Hạch toán kế toán là gì? Tại sao ngày hạch toán lại đóng vai trò quyết định tính chính xác của báo cáo tài chính? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các thông tin đầy đủ, chính xác nhất để làm rõ khái niệm, vai trò và cách hiểu đúng về ngày hạch toán là gì trong kế toán doanh nghiệp.
1. Hạch toán kế toán và ngày hạch toán kế toán thuế là gì?
– Hạch toán là quá trình ghi nhận có hệ thống các hoạt động kinh tế – tài chính diễn ra trong doanh nghiệp, thông qua việc quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép. Mục tiêu của hạch toán là cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý và ra quyết định.
Trong đó, hạch toán kế toán đóng vai trò đặc biệt khi phản ánh cụ thể hiện trạng tài sản cũng như sự biến động của tài sản, nguồn vốn và các yếu tố liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính.
– Với cơ quan thuế, kế toán thuế là nghiệp vụ ghi nhận đầy đủ và có hệ thống các khoản phát sinh liên quan đến nghĩa vụ thu – chi thuế, bao gồm: Số thuế phải thu, đã thu, còn phải thu; số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm hoặc xóa nợ.
Ngày hạch toán kế toán thuế là thời điểm ghi nhận chính thức các nghiệp vụ đó vào hệ thống sổ sách kế toán thuế thông qua Phân hệ kế toán thuế – một bộ phận thuộc hệ thống ứng dụng quản lý thuế tập trung. Thông tin đầu vào của phân hệ này được tổng hợp từ dữ liệu quản lý nghĩa vụ thuế của người nộp thuế tại từng cơ quan thuế các cấp, đảm bảo phản ánh kịp thời và đầy đủ số thuế phát sinh trong phạm vi quản lý.
2. 04 nguyên tắc hạch toán theo kỳ kế toán thuế tại Thông tư 111/2021/TT-BTC
Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 111/2021/TT-BTC, kỳ kế toán thuế được xác định trùng với năm dương lịch, dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán thuế trong hệ thống quản lý thuế. Cụ thể:
- Kỳ kế toán thuế được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 cùng năm.
- Năm kế toán được ghi nhận bằng 4 chữ số, ví dụ: 2025.
- Đối với đơn vị kế toán thuế mới thành lập, kỳ kế toán thuế năm đầu tiên bắt đầu từ ngày quyết định thành lập (hoặc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập) có hiệu lực đến hết ngày 31 tháng 12 năm đó.
- Trường hợp đơn vị bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc giải thể, kỳ kế toán thuế cuối cùng tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày liền trước ngày quyết định có hiệu lực.
- Việc xác định thời gian kỳ kế toán thuế đầu tiên hoặc cuối cùng phải tuân thủ hướng dẫn tại Luật Kế toán và các văn bản liên quan.
Nguyên tắc hạch toán theo kỳ kế toán thuế:
Khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2021/TT-BTC quy định rõ các nguyên tắc hạch toán kế toán thuế theo kỳ như sau:
- Ngày hạch toán kế toán thuế là ngày ghi sổ nghiệp vụ vào Phân hệ kế toán thuế.
- Việc thu thập thông tin đầu vào phải thực hiện ngay trong ngày phát sinh nghiệp vụ quản lý thuế hoặc chậm nhất vào ngày làm việc liền kề sau đó.
- Trường hợp ngày phát sinh rơi vào ngày nghỉ, thời gian thu thập thông tin được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.
- Nếu trong quá trình lập báo cáo kế toán thuế có phát sinh điều chỉnh liên quan đến kỳ kế toán năm trước và việc điều chỉnh thực hiện trước khi đóng kỳ, thì được hạch toán vào kỳ kế toán thuế năm trước.
- Trường hợp phát hiện điều chỉnh sau khi kỳ kế toán đã đóng, chỉ được phép điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và theo đúng quy định tại khoản 3, 4 Điều 27 và khoản 2, 3 Điều 30 Thông tư 111/2021/TT-BTC.
3. Thời điểm chốt số liệu để lập báo cáo kế toán thuế theo Thông tư 111/2021/TT-BTC
Theo Điều 30 Thông tư 111/2021/TT-BTC, thời điểm chốt số liệu để lập báo cáo kế toán thuế là thời điểm đóng kỳ kế toán thuế. Cụ thể:
- Thời điểm đóng kỳ kế toán thuế được xác định tại Điều 8 của cùng Thông tư.
- Sau thời điểm này, mọi số liệu kế toán thuế sẽ được “đóng sổ” và sử dụng làm căn cứ lập báo cáo gửi cơ quan nhà nước.
Xử lý điều chỉnh sau khi đóng kỳ kế toán thuế
Trường hợp phát hiện sai sót sau thời điểm đóng kỳ nhưng trước khi nộp báo cáo, kế toán thuế được phép điều chỉnh với một số điều kiện cụ thể. Các tình huống được xử lý như sau:
– Trước thời điểm nộp báo cáo kế toán thuế
- Điều chỉnh theo văn bản của cơ quan có thẩm quyền: Thực hiện điều chỉnh số liệu kỳ trước theo nội dung văn bản và phải có thuyết minh rõ ràng trong báo cáo.
- Điều chỉnh theo phát hiện của cơ quan thuế: Chỉ thực hiện nếu được Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế phê duyệt bằng văn bản và có thuyết minh cụ thể trong hồ sơ báo cáo.
– Sau khi báo cáo đã được phê duyệt chính thức, nếu phát sinh điều chỉnh sau khi báo cáo đã được phê duyệt, thì:
- Không điều chỉnh lại báo cáo của năm trước.
- Số liệu được điều chỉnh vào báo cáo của năm hiện tại, kèm theo phần thuyết minh lý do và cơ sở điều chỉnh.
4. Một số thắc mắc thường gặp về ngày hạch toán và kỳ kế toán
Ngày hạch toán kế toán thuế có phải là ngày phát sinh nghiệp vụ không?
Không nhất thiết. Ngày phát sinh nghiệp vụ là thời điểm thực tế sự kiện kinh tế – tài chính diễn ra (như phát sinh khoản thuế phải thu, hoàn thuế, miễn giảm, xóa nợ…).
- Ngày hạch toán kế toán thuế là ngày ghi nhận nghiệp vụ đó vào Phân hệ kế toán thuế, phục vụ công tác ghi sổ kế toán thuế.
- Theo quy định, thông tin phải được thu thập và ghi nhận ngay trong ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc chậm nhất là ngày làm việc liền kề tiếp theo (trừ ngày nghỉ theo quy định).
Trường hợp nào kỳ kế toán thuế có thể không trọn vẹn cả năm?
Trong hai trường hợp sau, kỳ kế toán thuế có thể không đủ 12 tháng:
- Năm đầu tiên: Đối với đơn vị kế toán thuế mới thành lập (hoặc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập), kỳ kế toán thuế được tính từ ngày quyết định thành lập có hiệu lực đến hết ngày 31/12 cùng năm.
- Năm cuối cùng: Khi đơn vị kế toán thuế bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc giải thể, kỳ kế toán thuế tính từ ngày 01/01 đến hết ngày trước ngày quyết định có hiệu lực.
Lưu ý: Thời gian của hai kỳ này vẫn phải tuân thủ quy định tại Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn thi hành.
Sau khi đóng kỳ kế toán thuế, có được điều chỉnh số liệu không?
Có, nhưng việc điều chỉnh được kiểm soát chặt chẽ và chia thành 2 giai đoạn theo quy định tại Điều 30 Thông tư 111/2021/TT-BTC:
a. Trước khi nộp báo cáo kế toán thuế cho cơ quan nhà nước
- Trường hợp điều chỉnh theo văn bản yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Được phép điều chỉnh vào kỳ kế toán năm trước, kèm thuyết minh chi tiết trong báo cáo.
- Trường hợp điều chỉnh theo phát hiện của cơ quan thuế: Chỉ được thực hiện khi có văn bản phê duyệt của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, kèm thuyết minh rõ ràng.
b. Sau khi báo cáo đã được phê duyệt
Trường hợp phát sinh điều chỉnh sau khi cơ quan nhà nước đã phê duyệt báo cáo, số liệu không được điều chỉnh vào kỳ trước mà phải ghi nhận trong báo cáo kế toán thuế của năm hiện tại, đồng thời giải trình cụ thể nguyên nhân và căn cứ điều chỉnh.
Tạm kết:
Hiểu đúng về hạch toán kế toán và ngày hạch toán là gì sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai sót trong kiểm toán, thuế và quản trị. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp trong bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
