây chính là căn cứ ghi nhận nghiệp vụ và là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra, phục vụ cho công tác kiểm toán sau này.
Một số chứng từ và sổ sách quan trọng đối với kế toán thanh toán có thể kể đến như:
- Phiếu thu, phiếu chi: Ghi nhận các khoản tiền mặt vào – ra.
- Giấy đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi, séc: Dùng khi thực hiện chi qua ngân hàng.
- Sổ quỹ tiền mặt: Phản ánh tình hình thu – chi và số dư tiền mặt hằng ngày.
- Sổ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các giao dịch và số dư tài khoản ngân hàng.
- Biên bản đối chiếu công nợ hoặc thu – chi: Giúp so sánh số liệu giữa kế toán, thủ quỹ và ngân hàng.
Có thể thấy, kế toán thanh toán là bộ phận không thể thiếu để doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, hạn chế rủi ro và nâng cao tính minh bạch. Việc nắm vững công việc, quy trình xử lý và các bút toán cơ bản giúp kế toán viên thực hiện đúng vai trò, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực kế toán, đừng quên theo dõi các chia sẻ hữu ích khác từ ketoan.vn.
